Тайм-боксинг — это техника работы со списком задач, когда на выполнение определенных действий человек закладывает фиксированный период времени, называемый тайм-боксом. Ее часто применяют для управления проектами, организации коллективных сессий генерации идей, в личном планировании. По сути, это более общий вариант известного метода помидора.
Чтобы начать применять эту технику, в первую очередь нужно назначить некоторое количество тайм-боксов (допустим по 30 или 50 минут) для своих задач. Например, вы пишете статью и решили выделить на нее не менее 40 минут в своем расписании. В идеале нужно ее закончить, но если времени есть только 40 минут — не беда, переходите к следующей задаче.
Лучше всего суть тайм-боксинга можно понять на таком примере. В компании проходит итоговое совещание. Глава каждого департамента представляет отчет с результатами работы за год. На все про все у него 10 минут. По их истечению свой доклад сразу начинает коллега из другого отдела. Теоретически это звучит просто, но на практике может оказаться сложным. Давайте посмотрим, какие типичные сложности обычно возникают и как с ними справиться.
1
Жесткие и мягкие тайм-боксы
Говоря простым языком, это жесткие и мягкие временные рамки. Вот в чем их отличие:
- Когда заканчивается время для мягкого тайм-бокса, вы решаете, нужно ли еще выделить дополнительные десять-двадцать минут на задачу или переходить к следующей.
- Когда заканчивается время для жесткого тайм-бокса, вы прекращаете заниматься текущей деятельностью.
Оба типа полезны.
Сигнал мобильного телефона (или гаджета, на котором производится отсчет времени) во время мягкого тайм-бокса дает понять, что нужно или прийти к определенному результату или успеть завершить задачу. Он позволяет сконцентрироваться и выдать максимум, на который вы способны. Недостатком такого подхода является желание работать слишком долго: порой тайм-бокс может увеличиться в несколько раз, да еще и не для самого важного дела. И все же если овладеть именно этом типом работы в совершенстве, это поможет повысить фокус и производительность.
При жестких тайм-боксах вы оставляете дело вне зависимости от степени его выполнения. Суть в том, чтобы научить себя работать в жестких рамках и уметь ценить время. Через несколько подобных сеансов вы лучше начнете «ощущать» время.
Заранее определите, жестким или мягким тайм-боксом будете пользоваться.
2
Визуальное время
Используйте специальные таймеры или приложения для телефона. Время должно быть визуальным, осязаемым. Если вы используете тайм-боксинг в работе с командой, то можете найти модератора — человека, который будет напоминать об оставшемся времени, а также о том, что нужно следовать определенным инструкциям и не отклоняться от темы.
3
Планируйте заранее
Если вы хотите вынести тему на обсуждение для своей команды, заранее сообщите людям, сколько у них будет времени. Но до этого тщательно подумайте, какое его количество будет оптимальным. Что это значит? Времени не должно быть ни слишком много, ни слишком мало. Но лучше всего, чтобы его было немного меньше, чем это дело обычно занимает. В таких обстоятельствах не возникает соблазна отвлечься на что-то несущественное.
4
Максимальная длина
Есть ли максимальная длина для тайм-бокса? На этот счет имеются разные мнения, но считается, что он не должен превышать 45 минут. Этого достаточно для высокой концентрации. В течение этого времени человек способен работать, не отвлекаясь.
Но что, если задание явно требует большего количества времени? Тогда разделите его на несколько тайм-боксов. А какой минимум? От 2 минут. Вы наверняка помните правило Дэвида Аллена: «Если что-то можешь сделать за две минуты, это должно быть сделано немедленно».
Будьте креативны и постоянно экспериментируйте над собой. Если пишете роман, попробуйте выделить тайм-бокс на 10 минут сегодня и 45 на завтра. Оцените результаты. Все зависит от человека, поэтому здесь не может быть строгих законов, только рекомендации.
5
Перерывы
Перерывы очень важны. Чтобы избежать эмоционального выгорания, нужно не работать до посинения, а давать себе несколько минут на отдых и восстановление.
Специалисты по тайм-менеджменту советуют следовать такой схеме: 45 минут работы + 15 минут отдыха. А через каждые 90 минут следует брать 20 минут отдыха.
Впрочем, опять же: все зависит от вас. Экспериментируйте и оценивайте результаты на долгом периоде времени — неделе или месяце. Как вы себя чувствуете в воскресенье вечером? Измотаны, истощены? Тогда времени на перерыв следует выделять больше.
6
Какие техники похожи на тайм-боксинг?
Вот методики, которые вы также можете использовать:
- Двухминутное правило Дэвида Аллена.
- Час силы: техника, суть которой состоит в том, чтобы хотя бы раз в день выделять 60 минут и работать над задачей без перерывов и отвлечений. Никакого телефона, электронной почты и социальных сетей.
- Методика Workstation Popcorn: вы делите большое дело на три одинаковых временных отрезка. Каждому из них назначаете определенное место работы. Например, в кафе, дома за столом и на природе