В связи с пандемией большинство организаций перешли на электронный формат обмена документами как с контрагентами, так и сотрудниками. Примечательно, что обязательность использования усиленной квалифицированной электронной подписи не возлагается на сотрудников на «удаленке». Однако для легализации электронных переписок важно соблюсти ряд условий и подписать дополнительные документы.
Как узаконить электронный документооборот с сотрудниками
1. Приказ о введение электронного взаимодействия.
2. Соглашение об электронном взаимодействии.
Работник должен быть ознакомлен с текстом приказа, о чем будет свидетельствовать его подпись. Соглашение должно содержать 2 основных элемента:
- как идентифицировать подписанта электронного документа по простой электронной подписи;
ПРИМЕР: в текст соглашения можно включить следующую формулировку. «Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью Степанова Ивана Петровича, если такой документ направлен с адреса электронной почты stepanov@ivan.ru на адрес электронной почты [firma@prof.com]».
- обязанность соблюдения конфиденциальности лицам, использующим ключ простой электронной подписи.
СОВЕТ: в тексте соглашения стоит указать на равнозначность документов в печатном и электронном виде.
Особенности электронного документооборота с контрагентами
При пересылке документов без усиленной квалифицированной электронной подписи контрагенты должны обратить внимание на наличие в договорах, заключенных друг с другом, пунктов об обмене документами через электронную почту и о правовом значении такого обмена. Если таких пунктов нет, необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указать порядок ведения электронной переписки и обмена сканами. В противном случае при возникновении споров суд не примет переписку в качестве допустимого доказательства.
ВАЖНО: сообщения, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу в случае, когда можно достоверно определить отправителя и адресата сообщения.
В допсоглашении между партнерами допустимо также легализовать предыдущую электронную переписку, указав, что соглашение применяется и к ранее возникшим отношениям сторон.
Задавайте ваши вопросы, пишите звоните +7 962 684 96 78
Консультация бесплатно
https://dogovor78.ru/