В статье мы не будем размышлять по поводу того, насколько эффективна удаленка и как правильно нанимать и обучать персонал в условиях изменившихся реалий. Только краткие рекомендации, без которых организации удаленного офиса скорее всего не получится.
Цель — перевести офис, из способов коммуникации у которого живое общение и иногда email-почта, на формат удаленного офиса.
Если вам срочно нужно организовать конференцию, воспользуйтесь Онлайн-конференцией Mind, подробнее о ценах можно узнать по этой ссылке, также вы можете бесплатно попробовать платформу.
Подготовка IT-службы к организации удаленного офиса
Удаленное администрирование
Первое, что требуется сделать IT-отделу — скачать на компьютеры сотрудников условный TeamViewer или AnyDesk (второй шустрее) и корпоративный VPN (обеспечивает внутреннюю безопасность).
Для удаленного офиса требуется не одна программа и не две — у некоторых сотрудников непременно возникнут вопросы по установке или правильной настройке софта. Именно для таких случаев и устанавливаются программы удаленного доступа на каждый ПК. Это буквально must-have, без которого вполне может встать работа части или всего отдела.
Решение проблем плохого оборудования
Поинтересуйтесь у сотрудников, есть ли у них удобная гарнитура, у всех ли достаточно мощные компьютеры для выполнения обязанностей.
Если чего-то не хватает — докупите. Пусть вы потратите деньги на несколько лишних наушников или даже ноутбуков, но зато выполнению процессов не будет мешать проблема с оборудованием.
Наличие правильных регламентов
Удаленный офис полностью зависит от подключения к интернету, поэтому позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники во время рабочего дня были подключены именно к домашней сети Wi-Fi, а не к кафешной.
Также расскажите им о том, что делать, если не хватает скорости интернета для, например, участия в большой видеоконференции — пусть попробуют подключить Ethernet прямо к компьютеру.
Обязательные программы
для организации удаленного офиса
Работать удаленно можно только с использованием соответствующих инструментов. Разумеется, нужно поработать и над психологией — определенные правила или даже полноценные обучения удаленной работе, но их мы в статье не будем рассматривать. Поговорим о минимальном каркасе, без которого удаленный офис просто невозможен.
Корпоративный мессенджер
Выберите мессенджер, в котором будет происходит текстовое взаимодействие — мы советуем Slack. Если вы хотите использовать Telegram, спросите себя — маленькая у вас команда или нет? Если да, то сгодится и Telegram, но для крупного бизнеса он не подходит совсем.
Из вариантов тут: Slack, Microsoft Teams, которые взаимно интегрированы и Discord, несмотря на то, что он создан для геймеров.
Платформа для видеоконференций
Zoom мы не рассматриваем по причине многочисленных брешей в системе безопасности.
Для удаленной работы в стартапе или малом бизнесе вполне себе подойдет Google Hangouts, а для средних и крупных компаний используйте Mind — широкий функционал, гибкость администрирования платформы и встроенные шаблоны использования (Онлайн-конфренция со встроенным сценарием селекторного совещания и Онлайн-офис для максимально привычного режима работы офиса).
Календарь у каждого сотрудника
Люди постоянно все забывают, а подойти и пнуть, как в офисе, уже нельзя.
В качестве календаря можно выбрать что угодно — Google Календарь, или календарь от Microsoft, встроенный в Office365 или даже Todoist.
Облачное хранилище файлов
Никогда не храните документы на личных компьютерах сотрудников. Для организации удаленного офиса это критично.
Для таких целей используйте облачные диски — быстрый Google Drive или медленный, но чуть более безопасный OneDrive из пакета Office365. Также встроенное облачное хранилище есть и внутри платформы для видеоконференций Mind.
Почта
Вообще, IT-отдел и в привычном режиме работы в офисе скорее всего завел каждому сотруднику рабочий аккаунт в почтовом сервисе, но если ваша компания еще не сделала этого — пора исправлять.
Наиболее эффективное использование электронной почты в организации удаленного офиса — корпоративные рассылки, когда нужно оповестить весь департамент или даже всю компанию. К тому же, все корп. аккаунты будут привязаны именно к рабочей почте.
Отучите сотрудников привязывать рабочие аккаунты к личному почтовому адресу.
Опционально
Также в удаленном офисе пригодятся таск-менеджеры (например, Trello, Redmine или встроенный в Bitrix24), тайм-менеджеры (Yaware или Toggl) и рисовалки (Figma, Miro). Они существенно упростят удаленную работу, но необязательны для использования. Прожить, как говорится, и без них можно.
Подготовка HR переходу на удаленный офис
Определите, кого именно вы переводите на удаленную работу
Вы можете оставить в офисе, например, топ-менеджеров, IT и юристов, а всех остальных перевести на удаленку. В случае, когда часть офиса трудится в привычном режиме, а другая часть — удаленно, позаботьтесь о том, чтобы доступ к виртуальным переговоркам был у всех сотрудников.
Оформление по закону
Тут общего совета для всех компаний нет, смотрите требования регуляторов (в Трудовом Кодексе РФ "Дистанционная работа").
Учетные записи
Старайтесь заранее заводить всем сотрудникам нужные аккаунты в сервисах или программах. Если текучка большая, можете создавать "с запасом".
Постоянно обучайтесь и проводите эксперименты в начале перехода
Уровней удаленной работы несколько, а принципов организации удаленного офиса — еще больше. Изучайте их и тестируйте (или хотя бы обсуждайте с топ-менеджментом) гипотезы, которые возникли в процессе исследования.
Также можно посоветовать к каждому сервису или платформе написать четкий и понятный гайд — что, зачем и как пользоваться. Сэкономит много времени айтишникам в будущем.
Принципы организации эффективного удаленного офиса
Мало подобрать хорошие инструменты — нужно научиться и научить ими правильно пользоваться.
Мессенджер — основной инструмент решения вопросов (особенно мелких)
Как использовать чаты? Не пытайтесь решать вопросы, связанные со сложной задачей, в мессенджере — лучше сразу идите в конференц-колл. В мессенджере аккаунт есть у каждого первого сотрудника компании. Отвечать можно не мгновенно — вы можете находится в пресловутом состоянии потока, из которого непременно выйдете во время ответа на сообщение.
Только реальные имена и аватарки
Мало того, что мессенджер должен служить для вашей компании неким справочником и поэтому все фотографии и имена должны быть заполнены в соответствии с реальным именем человека, дополнительно мы советуем всегда в описании к профилю (или в статусе в некоторых случаях) добавлять, в каком департаменте вы работаете и на какой позиции.
Таким образом новичкам будет гораздо проще интегрироваться в компанию.
После видеоконференции сразу же текстом прописывайте основные поинты
Как только конференция кончилась (или сразу же во время), запишите самые важные пункты, к которым вы пришли во время видеозвонка. Пришлите их в чат и, возможно, в карточку задачи, если такая имеется — это и подсказка для других, и лакмусовая бумажка, все ли вы правильно поняли. Если нет — руководитель поправит вас и вы не потратите время на исполнение не той задачи.
Вот и все!
В первое время у ваших сотрудников или коллег будет возникать большое количество проблем — создайте табличку, выделяйте самые приоритетные и те, которые требуют безотлагательного решения. А если хотите узнать немного больше об удаленной работе, посмотрите доклад об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году за авторством Глеба Кудрявцева, на основе которого и была написана эта статья.