Закон об электронной подписи, а у нас есть такой, предусматривает три основные вида подписи. Они же, эти три, группируются в два - простая ЭП, и усиленная ЭП. Что есть из них простая подпись и когда можно применить сложную, то есть усиленную на самом деле, разберем сейчас.
Текст закона об электронной подписи обозначает это понятие как:
Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Другими словами, электронная подпись, это некая запись, например в базе данных, которая связанна ссылками на другую запись, к примеру это текст этой статьи. При этом первая запись в базе данных используется для определения лица, подписывающего документ.
Ранее, в статье о персональных данных уже я пытался пояснить, что персональными данными является абсолютно любая информация о человеке. В данном же случае, есть ряд аспектов, которые следует соблюсти, чтобы простая запись в базе данных (БД) стала подписью, электронной подписью (ЭП).
Скажу сразу дабы не морочить голову, простая электронная подпись (ПЭП) это элементарная комбинация логина и пароля. В качестве логина может быть использован любой уникальный идентификатор. Уникальный прежде всего в рамках используемой системы. К примеру это может быть логин или номерной идентификатор в производственной системе документооборота. Его уникальность защищена границами системы. То есть логин с таким же именем или номером можно встретить, но уже это будет совершенно другая система, с другими владельцами и другой базой данных и справочниками.
Требования к конфиденциальности такой системы обеспечивают во-первых правомерное использование ПЭП, во-вторых аутентичность подписи, то есть информация, подписанная логином и паролем, которые охраняются достаточными для обеспечения конфиденциальности, принципами, может подтвердить свое авторство и гарантировать, что автор опубликовал эту информацию именно от своего лица и именно в том виде, в котором ее опубликовывал.
Теперь стоит разобраться с тем, когда можно и нужно применять ПЭП, ведь есть еще усиленная ЭП, о ней рассажу позже. Так вот, если совсем просто и быстро, то ПЭП можно использовать, а значит и произвести замену на ее живой аналог, когда пописываемый документ не бухгалтерский, то есть точно не входит в список Формализованных документов (напишу о них отдельно) и не требуется реквизит печати для заполнения всех необходимых документов. Надо дополнительно обозначить, что если нормативное регулирование (закон) предусматривает заполнение документа исключительно в рукопашном рукописном виде, то, да, иначе никак. Все же здравый смысл обязывает. Тем не менее, когда вы ведете журнал смены и подписываете для передачи по дежурству лист, не требующий ставить печать, помните, такую запись можно выполнять в электронном виде - это раз, но тогда предприятие должно обеспечивать конфиденциальность хранения пароля и логина - это два.
Надеюсь помог немного разобраться в законе и термине. В любом случае подписывайтесь, жмите сердце и пишите комментари и вопросы. Особенно вопросы, друзья. Буду рад интересным кейсам, разберу и помогу. Всем удачи и конечно же здоровья!