Этот способ контроля и распределения времени для разных дел я увидела на каком-то сайте по психологии, там даже была фамилия человека, который его изобрёл, но уже не вспомню. Но мне очень понравился этот, как сейчас говорят, лайфхак, действительно постоянно помогает. Время это невосполнимый ресурс, его нужно расходовать осознанно.
Классификация всех дел
Суть в том, что все дела распределяются на основании двух параметров: важность и срочность. Составляем список, например, в экселе; можно просто на листе бумаги; три колонки: наименование, важность, срочность.
Вам нужно купить новый ноутбук; да, это важно, там есть нужные функции, которые облегчат работу, но старый ещё вполне работоспособен. Это важное дело, но не срочное.
Надо успеть на распродажу, сегодня последний день. Но если не успеем, не беда; наличие вещей, которые там можно купить, не особо критично для нашей жизни. Срочно, но не важно.
И так все дела. Замечу, что дела нужно писать более-менее значительные, не ежедневные, типа сходить в магазин за продуктами или на работу, их мы и так будем делать, тут уж выбора нет.
Список такой я лично делаю раз в месяц, правда через две недели бывает пересматриваю.
Откройте эксель, напишите в столбик дела, затем соседнюю колонку озаглавьте «Важность» и важные дела отметьте 1, а не важные 0. Следующую колонку озаглавьте «Срочность», срочные дела отметьте 1, не срочные 0. Будьте честны, заполняйте адекватно! Говорю по своему опыту; просто у меня поначалу, как у любой женщины, всё было очень важно и очень срочно, лол.
Составление матрицы дел
Далее рисуем вот такой квадрат, делим на 4 части. В первый квадрант вписываем то, что важно и срочно; во второй что не важно, но срочно; в третий то, что важно, но не срочно; в четвёртый то, что не важно и не срочно.
Правило тайм-менеджмента гласит: дела из квадранта 1 нужно начинать делать прямо сейчас, дела из кв. 2 перепоручить, дела из кв. 3 отложить, а о делах из квадранта 4 просто забыть. Ну, может на время, до следующего проведения классификации.
Но это правило для менеджеров, управленцев, а мы его применяем в быту, у нас здесь нет армии подчинённых, которым можно что-то перепоручить. Я поступаю так. Дела из списка 2 пытаюсь перевалить на родственников (дочь и её семью, лол), но не злостно, просто вежливо спрашиваю, не может ли она для меня в ближайшее время сделать то-то и то-то. Пара дел из списка 2 уходит.
Окончательный список дел
Затем формирую окончательный список очерёдности. Сначала все дела из сектора 1, затем оставшиеся из сектора 2, затем из всё из сектора 3. И начинаю методично выполнять. Те дела из этого окончательного списка, которые не выполнились за месяц, переходят на рассмотрение в следующем месяце. Обычно, удаётся выполнить всё из 1 и 2.
Вся процедура составления этих списков занимает час-полтора, причём вечером, когда отдыхаю, сижу у телевизора. Такая классификация помогает чётко распределить дела и очерёдность, а во время выполнения не отвлекаться, вспоминая: «Да я же давно хотела окна протереть, надо быстрее». Идём по списку, не торопясь, методично, по плану. Опыт показывает, что так всё равно получается переделать больше дел.