Сводные таблицы, мощный инструмент Excel. Помогают собрать из солянки данных, нужные показатели по заданным критериям (чаще всего это сумма по нескольким наименованиям).
Если, не найдёте ответ на свой вопрос, пишите в комментариях.
Плюсы Сводных таблиц:
- Лёгкость создания отчетов по большому объему данных;
- Простота редактирования и изменения вида;
- Возможность группировать данные в диапазоны (например, даты объединить в кварталы или месяца, числа в интервалы);
- Можно добавить поля с расчетами, которых в исходной таблице нет;
- Данные из Сводных можно быстро визуализировать, построив график или диаграмму и даже создать не сложный интерактивный Дашборд (Dashboard).
Всё это делается в пару кликов мыши.
Главное правило при создании Сводной – исходные данные, по которым будет строится таблица, должны быть правильными. Что это значит?
- Данные исходной таблицы не должны содержать пустых заголовков, объединенных ячеек, заголовков внутри данных;
- Все данные, по которым будут производиться вычисления или группировка, должны иметь верный формат: дата или число;
- В одном столбце таблицы должны быть данные одинакового формата.
Как правило, исходные данные должны иметь плоскую, иерархическую организацию. Создав правильную структуру исходной таблицы, в Сводной можно легко просмотреть информацию на любом из ее уровней. Структура часто используется при создании отчетов для представления руководителям разных уровней. Так, высшему руководству фирмы представляются только итоги по подразделениям, руководителям подразделений — итоги по отделам, а каждому руководителю отдела — все данные по его отделу.
Создание сводной таблицы
Чтобы быстро создать Сводную таблицу, встаньте на любую ячейку таблицы с источником данных, выберите на вкладке Вставка ► Рекомендуемые Сводные таблицы и выберите подходящий вариант из предложенных и нажмите Ok:
Убедиться, что Excel верно выбрал диапазон данных исходной таблицы, можно нажав на Изменить источник данных..., и прокрутив до конца текущей таблицы.
Чтобы не возникло проблем при выборе исходного диапазона, используйте в качестве источника данных Умную таблицу.
Если, не нашли подходящий вариант, создайте свой. Выберите на вкладке Вставка ► Сводная таблица:
В появившемся окне можно выбрать таблицу или диапазон, вариант ставки будущей таблицы, на текущий или на новый лист.
После настройки, нажмите Ok.
На месте вставки таблицы появится такое поле:
Слева откроется окно со списком полей Сводной таблицы:
Если окно со списком полей не открылось или закрылось в процессе работы с таблицей, нажмите на любую ячейку Сводной таблицы, правую кнопку мыши ► Показать список полей:
Поля сводной таблицы
Теперь поговорим о полях.
Черный треугольник в правом верхнем углу:
Нажав на него вы сможете переместить поле, изменить его размер или закрыть. Крест закрывает окно.
Шестерёнка:
Нажав на нее вы сможете выбрать расположение разделов и полей окна, развернуть или свернуть данные, например группированные в Кубах по определённому признаку, провести сортировку для удобства поиска, группировать связанные таблицы.
Поле поиск, говорит само за себя, если столбцов с данными в исходной много, удобно использовать именно поиск чтобы найти нужный показатель. Просто введите его название.
Поле Фильтры. Перетащите в него необходимые показатели, по которым в дальнейшем вы сможете фильтровать Сводную таблицу выбором похожим на стандартный Фильтр.
Поле Столбцы. Перенесите в него показатели по которым необходимо вывести данные в столбцах, например месяца, годы, статусы заявок.
Поле Строки. Аналогично, полю Столбцы. Наполнение обоих полей зависит от того какие показатели и в каком разрезе вы хотите получить.
Поле Значения. После заполнения полей в это поле можно добавить значения числа, по ним Excel проведет суммирование или текстовые показатели, по которым он проведет суммирование по количеству.
Отложить обновление макета. Если, ваша книга Excel содержит много формул или исходная таблица имеет большой объем данных, установите галку в поле Отложить обновление макета, тогда таблица не будет обновляться, а Excel зависать, до настройки всех её полей. Когда полностью настроите поля нажмите Обновить или снимите галку.
Настройка внешнего вида таблицы
После добавления Сводной таблицы. если нажать на её поле на панели вкладок появится две новых вкладки, Конструктор и Анализ:
Вкладка Конструктор отвечает за настройку внешнего вида, а вкладка Анализ за работу с данными. Попробуйте самостоятельно настроить внешний вид таблицы. Файл для тренировки.
Первое видео из серии Сводные таблицы в Excel, о том, как создать сводную таблицу, изменить вид, как группировать данные, как использовать фильтры в сводных, изменить источник исходных данных таблицы ⬇⬇⬇
Полезное по теме:
- Как переместить строку или столбец в Сводной таблице
- Как отключить изменение ширины столбцов Сводной таблицы
- Применение Временной шкалы и Срезов
- Как построить график или диаграмму из Сводной таблицы
Чек-лист ► обратить внимание при подготовке данных:
Обладают ли все столбцы уникальными и описательными заголовками?
Отформатированы ли все столбцы данных однотипно?
Производилась ли проверка на повторяющиеся или отсутствующие строки?
Однотипно ли используется регистр символов для текстовых данных?
Производилась ли проверка на ошибки правописания?
Содержат ли данные дополнительные пробелы?
Организованы ли столбцы в правильном (или логическом) порядке?
Существуют ли пустые ячейки, которые по логике не должны быть пустыми?
Были ли исправлены завершающие знаки "минус"?
Достаточно ли широки столбцы для отображения всех данных?
Спасибо, что дочитали до конца!
Если Вам было интересно, ставьте лайк, пишите, что думаете в комментариях и подписывайтесь на канал, если еще не сделали этого.