Факси́миле (от латинского fac simile, что буквально означает «делай подобное») – воспроизведение любого графического оригинала – рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, – передающее его вполне точно, со всеми подробностями*.
Возможность подписания документов путем проставления факсимиле предусмотрена Гражданским кодексом РФ в отношении документов, подтверждающих совершение сделок. Пункт 2 статьи 160 ГК РФ говорит об этом: «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
Трудовой кодекс РФ понятие факсимильной подписи не содержит, а также не содержит норм, допускающих использование факсимиле в кадровых документах. Применение электронной подписи работодателя допускается при взаимоотношениях с дистанционным работником (ст. 312.1 ТК РФ), при предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Во всех же остальных случаях фигурирует понятие «подпись» работодателя (а не ее аналог или копия). Таким образом, можно с большой уверенностью говорить о том, что законность применения факсимиле для подписания кадровых документов сомнительна.
Такого же мнения придерживаются и специалисты портала «Онлайнинспекция.рф»:
«…Использование аналога собственноручной подписи трудовым законодательством не предусмотрено.
Только с дистанционным работником допускается заключение трудового договора путем обмена электронными документами. В этом случае у сторон должны быть оформлены электронные подписи в соответствии с законодательством.
В трудовых книжках не допускается использование факсимиле, поскольку на данных документах требуется личная подпись работодателя…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 99762 от 26.07.2018).
«…На кадровых документах не допускается использование факсимиле, поскольку на данных документах требуется личная подпись работодателя…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 58664 от 20.10.2015).
Роструд неоднократно высказывал мнение, что кадровые документы являются первичными учетными документами организации, в связи с чем требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете. Так в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 09.01.2013 N 2-ТЗ разъяснено:
«Кадровые документы, в том числе документы по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, являются первичными учетными документами организации.
Требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете.
С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ).
Согласно ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, считаем, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой N Т-2), разработанными ими самостоятельно.
При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ»
А пункт 7 части 2 статьи 9 предусматривает в качестве обязательного реквизита «подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
Таким образом, даже если организация предусмотрит в своем локальном нормативном акте возможность и порядок применения факсимиле для подписания кадровых документов, нужно быть готовыми к тому, что в случае возникновения спора это действие будет признано незаконным со всеми вытекающими последствиями.
Кадровику-практику следует знать, что существует и другое мнение, противоположное, согласно которому использование факсимиле при оформлении кадровых документов все-таки возможно, поскольку прямого запрета на использование факсимиле при оформлении трудовых отношений законодательство не содержит. С таким мнением вы можете столкнуться в суде.
Пример 1
Апелляционное определение Саратовского областного суда от 16.05.2013 N 33-2693 (выдержка):
«Относительно использования факсимильной подписи руководителя в приказе об увольнении районный суд правомерно указал, что такое использование не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства…»
Пример 2
Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2015 N 33-45672/15 (выдержка):
«При увольнении истца нарушений норм трудового законодательства допущено не было, основанием увольнения истца послужило ее неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, при увольнении истца ответчиком были соблюдены требования ст. ст. 192, 193 ТК РФ, объяснения от истца были истребованы, приказ издан надлежащим лицом и с использованием факсимильного штампа подписи в соответствии с приказом № 122 от 30.04.2014г., и с учетом того, что не оспаривалось в суде ответчиком их издание, правомерность издания приказов работодателем истцом не оспорена.
Суд первой инстанции, оценивая соответствие тяжести совершенных истцом проступков примененным к нему взысканиям, учитывая систематический характер ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, верно пришел к выводу о том, что увольнение истца по ст. 81 ч. 1 п. 5 ТК РФ произведено законно…»
Пример 3
Решение Заволжского районного суда г. Твери от 29.03.2016 N 2-1135/2016 (выдержка):
«Доводы истца о том, что в приказе о его увольнении стоит факсимильная подпись директора, не являются основанием для признания приказа незаконным, поскольку в соответствии с приказом № от ДД.ММ.ГГГГ допускается использование факсимильной подписи, имеющей равную юридическую силу наряду с собственноручной подписью при оформлении приказа об увольнении, что подтверждается копией приказа, имеющейся в материалах дела…»
Познавательна и практика, в которой документы с факсимиле не признавались судами законными.
Пример 1
Определение Верховного суда Республики Башкортостан от 31.03.2015 N 33-4043/2015 (выдержка):
«Согласно приведенному заключению подпись от имени Р.С.Ю. в строке "Работодатель" в срочном трудовом договоре, датированном..., выполнена не пишущим прибором, а нанесена клише факсимильной печати с изображением подписи от имени Р.С.Ю., материалом письма типа штемпельной краски (л.д. ... ).
…На основании изложенного представленный истцом срочный трудовой договор не может быть признан судебной коллегией в качестве допустимого и относимого доказательства, свидетельствующего о заключении между сторонами трудового договора и сложившихся между ними трудовых отношениях…»
Пример 2
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.12.2014 N 33-19710/2014:
«Из объяснений представителя истицы в суде первой инстанции следует, что договор был получен истицей по электронной почте, распечатан и самостоятельно оформлен ею с использованием факсимильной печати работодателя (л.д.202).
Изложенные обстоятельства, по мнению судебной коллегии, не позволяют признать представленный договор надлежащим доказательством наличия между сторонами соглашения относительно выполнения истицей определенной трудовой функции у ответчика, условий оплаты, поскольку свидетельствуют об отсутствии со стороны работодателя действий, направленных на заключение с истицей трудового договора».
Пример 3
Работник обратился в суд с требованием о выплате зарплаты, компенсации морального вреда и судебных расходов. Работодатель утверждал, что трудовой договор никогда с ним не заключал.
«…В результате проведенного исследования эксперт пришел к выводу, что подпись от имени П.А.В. в трудовом договоре № от 01.08.2018г., заключенным между П.А.В. и Х.В.Е., выполнена с помощью технического средства – клише (факсимиле) с использованием в качестве пишущего вещества – штемпельной краски.
…Суд полагает возможным взять за основу экспертное заключение ООО «***» № от 22.05.2019г., считая, что основания не согласиться с указанным экспертным заключением отсутствуют.
Таким образом, судом достоверно не установлено, кем и при каких обстоятельствах изготовлен трудовой договор № от 01.08.2018г. Однако установлено, что подпись в трудовом договоре от имени работодателя ИП П.А.В. выполнена не П.А.В.
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Как установлено в судебном заседании, соглашение сторон о факсимильном подписании договора не заключалось.
…согласно имеющихся в материалах дела доказательств достоверно установлено, что трудовой договор № от 01.08.2018г. ответчик ИП П.А.В. с Х.В.Е. не заключала, его работодателем не являлась, к работе его не допускала, в связи с чем, между истцом и ответчиком не возникли трудовые отношения, требования истца о взыскании задолженности по заработной плате не подлежат удовлетворению…» (решение Ленинского районного суда г.Новороссийска от 29.07.2019 N 2-372/2019).
Как видим, судебная практика по этому вопросу неоднозначна.
Настоятельно не рекомендуем использовать факсимиле в кадровых документах, трудовое законодательство этого не разрешает.
Если руководитель организации всё-таки примет решение об использовании факсимиле, то необходимо учитывать следующее:
- в этом случае достаточно сложно определить, имелось ли действительно волеизъявление работодателя на заключение трудового договора с конкретным работником;
- при возникновении спора доказательственная сила документов, подписанных с использованием факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение (судебная практика по этому вопросу неоднозначна);
- не исключено, что могут возникнуть претензии проверяющих инстанций к использованию факсимиле на первичных учетных документах (мнение специалистов Роструда по данному вопросу однозначное – использование факсимиле при подписании документов кадрового учета недопустимо).