Одним из эффектов вспышки коронавирусной инфекции является то, что теперь люди вынуждены работать удаленно фул-тайм, более того, все повседневные процессы перешли в онлайн: встречи, спорт, обучение и даже приготовление еды.
Жизнь в новой онлайн-реальности поднимает главный вопрос — как организовать эти процессы так, чтобы они были наиболее эффективными и приносили наилучший результат ? Ведь не для кого ни секрет, что плохо организованная встреча практически всегда равно неудовлетворительный результат, а если мы говорим о бизнесе, то добавьте к этому неэффективно использованные ресурсы и снижающуюся мотивацию персонала. Так какими же должны быть правила проведения таких встреч?
1. Правильная подготовка — ключ к успеху
Групповые онлайн коммуникации — не такой очевидный процесс, как кажется на первый взгляд, он не заканчивается на выборе платформы Zoom и авторизации в ней. Эффективная встреча, как мы говорили выше, особенно в онлайне, требует серьезной подготовки, как с точки зрения выбора правильного продукта и его тестирования, так и с точки зрения получения уверенности в том, что все участники встречи понимают, как с этим продуктом работать.
Помимо этого, важно иметь “под рукой” запасной план, которым, как правило, выступает технический специалист, имеющий достаточный уровень компетенции в планируемом к использованию продукте.
Четкая и понятная повестка встречи — залог ее эффективности, поэтому помните о ключевых моментах: участники должны быть проинформированы о времени начала и длительности вашего собрания, должны понимать его цель и ожидания по его итогам.
2. Готовьте материалы заранее
Заблаговременная загрузка материалов к встрече на платформу Mind даст участникам возможность быть более вовлеченными в дискуссию с момента старта и позволит сэкономить время на ознакомление с материалами в ходе встречи, тем самым сделает ее более эффективной и продуктивной. Помимо этого, не забывайте записывать ваши встречи, записанный материал позволит сформировать резюме по итогам. Проводите опросы и голосования по итогам встречи, чтобы получить больший фидбэк от участников.
3. Модерируйте встречу эффективно
Находясь в онлайн-мероприятии Mind в роли докладчика или модератора, действуйте эффективно, не лишним будет напомнить гостям про правила этикета во время проведения онлайн-встречи: отключать микрофоны, когда говорит другой участник, отключать звук мобильного телефона во время своего выступления, при включении видео позаботиться о фоновом изображении, избегать “флуда” в чате.
4. Убедитесь, что участники представлены друг другу
Для того чтобы изначально задать встрече правильный тон, завоевать доверие участников, крайне важно либо самому представить всех членов команды, либо попросить каждого представиться по отдельности.
5. Структурируйте встречу, дайте высказаться всем участникам
Во время онлайн встреч, в особенности, если они в новинку для вашей команды, крайне важно дать слово каждому участнику, особенно это касается интровертов, которым бывает непросто говорить и на оффлайн собраниях, что уж говорить о новом опыте, который усиливает эффект изоляции. Дав высказаться всем участникам, вы повысите сплоченность команды и сделаете шаг на пути к преодолению барьера неприятия онлайн-коммуникаций.
6. Подводите итоги
Обязательно подводите устное резюме по итогам ваших собраний с четким обозначением принятых решений, достигнутых результатов и поставленных целей.
7. Стремитесь к ежедневному совершенствованию встреч
Возможно, это ваш первый опыт в проведении встречи онлайн и у вас нет четкого понимания о критериях успешного собрания. Рекомендуем по итогам получить фидбэк от участников с критикой и предложениями по улучшению. Это поможет вам быстрее совершенствовать свои навыки в мире групповых онлайн-коммуникаций.
Читать также:
Организуйте: