Сегодня я расскажу не об одном конкретном случае, а о группе случаев, объединённых одной байкой про британский парламент, бюджет и столик с чаем и кофе.
История
Последний рабочий день британского парламента перед летними каникулами. Все хотят как можно быстрее закончить работу и отправиться отдыхать. Ведущий говорит:
- Господа, у нас на повестке две темы. Мы их решим и отправимся в летний отпуск. Прошу всех собраться и не вдаваться в ненужные дебаты. Начнём с самой важной темы - утвердить корректировку бюджета нашей страны. Второй вопрос мелкий и не заслуживает внимания, мы его за 5 минут решим. Передаю слово казначейству. Лорд, прошу вас!
- Добрый день, господа! У нас есть ряд запросов на изменения статей бюджетов. Те изменения, что мы можем сделать через распределения, выносим на голосование. Итак, первый запрос - увеличить бюджет на охрану здоровья нации с 1.2 миллиарда до 1.3. Голосуем... Отлично, записали. Второй запрос...
К обеду все вопросы были решены и новая версия бюджета утверждена.
- Уважаемые лорды, предлагаю не прерываться на обед и потратить 5 минут на вторую тему. Мы её решим, и все отправимся в отпуск.
Все поддержали идею.
- Лорды, у нас на чайном столе закончился общий чай. Нужно скинуться по 50 фунтов, чтобы пополнить запасы чая. Давайте это сделаем сейчас...
- Позвольте! Я чай не пью! Я пью кофе. Будет ли куплено кофе?
- Подождите со своим кофе! Я пью всего одну чашку чая в день, а мои коллеги минимум по три. Почему я должен сдавать столько же?
- Ой, вы ещё считаете, кто сколько пьёт?! Дело в сорте! Надо покупать другой сорт чая!
Палата лордов сидела до полуночи, обсуждая, кто и сколько должен скинуться. Если бы не жёны, они бы и до утра сидели. Вопрос так и не решили.
Обсуждение Проблем
Когда люди не ощущают размер темы, они склонны соглашаться или действовать как большинство. Что для вас разница между 1.2 и 1.3 миллиарда фунтов? Мы не оперируем такими суммами в жизни, поэтому разница в 0.1 миллиард кажется несущественной. С другой стороны, когда речь идёт о 50 фунтах, которые являются вашим дневным заработком, вы точно понимаете, что можете или не можете купить на эту сумму. Знание стоимости каждой единицы делает тему более ощутимой и вызывает активное обсуждение.
На проектных встречах часто происходит то же самое: значимые темы получают минимальное внимание, а мелкие вопросы становятся предметом бесконечных обсуждений. В результате, когда возникает проблема, люди говорят: "Оу, я не знал, что это такой серьёзный вопрос... Почему ты не объяснил?"
Улучшение Подхода к Встречам
Перед каждой встречей важно тщательно готовиться и для действительно важных тем готовить контекст. Важные темы должны восприниматься участниками как те самые 50 фунтов. Для незначительных тем нужно следить, чтобы они не превращались в бесконечные обсуждения. Иногда лучше вообще не выносить такие вопросы на обсуждение.
Когда я заметил, что мои встречи начинают напоминать заседания британского парламента, я изменил подход. Это дало колоссальную экономию времени и повысило продуктивность. Теперь я рассказываю эту байку в начале проекта всем участникам. Они осознанно или нет замечают, когда превращаются в лордов, и останавливаются.
Применение на практике
Чтобы повысить эффективность встреч и распределение внимания, используйте следующие стратегии:
Подготовка контекста:
- Подготовьте контекст для значимых тем и представьте его в начале встречи, чтобы участники осознали важность вопроса.
- Приведите примеры последствий, связанных с принятием или непринятием решения.
Регламентация обсуждений:
- Введите правила для обсуждений, ограничивающие время на каждую тему.
- Приоритизируйте темы, чтобы сначала обсуждать наиболее значимые вопросы.
Обратная связь и контроль:
- Анализируйте эффективность обсуждений и корректируйте подходы по итогам встреч.
- Вводите обратную связь от участников для выявления моментов, когда обсуждения уходят в мелкие детали.
Использование байки:
- Начинайте проекты с рассказа этой байки, чтобы участники понимали важность фокусирования на значимых темах.
- Напоминайте о ней в процессе работы, когда обсуждение начинает уходить в мелкие детали.
Выводы
Эта байка — полезный инструмент для руководителей проектов. Она помогает улучшить фокус и продуктивность командной работы, показывая важность правильного распределения внимания на встречах. Важно помнить, что значимые темы требуют особого внимания, а мелкие вопросы не должны затягивать процесс обсуждения.