«Пока мы не можем управлять временем, мы не можем управлять ничем другим». Питер Ф. Друкер
Кембриджский словарь определяет управление временем, как «практика использования времени, которое вы имеете в наличии в качестве полезного и эффективного способа, особенно в своей работе. Навыки тайм-менеджмента чаще всего рассматриваются как продуктивность. Быть хорошим в управлении временем означает преднамеренную организацию вашего времени и расстановку приоритетов действий, которые эффективно продвигают вас к вашим целям.
Для чего нужны навыки управления временем?
Чтобы быть эффективным и достичь поставленных целей, выработать дисциплину, мотивацию, целеустремленность.
5 советов научиться тайм-менеджменту
1. Определите ваши цели и приоритеты
Если вы не знаете своих целей, ценностей и приоритетов, сложно составить план и принять правильное решение на лету. Хорошее управление временем требует планирования и осознанного принятия решений. Для это необходимо определить ваши приоритеты и выбрать что стоит на первом месте. Это требует знания того, как вы проводите свое время.
Когда ваши друзья приглашают вас на вечеринку вечером перед экзаменом по химии, и от этого зависит ваше поступление в университет, а вы еще не подготовились, вы вероятно не будете ставить приоритеты, оставаясь дома и учась.
2. Составьте список всего, что вам нужно сделать, и добавьте все, что вы обычно делаете
Хотя это может показаться обременительным, но это важнее, чем кажется, потому что:
· Облегчает вашу умственную нагрузку
· Выявляет непроизводственную деятельность
· Помогает вам получить картину вашей текущей рабочей нагрузки
· Помогает вам определить, какие задачи вам могут понадобиться в вашем графике
Могут быть цели, которые вы поддерживаете, которые вы не понимаете, к лучшему или худшему. Например, возможно, вы понимаете, что проводите время за мытьем посуды, стиркой и принятием душа.
По отдельности они могут не попасть в ваш список целей, но они раскрывают то, что вы, вероятно, цените - быть чистым. Эти действия должны быть учтены, если вы не хотите оказаться в чистом нижнем белье.
Важно записать свой список дел, потому что ваш мозг не может работать в лучшем виде, когда вы пытаетесь отслеживать все ваши дела в вашей голове.
3. Применение матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных инструментов для определения приоритетов. Уайт Д. Эйзенхауэр - 34-й президент США.
Стоит выслушать советы президента на два срока, генерала 5 звезд и первого верховного главнокомандующего НАТО!
Эксперт по продуктивности, Джеймс Клир подробно рассказывает о коробке Эйзенхауэра. По словам Клира, первым шагом является организация всех ваших задач в одну из четырех категорий:
1. Срочно и важно (задачи, которые вы будете выполнять немедленно - высокая стоимость в срок)
2. Важно, но не срочно (задачи вы запланируете сделать позже)
3. Срочно, но не важно (задачи делегировать кому-то другому или автоматизировать)
4. Ни срочно, ни важно - (делай напоследок или вообще не делаете)
4. Составьте приоритетный план
Теперь у вас должна быть вся информация, необходимая для составления четкого плана. Настройте пустой календарь. Это может быть электронная таблица, бумага или приложение.
1. Запланируйте свое время, первоочередные мероприятия в первую очередь
2. График вашей сложной и трудоемкой работы, когда вы наиболее энергичны.
1. Выясните, когда ваш мозг больше всего занят, и наметьте ваши самые трудные для изучения или самые сложные и важные задачи, затем, через 15 - 45 минут.
3. Расписание 15 минутных перерывов между сложными задачами
4. Заполните свой график вашими приоритетными действиями
5. Удалите элементы с самым низким приоритетом в целом или отложите их как «расписание обработки».
5. Придерживайтесь плана
Возможно, это констатирует очевидное, но я хочу подчеркнуть это, потому что, как я сказала ранее – это незапланированное мгновенное принятие решения, которое чаще всего убивает производительность.
Цель плана – принимать решения, чтобы вы могли уверенно сосредоточить свою энергию на действиях, которые стоят вашего времени в нужное время.
Это не означает, что ваш график не потребует некоторых настроек и гибкости, особенно когда вы начинаете; но по умолчанию придерживайтесь графика.
Приложения, которые помогут вам быть продуктивными:
- Evernote - мобильное приложение, предназначенное для заметок, организация, списки задач и архивирование. Это также отлично подходит для отслеживания целей и имеет бесплатную опцию.
- Instapaper- это онлайн-картотека для хранения и организации всего, что вы хотите прочитать позже.
- Air Tasker- объединяет людей, которым необходимо выполнять задачи, но нет времени, с людьми, которые хотят заработать деньги и готовы работать.
- Календарь Google