Правила проведения совещаний в Google.
В конце прошлого года мы со смехом смотрели сцену "Эффективное совещание" от Камеди Клаб. И был это смех сквозь слезы, потому что почти каждый из нас был на похожем совещании.
К сожалению, многие руководители так и не научились проводить совещания. Они низкопродуктивны и продолжительны по времени.
Вот правила проведения совещаний от бывшего вице-президента Google Мариссы Майер. Она проводила, в среднем, по 70 совещаний в неделю. Это и неудивительно, ведь она играла роль главного посредника между многочисленными группами разработчиков Google и руководством компании. Сергей Брин и Ларри Пейдж встречались с Мариссой каждый день.
В таких компаниях, как Google, именно во время совещаний решаются многие важные вопросы, контролируется процесс разработки и осуществляется мотивация сотрудников. Совещания очень важны, а их эффективность — критический фактор. Марисса Майер называет шесть правил, которые нужно соблюдать для проведения успешного «митинга».
1. Четкий план. Расписание совещания должно быть согласовано за некоторое время до его начала. Расписание — это некий договор между участниками совещания о том, что именно они собираются обсудить и каким образом это сделать за минимальное время. План, хотя и допускает изменения, должен быть четким.
2. Запись тезисов. Во время совещаний Google для повышения эффективности используется множество экранов. Рядом с основным проектором работает дополнительный, который выводит на экран текущие тезисы совещания. Есть и третий экран — это тикающие часы, таймер, который отсчитывает время до конца совещания. Текущие тезисы совещания должен записывать специальный человек, а на стенографической точности этих тезисов настаивает руководство Google. Затем эти «официальные документы» могут быть разосланы тем, кто пропустил совещание, а также представлены руководству.
3. Микро-совещания. В рамках длительных заседаний можно организовать ряд краткосрочных сессий по 5-10 минут на конкретные темы. Подобная «модульная» структура совещания позволяет легко изменить план мероприятия, если возникнет такая необходимость. Дело в том, что в календаре Мариссы Майер минимальные отрезки времени имеют продолжительность в 30 минут. В такой график трудно вклиниться. Единственный выход — 10-минутные блоки.
4. Индивидуальный прием. Каждый день после 16:00 Марисса Майер в течение 90 минут принимает к себе посетителей из числа сотрудников. Это небольшие встречи тет-а-тет, где можно решить текущие вопросы без предварительного расписания. Сотрудники приходят к вице-президенту, чтобы согласовать дизайн программы или, например, поделиться собственными интересными разработками. Именно на приеме у Мариссы были впервые показаны и одобрены такие проекты, как Google News, Orkut и Google Desktop. За полтора часа Марисса Майер успевает провести до пятнадцати встреч.
5. Никакой политики, только данные. Этот тезис подразумевает, что любое решение должно быть четко аргументировано, и ни в коем случае не приниматься под влиянием личных симпатий либо антипатий. Марисса Майер не одобряет использование на совещаниях по дизайну фраз типа «Мне нравится». Вместо высказывания личных предпочтений нужно провести соответствующие исследования и выяснить, какой дизайн более эффективен.
6. Гигантский таймер. Большие часы на стене должны создавать некое психологическое давление на участников совещания. Таймер отсчитывает время, которое осталось до окончания совещания.
Кстати говоря, многие из этих правил используются не только в компании Google. И такая система действительно очень эффективна.