Все больше генеральных директоров отказываются от презентаций в PowerPoint. Встречи начинаются с того, что сотрудники читают печатный «информационный документ», в котором кратко описывается вопрос к обсуждению.
Да, некоторые знаменитые ораторы – особенно Стив Джобс – использовали PowerPoint. Раз Джобс использовал PowerPoint, мы должны делать то же самое, чтобы стать хорошими ораторами?
Нет.
На презентациях Джобс проводил «спектакль», который потом транслировали по TV и в интернете. Он использовал визуальные эффекты, чтобы проиллюстрировать то, о чем говорил. Но он НЕ проводил деловую встречу.
Большинство деловых встреч не являются (или не должны быть) представлениями. Напротив, большинство деловых встреч делятся на три категории:
1) обсуждение,
2) мозговой штурм или
3) обучение.
Они являются (или должны быть) интерактивными и коллективными, а не показательными.
На неэффективных деловых встречах PowerPoint обычно используется для предоставления информации, необходимой для создания значимого взаимодействия. К сожалению, PowerPoint – ужасно неэффективный способ передачи информации.
Вот почему:
PowerPoint работает со скоростью, с которой говорит докладчик. Информационный документ – со скоростью чтения участники собрания.
Презентации PowerPoint состоят из скучных маркированных списков. Выступающие просто читают эти списки вслух.
Презентации в PowerPoint поощряют нечеткое мышление, потому что докладчики часто пытаются затолкнуть в план все, что им удалось сложить в набор слайдов.
Представление информации одновременно в нескольких форматах уменьшает, а не увеличивает понимание (когнитивная перегрузка).
PowerPoint не способствует взаимодействию между докладчиком и аудиторией.
Эффективнее предоставлять информацию в отдельном документе, а не в презентации. Почему?
1. Обсуждения
Цель деловых переговоров – убедиться, что все должным образом проинформированы, выяснить все проблемы, а затем принять какое-то решение. Информационная задача состоит в том, чтобы все было «на одной странице», а обсуждение было кратким и конкретным.
PowerPoint – это неэффективный способ ведения дискуссии, который затягивает процесс. Во время собрания появляются дыры, не нужные при решении проблемы.
2. Мозговые штурмы
Цель мозгового штурма – поиск новых идей. Информационная задача – подготовить почву, чтобы команда знала, чего они пытаются достичь, генерируя новые идеи.
PowerPoint затягивает процесс. Кроме того презентации PowerPoint почти всегда скучны, и, как правило, превращают мозговые штурмы в унылые посиделки.
3. Обучение
Вы можете подумать, что в этому случае PowerPoint окажется полезным, поскольку вы пытаетесь передать знания от эксперта зрителям. Но обучение эффективно только в том случае, если участники запоминают информацию. А лекции (с или без PowerPoint) этому не способствуют.
Согласно большинству исследований, люди лучше запоминают информацию, когда сами ее записывают. Печатная книга гораздо эффективнее, чем PowerPoint.
Подводя итог: если вы выступаете (например, как Стив Джобс при анонсе продукта), вы можете использовать PowerPoint для добавления визуальных изображений, которые повышают глубину понимания. Но для интерактивных собраний информационный документ – гораздо более эффективный способ передачи информации во время собраний.
Оригинал статьи: https://bit.ly/2zQbWzQ