Во времена самоизоляции часто наблюдается парадокс. Вроде бы свободного времени стало больше, а успевать все стало едва ли не труднее. Многие по-прежнему решают рабочие вопросы, но режим хоум-офиса редко способствует продуктивности. А неизменность обстановки только усугубляет ситуацию. Самое время смахнуть пыль с конспектов по тайм-менеджменту. Рассмотрим систему на базе двух мобильных приложений Google: Календарь и Keep. Они бесплатные, кроссплатформенные и вполне достаточны для такой задачи. Поехали.
Поставьте цели
Целеполагание — это основа и отправная точка системы управления временем. Все методы и инструменты такой системы заточены под достижение целей. Поэтому подойти к этому вопросу нужно со всей серьезностью иначе смысла в тайм-менеджменте будет немного. Цели можно ставить на любой период времени:
- на всю жизнь (написать книгу, получить Оскар, слетать в космос);
- на 10–20 лет (стать министром, иметь троих детей, научиться петь);
- на несколько лет (выучить язык, получить спортивный разряд, построить дом).
Это глобальные цели, задающие векторы движения. Запишите их и обращайтесь к ним как к дополнительному мотиватору. Для текущего тайм-менеджмента используются временные интервалы покороче. Вообще, выбор горизонта планирования — дело индивидуальное. В данной системе предлагаются следующие представления целей:
- долгосрочная — год;
- среднесрочная — квартал;
- краткосрочная — неделя;
- оперативная — день.
Если в работе нет квартальных планов, то в качестве среднего срока можно назначить месяц или не рассматривать его вовсе. При формулировке целей, особенно долгосрочных, обратите внимание на методику S.M.A.R.T. (Смарт).
Подробнее с примерами здесь. Это потребует дополнительных усилий, но важно для достижения целей — как корабль назовешь, так он и поплывет.
Полный перечень целей разделите по категориям. Это необходимо для дальнейшей работы системы и способствует лучшему визуальному восприятию. Пример с английскими наименованиями категорий:
- Work — все, что связано с основной работой;
- Family — дела семейные;
- Housekeeping — хозяйственные дела;
- Business — предпринимательство и фриланс;
- Profylaxis — личное здоровье и спорт;
- Car — авто;
- Self-development — саморазвитие;
- Research — научно-исследовательская деятельность;
- Other — остальное.
Вариантов масса. Данный список приведен для наглядности. Также можно почитать здесь. Далее при назначении идентификаторов целей будут использоваться заглавные буквы наименований, поэтому придумайте названия так, чтобы они не повторялись. Под каждую категорию создайте отдельный календарь и назначьте свой цвет. Для этого откройте Google Календарь в браузере.
Внутри календарей доступны полезные настройки уведомлений и совместного доступа. Коллеги смогут уточнить когда совещание, а вы не забудете про детский утренник, внесенный женой.
Переходим в Keep. Начиная с этого этапа берем в руки смартфон.
Создаем ярлыки для всех упомянутых категорий плюс один для ежедневных задач. На скриншоте это ToDo.
Теперь мы можем занести в систему годовые цели. Делайте их достаточно крупными и не слишком много, по опыту, не больше двадцати. Расчетное время реализации каждой из них — минимум неделя. Как понять что список полный? Представьте, что год закончен и все выполнено — у вас должно быть полное удовлетворение.
В каждой категории Keep создайте заметку «Цели на год» соответствующего цвета в виде списка.
Сводный перечень годовых целей занесите в заметке типа ToDo и ее также выделите цветом. При этом каждой цели присвойте идентификатор в виде заглавной буквы категории и порядкового номера.
Итак, общий список готов. Полезно продублировать его на бумажный носитель и сделать впоследствии традиционным подведение итогов уютным зимним вечером в конце года.
От общего к частному. Детализируйте цели
Необходимо перейти от долгосрочных целей к краткосрочным. Тут возможен «прямой» переход от года к неделе, либо через среднесрочные цели. Произведите декомпозицию целей каждой категории. Для этого создайте выделенные цветом заметки с названием в виде идентификатора. В списке перечислите подцели. Планируемые временные затраты каждой из них — неделя. Для каждого пункта назначьте срок исполнения. Если есть зависимости от исполнения другой подцели, срок не ставится. В заметке сгенерируйте напоминание в соответствии с ближайшей проставленной датой.
Если подцелей получается слишком много, то создайте несколько более крупных, например, с квартальным горизонтом. К идентификатору в названии добавьте порядковый номер (для приведенной цели получится H11, H12, H13, H14).
Полученные детализации — источник еженедельных целей. При составлении плана на неделю перейдите в Keep на вкладку «Напоминания» и проверьте какие из напоминаний приходятся на предстоящую неделю. Переходите в эти заметки и копируйте те подцели, которые предстоит закрыть в ближайшие семь дней.
План на неделю — краеугольный камень данной системы планирования. В Keep он идентифицируется по номеру, маркируется ярлыком ToDo, выделяется цветом и закрепляется в топе экрана. В нем уже есть проекции глобальных целей, добавляем текущие задачи и готово.
Планируйте ежедневно
Люди, владеющие навыком тайм-менеджмента, делятся на два типа: те, кто составляют план на день накануне вечером и те, кто делают это с утра пораньше. Оформляется аналогично плану на неделю, только без выделения цветом. Если боитесь забыть, то можно создать ежедневную утреннюю заметку с напоминанием о том, что пора свериться с планом. И воды выпить лишний раз. Кстати, такая заметка интегрируется в отдельный календарь «Напоминания».
Разумеется, по итогу дня все галочки должны быть проставлены и план отправлен в архив. В противном случае невыполненные пункты удаляются (по уважительной причине) либо переносятся на следующий день, давая старт формированию снежного кома. Если пунктов осталось много, заметку можно скопировать, а старую почистить и заархивировать.
Чтобы такого не случилось, лучше планируйте день. Вспоминаем про Календарь. Есть жестко запланированные события — у них известно время начала и, как правило, продолжительность. Такие события нужно вносить в план в первую очередь. Любые поездки, вебинары, ВКС, подготовка материалов, написание кода и т.д. Даже если мероприятие еще не скоро — обязательно добавьте.
Многие организаторы, высылая приглашения, снабжают их ссылкой для добавления в календарь. Воспользуйтесь этой возможностью, только не забудьте выбрать нужную категорию и напоминания.
Другой тип событий — гибкий. Для таких мероприятий и задач обычно примерно понятны временные затраты. Они «скользят» по течению дня, избегая пересечений с порогами жестких планов. Забирайте задачи из закрепленной заметки в Keep и размещайте на поле боя вашего дня. В календаре можно не отмечать все мелкие задачи, а отмечать их как «действия по плану».
Все запланировано. Пора переходить в наступлению. От винта!
Записывайте и фиксируйте все
Как гласит старая армейская поговорка — самая острая память тупее самого тупого карандаша. Тем более, что в Keep это делать удобно — добавляйте фото и ссылки, диктуйте или делайте наброски схем от руки. Любые мысли, инсайты, рекомендации. Полезные заметки маркируйте ярлыком и идентификатором цели, если содержимое относится непосредственно к ней. Впоследствии вы легко сможете найти по этим тегам в поиске нужный материал.
Уделяйте внимание рефлексии — анализу пройденных этапов. В этом помогут записи в Keep и просмотр событий календаря. Удобно это делать в конце недели перед составлением еженедельного плана.
Подытожим:
- Ставьте четкие цели на год;
- Декомпозируйте их до выполнимых в течение недели;
- Составляйте ежедневные планы по их достижению;
- Записывайте по максимуму;
- Регулярно визуализируйте ваш прогресс.