Никогда не думала, что скажу это, но… Я ненавижу общаться в почте! Несмотря на то, что электронная почта – удобный ресурс для делового общения: там есть папки, таймер на отправку сообщения, длинные ветки по теме, в которых сохраняется информация.
Ненавижу общаться потому, что мало кто умеет нормально вести деловую переписку. Вот три примера.
Пишут непонятные темы писем или присылают «Без темы»
По теме письма должно быть понятно, о чем оно, чтобы получатель знал, когда открывать и выполнять. Иногда в теме письма приходят название документов.
В письмах коллегам я обычно пишу задачу, контрагента или подрядчика, который участвует, срок выполнения задачи, стараюсь понятно указать ключевые слова, чтобы потом письмо было легко найти по поиску.
Не соблюдают ветки диалогов
Часто по нескольким вопросам я общаюсь с одним и тем же человеком. С ним у получаетсянесколько веток, например: «Дизайн-макеты для сайта», «Варианты сотрудничества фестиваль N», «Договор покупка фотостендов, подрядчик N».
В ответ получаю комментарии по вариантам сотрудничества в ответ на письмо «Дизайн-макеты для сайта», а закрывающие документы по фотостендам в «Вариантах сотрудничества». Почему так происходит – не понимаю.
Пишут важную информацию в мессенджерах
Последнее время информацию мне присылают в мессенджере в общий диалог, в котором обсуждается еще миллион вопросов. Спустя месяц я там ничего не найду. Причем присылается так «Вот фактура, а фотки я в телегу кинула, чтобы качество не портилось». Но можно же взять и отправить это на почту одним письмом, разве нет? Там и качество хорошее, и информация не потеряется (ведь можно бережно сложить в тематическую папку).
Занятно, что просьбы «Отправь на почту» работают единоразово – для каждого конкретного сообщения.
- Вот информация для 17 июня. (в мессенджер)
- Кинь на почту, я не найду потом здесь.
- Хорошо.
На следующий день:
- Вот информация для 27 июля. (в мессенджер)
- То есть через полтора месяца ее будет удобнее здесь искать, да?
Таких вещей еще много, но эти на сегодня самые раздражающие, потому что они заставляют прикладывать больше усилий в работе к элементарным вещам, хотя я могла бы направить силы в более нужно русло.
По деловой переписке есть хорошая книга у Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой.
"Новые правила деловой переписки", к сожалению, очевидна только для тех, кто считает, что было бы неплохо ее почитать.⠀
Книга объединила в себе все, что так сильно раздражает. На каждой странице хочется воскликнуть: "Дааа, боже, как же это бесит! И почему они этого не понимают?". Иногда можно воскликнуть несколько раз.
"Правила" - легкие, быстрые, понятные и полезные. У них офигенная структура (с заботой о читателе - очень удобно!). Лучше нее только верстка. Все настолько логично и удобно, что по оглавлению можно смело составить визуальный конспект, открывая первые страницы разделов.
Если думаете, что эта книга вам не нужна, но при этом часто пишите письма по работе, пожалуйста, прочтите ее!
Если думаете, что эта книга вам нужна, чтобы узнать еще больше о деловой переписке, не читайте. Вы узнаете только то, что и так знали. Не даром же в начале книги авторы говорят: "Когда человек уважает себя, он так же относится и к другим. Мы уверены: раз вы держите в руках эту книгу, у вас нет проблем с уважением к себе и окружающим". Потому что деловое общение строится на уважении и заботе.
Иногда посещают мысли, что пора обзавестись электронной версией этой книги, загрузить на диск, поставить в подпись письма с предупреждением "прежде чем отвечать, прочитайте вот это, пожалуйста". Это будет с заботой обо мне, конечно, а не о читателе. Но что делать! Всегда нужно чем-то жертвовать.