Спонсор трансформации – руководитель высшего звена, ответственный за достижение целей проекта изменений в срок и в рамках бюджета, так же известный, как куратор и «Иван Федорович, присмотрите за этим проектом». Поскольку спонсор занимается и операционными, и трансформационными вопросами одновременно, лучше исходить из того, что времени для вас у него нет. Что делать, как получить доступ и время? Жизнь и опытные люди подсказывают следующее.
1. Пишите в тему письма
Спонсор получает множество писем в день, и вы конкурируете с ними за его внимание. Первый рубеж – это тема письма. Если тема неинтересная, то и неважно, что написано в письме. Какая тема скорее побудит спонсора открыть письмо и сделать то, что вам нужно – «Согл. плз программу совещания до 14.00 сегодня (1сл. pdf)» или «Программа совещания»? С правильной темой ваше письмо оставит конкурентов со «Статус реализации проекта Х v.58» и «Бюджет» ожидать своего часа. «Согласуйте» – сразу ясно, что от него нужно (это секретная мечта всех руководителей). «До 14.00» – задает срочность, а все формы вежливости вроде «по возможности», «пожалуйста», «извините за срочность» можно оставить для самого письма. «1 слайд» – значит задачу можно решить здесь и сейчас, это все любят. Pdf – значит удобно посмотреть с телефона.
2. Просите мало – получите много
Выбить час времени в графике бывает сложно, особенно когда на загрузку по трансформации накладывается конец года и тому подобные обострения. Просите 15 минут – их получить проще, а если дело стоящее, то вам продлят аудиенцию. Бывает и это недоступно, тогда можно подстеречь спонсора у лифта и проехаться с ним, решая ваш вопрос (вам повезло, если вы работаете в небоскребе), а также можно напроситься проехать с ним в машине (это 20-30 минут времени по московским меркам) на внешнюю встречу, на которую вы не идете.
3. Любите ассистентов
Пункт 2 сильно зависит от того, насколько ассистент спонсора трансформации готов вам помочь. Бывают моменты, когда их возможности практически безграничны, а ваше дело практически безнадежно. Шоколадки и прочие «подлизоны» читаются ими на раз, поэтому искреннее уважение, приветливость и взаимопомощь с вашей стороны помогут больше.
4. Ведите «корректировку огня»
Если вы попали к спонсору и убедили его что-то сделать в русле управления изменениями – встретиться и переубедить несговорчивого оппонента проектной команды, выступить перед полным залом сотрудников, дать интервью о проекте – не забудьте обеспечить его обратной связью, дать знать, попал ли «снаряд» в цель, чему и кому это помогло. Никто не любит бессмысленной работы, тем более спонсор, а вот полезное и результативное хочется делать еще и еще.
5. Будьте на радаре
Пишите, ходите и говорите со спонсором почаще. Если вас не видно и не слышно, скорее сложится впечатление, что вы не работаете, чем, что вы сильно заняты работой.