Организация научной конференции требует серьезной подготовки. Конечно, с первого взгляда может показаться, что такое собрание легко организовать, но нужно учитывать множество нюансов и следовать четкому плану. Только так можно без ошибок собрать участников и провести грамотную конференцию по всем правилам. Предлагаем разобраться в этом важном вопросе.
Этап 1 – Планирование
Начинать организацию любого события нужно с грамотного планирования. Имея в руках четкий план действий, намного проще организовать важное собрание. В плане должны присутствовать все пункты: время и дата конференции, планируемые мероприятия, этапы прохождения события, количество участников, место проведения и прочее.
Кроме того, план будет отличаться в зависимости от категории проводимого мероприятия. Это может быть как стандартная конференция, так и научное совещание или семинар. Немаловажным будет включить в плане кофе-брейки и прочие мероприятия неформального общения.
Выбрав конкретную форму проведения мероприятия, нужно сразу определиться с ключевыми учеными, которых стоит пригласить. Чем больше на конференции будет авторитетных личностей, тем эффективней пройдет мероприятие, можно будет решить и обсудить много важных вопрос и решить имеющиеся проблемы.
Этап 2 – Организация
Когда все планируемые мероприятия нанесены на бумагу, можно приступать к организационному этапу. На данном этапе главное распределить задачи между организаторами мероприятия. Брать на себя все поставленные задачи глупо и не эффективно. Стоит отметить, что от коллектива будет зависеть многое. Необходимо собрать программный комитет, обсудить предстоящие задачи и все организаторские моменты.
В комитет должны входить специалисты по тематике проведения будущей конференции. Кроме того, нужно расширить состав, включая специалистов из смежных областей науки. Лучше всего, если комитет будет иметь международный состав. Все представители комитета должны четко понимать возложенные задачи и активно участвовать в предварительной работе по организации конференции.
Этап 3 – Информационный
На данном этапе нужно максимально поработать со СМИ и глобальной сетью. Ученые и представители научных организаций должны заблаговременно знать о предстоящей конференции. Начинать информационный этап нужно минимум за несколько месяцев от даты проведения. При этом необходимо заняться рассылкой пригласительных писем ключевым участникам конференции, они должны получить время для подготовки и планирования предстоящих действий.
Этап 4 – Проведение
Самым сложным и напряженным будет этап непосредственного проведения конференции. Тут важно не допускать серьезных ошибок и промахов. Прохождение данного этапа будет напрямую зависеть от заранее составленного плана и проведенной организационной работе. На этапе проведения важно помнить конкретные задачи и поставленные вопросы.
Также не стоит забывать про главу комитета, это должен быть человек с хорошими организаторскими способностями, он будет руководить всеми сотрудниками и представителями различных комиссий. Конференция пройдет намного эффективней, если будет составлен график проведения, которому четко будут следовать все участники.
Конечно, нельзя предвидеть всех нюансов, поэтому нужно быть готовым решать проблемные моменты на этапе проведения конференции. Тут сможет помочь только выдержка и спокойствие в действиях!