В каждой компании случаются ситуации, когда руководитель считает нужным выдать деньги в качестве аванса на определенные нужды. К примеру, это может быть командировка сотрудника. Вариантов достаточно много. При этом существуют определенные сроки:
- не более 3 рабочих дней, если расходы производятся в месте нахождения компании;
- не больше 10 рабочих дней при условии, что расходы осуществляются вне точки расположения фирмы;
- до 30 рабочих дней, когда сумма не превышает 1 базовой величины.
Расчеты допускается осуществлять в размерах, определяемых главой организации, но не более 300 базовых величин в течение календарного дня.
Основанием для записей по дебету счета 71 (полное название звучит как «Расчеты с подотчетными лицами») являются документы. Получается, что и проверяется авансовый отчет на основании кассовых ордеров, чеков и т.д. Используется бланк установленного образца. Важно, чтобы на заявлении присутствовали необходимые реквизиты (в ряде случаев наблюдается ситуация, когда руководитель «забывает» поставить соответствующую визу).
Проверка осуществляется в нескольких направлениях:
- Целесообразность расходования баланса (деньги выдаются не просто так, а на определенные нужды, поэтому работник не имеет права тратиться по своему усмотрению).
- Наличие ранее полученного аванса по представленной документации (если финансы не выдавались, то возмещение затрат происходит не по авансовому отчету).
- Правильность заполнения (все должно быть оформлено в соответствии с существующими требованиями. В противном случае документ не имеет юридической силы).
- Контроль присутствия всех подтверждающих документов, актуальных в конкретной ситуации (если деньги на что-то расходовались, важно наличие соответствующего свидетельства об этом).
Неиспользованные подотчетные средства возвращаются в кассу предприятия. Если наблюдается перерасход, но действия оправданы и согласованы с руководителем, финансы возмещаются лицу, которое затратило больше.
Авансовый отчет – крайне важный документ. Как раз поэтому на нем должно присутствовать несколько подписей:
- директора;
- подотчетного лица;
- бухгалтера;
- главбуха.
Как видите, при условии, что все делается по установленной технологии, от всевидящего ока человека, отвечающего за цифры, ничего не ускользнет. Ответственное отношение к работе – залог того, что не дадут о себе знать неприятные промахи. Впрочем, что же это за бухгалтер, который работает без должного внимания?..
Это интересно:
Наши услуги: