В этой статье мы расскажем вам, зачем нужен координатор на банкет.
Начнем с начала.
Ваш ужин начинается в 6 вечера, к 5 часам приглашены гости. Значит, координатор должен прибыть, самое позднее, к 4 вечера. Что она должна в это время сделать?
1. Первое, это проверить правильность сервировки столов с помощью планшета с рассадкой гостей. Количество стульев и приборов должно совпадать за каждым столом с информацией на планшете.
2. Координатор должен обсудить время подачи горячих блюд, которое было предварительно оговорено на составлении банкетного меню, чтобы горячее не подали в момент, например, свадебного танца молодоженов.
3. Координатор встречает торт и десерты для кандибара, которые обычно приезжают до банкета. Координатор определяет, где будут переодеваться и готовиться к выступлению артисты, в какое время и где, могут перекусить персонал в лице фотографа, видеографа и так далее. Также, отвечает за то, готов ли декор, проверяет, выставлено ли все оборудование и готово ли оно к работе.
4. Она смотрит, где в зале включается и выключается свет. Координатор может привезти в зал свадебную атрибутику и призы, и подарки для гостей, а также убедиться, есть ли на столе молодоженов ваза для букета невесты.
5. Когда в зал приезжают гости, их тоже встречает координатор с планшетом с рассадкой гостей за столики со словами «Добрый вечер. Вы на свадьбу Ани и Сергея? Добро пожаловать». И гость понимает, что он приехал в тот банкетный зал, так как часто бывает, что в одном здании располагаются несколько банкетных залов.
Далее, она отмечает гостя в списке и каждые 10-15 минут она шлет в мессенджер жениху. Молодоженов в зале еще нет, но они уже понимают, какая картинка по гостям в зале, кто пришел, а кого еще ждем.
Если вы предоставляете координатору номера телефонов гостей, то можно добиться еще более полной картинки. Координатор видит, что велком-зона подходит к концу, скоро начнется ужин и она может обзвонить того, кто еще не пришел, и, если гость отвечает, что подъезжает, имеет смысл их дождаться. Кто-то из гостей скажет, что сильно опаздывает, то естественно, таких гостей никто ждать не будет.
К 6 часам вечера подъезжают молодожены, паркуются метров за 200 до входа в банкетный зал и созваниваются с координатором. И молодожены видят картинку по гостям в зале и принимают решение, начинать ли свадебный ужин или еще ждать. Если решение начинать, то координатор спускается на улицу, собирает курящих гостей и приглашает их в зал, уведомляет подрядчиков о том, что мы готовы начать, спускается к жениху и невесте и обеспечивает их своевременное появление в зале. Она также, может проанонсировать, какой способ поздравления и вручения подарков будет сегодня на свадебном ужине.
Свадебный ужин начался, и мы понимаем, что могут продолжать приезжать опаздывающие гости. Задача координатора – встречать этих гостей и провожать к их столикам.
Примерно через 30-50 минут после начала свадебного ужины, ведущий объявляет сигарную паузу. Это такой перерыв в свадебной программе. Этим перерывом люди воспользуются, чтобы покурить, посетить санузел, сделать несколько фото, пообщаться. После объявления сигарной паузы, курящие гости встают и идут на перекур.
Если эту паузу не объявить, то у нас будет бесконечная миграция по залу с перекура на перекур, и она может продолжаться даже тогда, когда идет первый танец жениха и невесты. Во время сигарной паузы ведущий не работает, просто звучит фоновая музыка. После сигарной паузы, координатор вышла, пригласила курящих гостей с улицы, гости вернулись, заняли свои места, ведущий возобновил свою работу, и никто из гостей ничего из программы не пропустил.
Первый танец молодоженов – это всегда элемент шоу. Это тот момент, в котором молодожены, как правило, переживают, к которому они долго готовятся. Часто бывает, что для первого танца заказывают специальные эффекты вроде тяжелого дыма, холодного фонтана и так далее. Лично мы не знаем невест, которые бы хотели, чтобы во время их первого танца, по залу носились дети или ходили официанты с грязной посудой. К сожалению, это бывает.
И здесь задача координатора, до танца, подойти к каждому родителю в зале, предупредить о том, что танец будет, предупредить персонал банкетного зала, что сейчас будет танец, чтобы официанты во время танца не перемещались по залу, предупредить мастера по свету, чтобы был готов, предупредить невесту за 10 минут до танца о том, что вы его объявите, чтобы невеста успела переобуться, отстегнуть фату и так далее, в общем, подготовиться.
В задачи координатора, также, входит уведомлять кухню о подготовке и подаче горячего, чтобы оно подавалось своевременно. К примеру, удобное время для подачи второго горячего, это после окончания первой дискотеки.
Своевременное включение и выключение света, встреча и обзвон артистов, сбор курящих гостей с улицы после окончания дискотек – это тоже обязанности координатора. У него всегда есть с собой обезболивающие, нитки, шпильки, антигистаминное, пластырь, ножницы, то есть все средства первой помощи, которые могут понадобиться.
Готовность к торту – обязанности координатора заключаются в том, чтобы у невесты уже была лопаточка, десертные тарелочки, ложечки, ножик. И, наконец, вы даже можете поручить координатору рассчитываться с вашим персоналом в день мероприятия.
Чтобы вы понимали разницу между организатором и координатором свадьбы.
Координатор – человек, который занимается контролем всего происходящего день в день. Основная его работа сосредоточена в день свадьбы.
Организатор же – это автор проекта под названием «свадьба». Это человек, который планирует и проектирует от и до. Его работа заключена, в большей степени, до дня свадьбы. Иногда на маленькой свадьбе, организатор может взять на себя роль координатора.
Если вы создаете свою свадьбу сами, то воспользуйтесь хотя бы услугой свадебного координатора – это хоть какой-то гарант того, что в ваш день все пройдет, как задумано.
