Принято считать, что работа закупщика ограничивается организацией и проведением тендера, но это совсем не так. Разбираемся, за какие еще процессы он отвечает, а заодно и в том, из каких этапов состоит процедура закупки.
У заказчика – компании или отдельного департамента – формируется потребность в товарах или услугах. Специалист составляет заявку на закупку: ему необходимо точно рассчитать потребность и синхронизировать ее с другими заказами. Так, у организации может быть действующий договор с подходящим для новых работ подрядчиком. Если речь идет о товарах, закупщик должен проверить наличие необходимых позиций и их аналогов на складах – это позволит избежать лишних трат.
Непосредственной закупке предшествует проведение тендера, или выбор исполнителя. Специалист по закупкам должен сформировать конкурсную документацию с подробными правилами конкурса и требованиями к закупаемым товарам или услугам, провести предквалификационный отбор – определить наиболее оптимальные предложения и благонадежных поставщиков (подрядчиков). В конечном итоге из числа последних выбирается лучший – с ним заключается договор.
Специалист по закупкам должен строго контролировать исполнение контрагентом договорных обязательств, а в случае возникновения разногласий – организовать претензионную работу, позволяющую сторонам урегулировать спор без суда. Закупщик отвечает за то, что компания получит товары и услуги надлежащего качества и в срок.
При закупке товаров, в частности, к примеру, неких материально-технических ресурсов (МТР), он должен отслеживать статус изготовления оборудования, а на этапе приемки убедиться в целостности товаров, их соответствии заявке, проверить сопроводительные документы, сертификаты качества и т.д.
По завершении работы с поставщиком (подрядчиком) закупщик «закрывает» договор и запускает оплату.
Во многих компаниях специалисты по закупкам также отвечают за планирование, организацию и реализацию поставки товаров, их размещение на складе, правильное хранение и проведение инвентаризации.
Немаловажным для любой компании с точки зрения экономической эффективности процессом является управление запасами. Оно включает перераспределение закупленных товаров между подразделениями по потребности и в некоторых случаях работу с невостребованным имуществом – товарами, которые оказались «лишними» или, допустим, не подошли.