Организации, осуществляющие контрактное техническое обслуживание инженерных систем, оборудования и зданий, постоянно пытаются расширить свой рынок, не потеряв текущих клиентов, при этом тратить как можно меньше времени и ресурсов на контроль за выполнением работ - автоматизировав процессы, переложив ежедневные и рутинные задачи, с руководителя на вспомогательные системы диспетчеризации. В определенный момент большинство из них сталкивается с целым набором трудностей:
- отсутствием обратной связи с персоналом и, как следствие, владелец объекта может не увидеть объемы и фактически выполненные работы;
- неспособностью полностью контролировать плановые предупредительные работы и осмотры на возросшем количестве объектов;
- несвоевременное реагирование на возникшие неисправности и нарушения при выполнении работ;
- увеличение халатности сотрудников при выполнение постоянных рутинных работ, что может привести к риску выхода из строя оборудования;
- необходимостью найма дополнительного административного персонала для выполнения функций надзора за качеством исполнения обязанностей исполнителями работ;
- поддержание высокого уровня квалификации сотрудников, привлекаемых для исполнения поставленных задач.
Так, как же организовать эффективное управление сервисной службой, не потеряв при этом качество и сократив расходы?
Веб-сервис SVISITOM.RU является инструментом для онлайн управления сервисной службой. При грамотной настройке сервиса svisitom.ru, снижается нагрузка на руководящий состав, оставляя функции контроля за персоналом и, при необходимости, корректировки выполнения технических работ.
Как это настраивается:
- ·управляющий создает перечень всех видов технических работ, оказываемых его организацией на объекте;
- за каждым видом работ закрепляются профильные руководители, исполнители;
- создаются необходимые помещение, здание и т.д. настраивается конфигурация видов работ, которые будут (могут) выполнятся именно в этом месте;
- при необходимости задаются регулярные осмотры, планово- предупредительные ремонты с использованием чек-листов;
- в зависимости от потребности задаются настройки поступления и сдачи по факту выполнения работ: подпись исполнителя, фотоотчеты, фиксированное время выполнения работы и так далее.
Как это работает:
- по факту назначения работы на исполнителя, ему поступает уведомление в виде push, sms, e-mail сообщения о месте, времени выполнения назначенной работы;
- по прибытию на место, исполнителю, для фиксирования начала работы, достаточно с помощью служебного смартфона считать QR- код, закрепленный в помещении или на оборудовании, после чего ему будет отображен список назначенных на него работ связанных именно с этим помещением, оборудованием;
- при необходимости, перед началом выполнения работ, исполнитель имеет возможность ознакомиться с инструкцией;
- отметив начало выполнения работы, исполнитель отмечает выполненные работы в чек-листе, при возникновении ситуации, требующей согласования с руководителем, фиксирует замечание, добавив фото или комментарий;
- руководитель получает уведомление и принимает необходимые решения, так же руководитель имеет возможность скорректировать назначенную работу, сменив исполнителя или изменив время выполнения;
- по факту выполнения поставленной задачи, руководитель архивирует карточку с работой, либо это происходит автоматически, в зависимости от выставленных параметров.
Руководитель всегда видит, чем заняты исполнители, анализирует их загрузку, отслеживает все неисправности, нештатные ситуации в режиме реального времени, тем самым получая обратную связь с объекта.ример отображения
Владелец объекта, так же видит, что происходит на объекте в режиме реального времени с помощью интерактивной схемы объекта, для анализа текущего или прошедшего отчетного периода может воспользоваться разделом «Аналитика» выгрузив необходимые данные за нужный период.
Сервис SVISITOM.RU не требует дорогостоящего внедрения и специального обучения персонала. Навыков рядовых сотрудников достаточно, чтобы настроить сервис под объект и начать пользование.