Три года назад сеть буквально взорвало письмо Олега Тинькова своим подчиненным. Я не совсем согласен со всем содержимым послания, однако основная мысль прослеживается четко: в рабочее время сотрудники должны работать. Подобное манкирование своим временем ведет к болезненным финансовым убыткам и репутационным потерям.
В июле 2017 года к нам обратилась одна крупная промышленная компания, основная специализация которой – добыча и переработка природных ресурсов. Компания имеет несколько производственных площадок, штат более 3000 сотрудников и представительства в нескольких городах.
Болезнь
Оказалось, что даже в таком крупном холдинге существует деликатная проблема – отвлечение персонала на посторонние дела. Руководство давно заметило, что обеденные перерывы «переросли» свои регламентные рамки, все чаще на мониторах мелькают интерфейсы «посторонних» программ, а сроки дедлайнов двинулись к отметке «горят».
Идею о внедрении специализированного программного обеспечения (системы учета рабочего времени) подал руководитель департамента экономической безопасности. Для него было несколько критических точек:
- определить, чем занят персонал в течение рабочего дня;
- понизить (желательно исключить) отвлечения;
- повысить эффективность работы.
Вывод был сделан на основании применения самофотографии рабочего дня на фокус-группе (154 человека). Неделю сотрудники вписывали в бланки собственные трудозатраты, однако инструмент не нашел отклика как в коллективе (специалисты активно жаловались, что теперь им приходится все фиксировать, и они не успевают из-за этого выполнять рабочие задачи), так и у руководства, поскольку по совокупности самофотографий у персонала не наблюдалось временных отклонений от регламента.
Лечение
Решение внедрить систему мониторинга загруженности персонала CrocoTime пришло не сразу. Сначала по критериям было подобрано несколько вариантов ПО, причем обязательно отечественных разработчиков, после чего в течение трех месяцев тестировались различные программы.
CrocoTime стала шестой и последней системой, по признанию управленцев, которую было решено тестировать изначально на фокус-группе в 11 человек практически инкогнито. Программный продукт понравился по следующим причинам:
- лаконичный интерфейс;
- тихий режим работы;
- гибкие настройки;
- отсутствие перегруженности функционала.
Обсудив перспективы сотрудничества, было решено продлить бесплатный пробный период до полутора месяцев и начать тестировать систему на большем количестве персонала (порядка 420 специалистов). Все это время специалисты «Инфомаксимум» периодически созванивались с представителями компании, обсуждали интересующие их вопросы, выясняли тонкости и нюансы. Администратором и основным пользователем CrocoTime стал инициатор внедрения – руководитель департамента экономической безопасности.
Спустя четыре месяца мы связались с главным администратором и пообщались относительно промежуточных выводов. Поскольку основной акцент был сделан на отчеты «Отклонения» и «Детали дня», мы узнали следующие интересные факты:
- отвлечения составили 11% общего отработанного времени;
- специалисты отдела вместо 100% предусмотренного по договору времени проводили за компьютерами только 74% (законные перерывы не включены в анализ);
- руководитель выявил пул задач, которые выполнял за своих подчиненных.
Первый показатель касается дисциплины, остальные два указывают на скрытые ошибки в организации рабочих процессов, которые не были видны до установки CrocoTime.
Выписной лист
Предупредить «болезнь» проще, чем лечить. Поэтому в случае наших клиентов не потребовались серьезных перемен:
- мониторинг стал еще одним инструментом мотивации и позволил снизить уровень отвлечений до 4%;
- руководитель распределил простые и не самые важные задачи между подчиненными, освободив себе время для решения стратегически значимых вопросов.
В конечном итоге удалось избежать развития негативных сценариев и вовремя скорректировать работу. Наше сотрудничество продолжается и по сей день.