Новые правила делопроизводства и архивного хранения документов!
Недавно начали действовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов - приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 6 февраля 2020 г.).
Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры России в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.
Но, пожалуй, самое главное – это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения – в сравнительной таблице: Прежний Перечень № 558 Новый Перечень № 236
Счета-фактуры
было: 4 года стало: 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов
было: 5 лет стало: 6 лет
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения было: 5 лет стало: 6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
было: 75 лет стало: 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) – при наличии лицевых счетов было:
было: 5 лет стало: 6 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН
постоянно 5 лет
График отпусков
было: 1 год Стало: 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков было:
3 года стало 5 лет
Образцы подписей материально ответственных лиц
было: Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет стало: 5 лет с момента смены МОЛ
Согласие на обработку персональных данных
было:75 лет стало: 3 года
Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2003 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет.
В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.
Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении. Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.
