Кейс HiClick - это история, как модифицировалась агентская отчётность от калькулятора (буквально) до автоматизированной отчётности, собранной в K50:BI.
Для агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.
Задача агентства Hiclick
Основные клиенты агентства Hiclick - это автодилеры. Это сегмент, в котором очень много стандартов, один из них – транслирование рекламной кампании на протяжении установленного рекламного периода, а для этого необходимо равномерное распределение бюджета в рамках рекламного периода. Чтобы расход был примерно одинаковым, специалисты проверяют рекламные кампании каждый день и, при необходимости, корректируют ставки.
Конечно же, когда у одного специалиста целый пул проектов, это занимает очень много времени, которое можно задействовать на повышение эффективности этих же РК.
В связи с этим данную задачу агентство решило автоматизировать.
Эволюция подхода
v0.1 alpha
На самом старте работы, когда агентство работало с небольшим количеством проектов, первым инструментом был калькулятор. Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.
v1.0 beta
С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда агентство перешло на автоматизацию подручными средствами, а именно с помощью MS Excel. Создавались файлы со списком проектов, для каждого из них задавались формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных, а именно: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки)
Выглядело это примерно так:
v2.0 K50:BI
Отчёт, разработанный в К50, выглядит следующим образом:
Как с отчётом работают сотрудники агентства?
1.
Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля просматриваются данные за последние 1-2 дня.
Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются. Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.
Если всё в норме - просматривается следующий клиент.
Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика - это является сигналом для более глубокой проверки РК.
2.
Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК.
3.
Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.
Что под капотом?
Источники данных:
- Статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта
- Остатки бюджетов по аккаунтам
- CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов.
Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.
Расчёт планового расхода осуществляется следующим образом:
- Сначала считается сколько осталось дней до окончания РК.
- В случае, если значение больше нуля, то производится расчёт на основе следующих данных:
Почему именно так?
Так как при расчёте учитывается текущий день (день проверки РК) , то необходимо брать в расчёт как остаток средств на аккаунте, так и расход за этот день.
С какими проблемами столкнулись на этапе внедрения и как их решали:
- На текущий момент в K50:BI нельзя получить дату окончания РК, именно поэтому пришлось завести гугл-таблицу и подгрузить её в качестве источника данных.
Однако такой подход добавляет человеческий фактор, из-за чего данные в таблице могут терять свою актуальность. - Из-за большого количества аккаунтов визуализация данных занимает продолжительное время. Чтобы решить данную проблему, были созданы отдельные листы для каждого специалиста. Количество одновременно загружаемых данных уменьшилось, что позволило сократить и время загрузки виджетов.
- Агентству было важным возможность задавать двойную сортировку в таблицах. В начале работы с К50:BI такой возможности не было.
Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило агентству жизнь.
К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50?
Все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах.
Менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний.
Дарья Тарасенко
Специалист по автоматизации и развитию Hiclick
После полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов 7. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.