За последние годы удаленная работа стала настоящим трендом, который сейчас стал просто необходим для людей, работающих в международных и российских компаниях. Для тех, кто давно работает по данной схеме, происходящая в мире ситуация, в принципе никак не изменила их ежедневные рабочие обязанности. Но, ни смотря на это, есть люди, которые привыкли работать в офисе. Им очень сложно перейти на удаленку. Управляющим директором агентства Comunica Михаилом Умаровым были подготовлены решения, которые помогут в оптимизации рабочих процессов. Ниже вы сможете ознакомиться со специальным гайдом по удаленной работе и полезными для этого инструментами.
Полезные инструменты
В первую очередь нужно обратить внимание на свои рабочие обязанности – их с легкостью можно перенести в онлайн. Наверняка, вы давно пользуетесь большинством из этих сервисов, но именно сейчас пришло время действовать активней. Поставленные задачи, как и ранее, можно обсуждать в Trello и Мегапланах. Для поддержки основной коммуникации эти сервисы очень удобны. На сегодняшний день очень важным является своевременное оповещение всех работников проекта.
Операционная система
Для осуществления более мелких коммуникаций можно использовать инструменты, которые удобны для командного общения: Slack, Glip, Microsoft Teams. Эти приложения включают в свой функционал множество интеграций не менее полезных сервисов. Конечно, на дворе уже 2020 год, и постоянно переключаться на различные приложения совсем не хочется. Поэтому можно заменить все их на одно универсальное приложение, такое как Telegram. Пришло время для активизирования рабочих чатов, которые раньше использовались для обмена мемами.
Замена встреч
Для того, что инициировать встречи можно воспользоваться специальными сервисами, которые обеспечивают возможность осуществлять коллективные звонки с видеосвязью. Это могут быть: Skype, Zoom, Google Hangouts, Discord или FaceTime. Данные приложения можно закачать на любой айфон
Как работать с документами
Идеальными вариантами для коллективных работ над презентациями и другими рабочими документами, является Google Docs или Notion. Для того чтоб не запутаться, очень удобно, когда вся команда работает в одной версии. Это рациональный вариант, который удобно использовать, не только когда мир охвачен пандемией.
Обустройство рабочих процессов
Об инструментах поговорили, теперь можно обсудить, каким образом лучше обустроить работу. Так чтоб вынужденные меры изоляции не оказали негативного влияния на бизнес и состояние душевного равновесия.
Установите правило утреннего командного созвона. Это поможет свести к минимуму социальную изоляцию от общества. При этом важно обсуждать как рабочие моменты, так и личные. В удаленной работе очень важна честность и открытость. Поэтому рассказывайте друг другу о планах на день, а следующим утром – обсудите результаты проведенной работы, задайте вопросы, в которых не смогли разобраться самостоятельно.
Исключайте дискоммуникации. Обговаривайте и уточняйте все нюансы работы, участники должны понять все досконально. Не бойтесь показаться глупым, переспрашивайте даже незначительные мельчайшие детали. Фраза, типо «итак все понятно» - «враг» удаленщика.
Когда вы работаете из дома, то только вы несете ответственность за свое рабочее место. Поэтому и проверять Wi-Fi и настраивать для удобства автоплатежи за интернет и телефон, тоже вам. Поэтому проследите за тем, чтоб интернет работал бесперебойно. Ваша главная задача заключается в том, чтоб обустроить полноценное место для работы. И забудьте о диване перед телевизором.
Главная проблема многих удаленщиков – это отвлекающие факторы. Работая дома, мы подвержены многим соблазнам: выпить очередную чашку кофе, зайти в социальные сети, пообниматься с любимым домашним питомцем. Для того, чтоб не поддаваться соблазну и не отвлекаться на все это, необходимо жестко структурировать свой рабочий день. Самым простым и эффективным выходом из данной ситуации является написание подробного плана на весь день, а также следование ему.
Применяйте систему pomodoro: Выделяйте 45 минут на рабочий процесс, а 15 – на отдых и отвлечения. Благодаря этому, вы будете чувствовать себя сконцентрировано на протяжении всего дня. При этом выработается некая системность работы.
Не менее важно обсудить правила такой работы с людьми, с которыми вы живете. К примеру, если дверь в комнату закрыта, значит, вы заняты и отвлекать вас нельзя. Или проговорите время, к примеру, с 10.00 до 18.00 в доме соблюдается тишина. Ваши близкие должны понять, что хоть вы и дома, но вы работаете.
Каждому человеку нужен отдых. Для работников офиса отдых происходит во время перекура и болтовни на кухне. Преимущество работы дома в том, что здесь гораздо больше вариантов для отдыха. Вы так мечтали в обеденное время прогуляться с собакой или сделать несколько полезных упражнений? Естественно, что в офисе это выглядело бы ну очень странно. Воспользуйтесь этой возможностью, чтоб сделать то, что давно только представляли.
Как вам фраза – «кризис – это время для изменений»? Как бы это странно не звучало, но это так и есть! Совсем скоро все эти волнения закончатся, и мы с улыбкой будет вспоминать о том, как не выходили из дома и боялись находиться близко с другими людьми. Сейчас же настал тот момент, когда каждый должен задуматься о будущем, о совершенно другом подходе к жизни и работе. Только подумайте, как все изменилось всего за 10 лет. Ни для кого не в диковинку слышать о том, что над одним проектом могут работать люди живущие не то что в разных городах, а на различных континентах. Будьте готовы к такому будущему. И конечно, не забывайте чаще мыть руки.
