Три года назад мы с партнером основали небольшую компанию, которая специализируется на проведении исследований методом Тайный покупатель. С самого основания мы, безусловно, озаботились необходимостью нанять бухгалтера, который мог бы корректно формировать и сдавать в государственные органы нашу финансовую и хозяйственную отчетность. Выбор пал на аутсорсинговую компанию "Кнопка". Это был новый для нас сервис, это было современно, модно, абсолютно в тренде, и мы решили попробовать.
С удовольствием делюсь своими наблюдениями по использованию аутсорсинга в области бухгалтерии. Сразу выделю плюсы и минусы.
Из плюсов отмечу:
1. Мобильное приложение, через которое можно общаться с бухгалтером и куда можно отправлять первичку.
2. Жизнерадостное и дружелюбное общение с сотрудниками Кнопки. Они активно используют смайлики, желают хорошего дня, прекрасных выходных, что, безусловно, настраивает в работе на позитивный лад.
3. Их счет за обслуживание в месяц можно уменьшить в случае, если они допустили серьезную ошибку (мы делали это дважды за год, подробности чуть ниже).
Из минусов:
1. За нами не был закреплен один бухгалтер, мы общались одновременно с 5-7 сотрудниками, это было не просто. Мы ставили задачи, они брались за их решение по принципу "свободного окна": кто свободен, тому задача и досталась. Если ты присылал уточнения/вопрос/возражения, то с ними уже работал другой свободный сотрудник, которому нужно было снова рассказывать всю предысторию, что ужасно раздражало и отнимало время.
2. Вытекающие из пункта 1 ошибки. Мы умудрились переплатить НДС сначала на 178 000 рублей/квартал, а затем более миллиона. Причем ошибки в обоих случаях нашли самостоятельно и обратили на них внимание "профессионалов". В первом случае Кнопка искренне извинялась, оформила зачет излишне уплаченных средств и по нашей настоятельной просьбе уменьшила сумму счета за свои услуги на следующий месяц (просили на 50%, сторговались на 25%, что лучше, чем ничего, конечно же). Во втором случае сумма была больше, наше раздражение усилилось, за извинения от Кнопки и уменьшение счета хотя бы на 20% нам пришлось уже серьезно побороться. Компания не хотела признавать своих ошибок, и нам пришлось воспользоваться помощью международных юристов, которые в конце концов пояснили им, как считать НДС. Это уже было последней каплей нашего раздражения, после чего подрядчика мы сменили.
3. Отчетность по НДС и налогу на прибыль нам предоставлялась на утверждение накануне дня сдачи, в результате часто просто физически не было времени на проверку, потому в итоге своевременно не увидели допущенных бухгалтерами ошибок. Несколько раз просили предоставлять отчетность заранее, но услышаны не были. По ощущениям, там работает "конвейер", и время у бухгалтеров строго расписано.
4. Первичку и договоры они сохраняют у себя в системе, но когда к документам нужно вернуться, просят, чтобы мы снова ее прикрепили к задаче. Делаю вывод, что хранится она у них не очень удобно, и не всегда под рукой.
5. Из-за того, что бухгалтер за нами не закреплен, работа затягивается плюс нет уверенности, что она будет сделана качественно. Один сделает хорошо, другой похуже. Одному объяснишь, как тебе нужно, затем приходит второй и снова делает так, как умеет. Это тоже ужасно раздражает.