Как сохранить время и нервы в рабочей переписке?
Книга призвана сделать рай из ада переписки. Ну или если не рай, то хотя бы эффективный рабочий инструмент. А это значит, сделать так, чтобы переписка обслуживала ваши цели, а не вы переписку.
Лично для меня 80% рабочих вопросов решаются в переписке, это от 4 до 6 ч в день. Печатаю не глядя, большим пальцем правой руки быстрее, чем десятью. К сожалению, это не то, что делает меня эффективной в переписке.
Пишем мы всегда с целью получить от адресата — ответ, выполненную задачу, заинтересованность в предложении. Значит писать надо так, чтобы человек не потерял желание иметь с вами дело и достаточно легко и непринужденно мог дать вам ответ.
Итого, лучшая стратегия деловой переписки — уважение и забота. Поделюсь максимально полезными лайфхаками из этой книги (на мой вкус):
Гигиенический минимум:
1. Одно письмо — одно дело.
2. Срочно — звонить, не писать.
3. Не писать на эмоциях.
4. Не писать ничего, что нельзя переслать.
5. Если вопрос сложный, не писать, а пообщаться лично. Из практики: не пытайтесь дистанционно согласовать статью, регламент или проект.
Рабочая переписка:
6. Старайтесь проделать за адресата максимум работы, чтобы снизить порог входа в вовлечение и ответ на ваше письмо. Все нужные материалы — приложить. А важную информацию из них вынести в письмо (ведь приложенные документы никто не будет изучать внимательно).
7. Если нужно написать письмо сразу нескольким людям, достаточно написать просто «Здравствуйте» (групповые чаты).
8. Беспокоимся о сроках — предлагаем помощь.
9. Руководствуйтесь пользой для дела в переговорах с коллегами. Может казаться, что, отстаивая позицию по рабочему вопросу, мы посягаем на личные интересы, но это не так. Актуально не только для переписки.
Предложения:
10. Не заставлять, а за интересовать. Не дожимать, а приглашать к разговору.
11. В холодных письмах предлагать простое действие. Писать от человека к человеку, текст, а не пдф и файлы.
12. В ответе на претензию незачем объяснять, откуда взялась проблема.
13. Дать право отказаться — отличный способ расположить к себе человека, адресуя ему предложение и просьбу.
А какие лайфхаки в рабочей переписке используете вы?
Если мои мысли полезны — подпишитесь на мой канал, ставьте ❤️ и поделитесь с теми, кому моя статья поможет настроиться на нужную волну. До встречи в следующей публикации!