В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.
Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом - по основной деятельности. Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.
В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.
Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:
Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу "вид/группа приказов" - указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.
Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.
Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует. Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.
Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.
Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):
РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА
Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:
В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:
1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.
Журнал регистрации листков нетрудоспособности
Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):
Форма журнала
Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный. Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.
Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:
- № п/п,
- дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
- фамилия, имя, отчество работника,
- должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
- структурное подразделение,
- номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
- наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
- период освобождения от работы (с какого по какое число),
- количество дней нетрудоспособности,
- также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.
Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то - куда передан листок нетрудоспособности. Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: "Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения". В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание». Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.
Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.
Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала:
Журнал регистрации трудовых договоров.
2 и 3 страницы журнала (разворот):
Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала: