1. Принцип Парето
Принцип Парето, названный так в честь Вильфредо Парето (1848-1923) гласит, что 80% всех результатов мы достигаем 20% усилий. Остальные 20% результата требуют от нас целых 80% усилий. Иначе говоря, часто мы тратим огромное количество своего времени и усилий на вещи и дела, которые толком не дают никакого результата. Это проиллюстрировано на следующем графике: Вильфредо Парето исследовал разделение земельных владений в Италии и выяснил, что около 20% населения владеют 80% всех владений. Эта закономерность была в последствии распространена на другие сферы жизни. Она нашла свое применение также в менеджменте и самоуправлении. В повседневной жизни мы можем увидеть, например, следующее: Мы носим в основном только 20% одежды, которая есть у нас в гардеробе. На совещаниях, как правило, в течение 20% времени принимается около 80% всех решений. За 20% времени мы выполняем 80% задач. Даже если процентное соотношение по правилу Парето в каждом конкретном случае колеблется, то выраженная закономерность все равно в той или иной степени сохраняется. Если Вы хотите наиболее оптимально планировать свое время, Вы должны знать, что обычно 20% задач настолько важны, что их выполнение дает 80% успеха! В частности, в бизнесе принцип Парето имеет большое значение. Так было обнаружено, например, 2 из 10 компаний достигают 80% всего оборота. 20% клиентов приносят 80% дохода. Предпосылкой применения принципа Парето является прежде всего способность оценить свою работу с точки зрения производительности и продуктивности. Кроме этого требуется четкое формулировка своих целей. Правило Парето, как правило, требует многолетнего опыта. Поэтому, следующий принцип ABC-анализ, вероятно, лучше подойдет Вам.
2. ABC-анализ (принцип)
Этот принцип гласит, что задачи, должны быть организованы в порядке важности. A – означает очень важное и неотложное (немедленное к выполнению) B – означает важное и несрочное (может сделано позже или делегировано) C – означает срочное и маловажное (делегировать или вовсе не делать). Итак, довольно простой метод. Прежде всего выполняются задачи группы А как можно скорее. Совет: Выполняйте все задачи группы A в то время, когда Вас никто не потревожит, и когда вы наиболее эффективны. Задачи группы B лучше всего делегировать. Если это невозможно, постарайтесь эффективно решить их позже. Задачи группы C выполняйте, когда появится свободное время. Вы можете их делегировать или вообще не делать.
3. Принцип/ матрица Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра, как уже понятно из его названия, предложен американским генералом и президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Тогда Эйзенхауэр рекомендовал разделять задачи на 2 категории: Важные или маловажные Неотложные или несрочные Для того, чтобы все это выглядело немного более четко, он рекомендовал – как показано ниже на картинке – использовать систему координат для этих категорий, в соответствии с которыми будут распределены задачи. Нижний правый квадрат – это на самом деле не что иное, как мусор. Эти задачи можно не выполнять. Они не являются ни срочными, ни важными. Нижний верхний квадрат – это маловажные, но срочные задачи. Эти задачи следует делегировать. Задачи, которые в свою очередь, являются не срочными, но важными (слева внизу) должны быть внесены в календарь и позже шаг за шагом выполнены. Остались задачи в верхнем углу слева: неотложно и важно. Они должны выполняются немедленно! Конечно, было бы бессмысленно разрабатывать такую систему координат на каждый день. Цель этого — усвоить этот принцип, так что Вы смогли применять его интуитивно.
4. Становимся успешными и достигаем свои цели!