Помните, в одном помещении работать круче!
Сразу обозначу, что коммуникации в коллективе кратно эффективнее, когда команда сидит вместе, в одном помещении. С начала пандемии некоторые коллективы и компании даже специально снимают большой дом для самоизоляции (например, группа Little Big). Почему?
- 93% коммуникаций носят невербальный характер: звуковые и визуальные. Это было доказано в 1960х году Альбертом Мехрабианом. Лишь 7% информации мы воспринимаем через текст (привет, почтовые рассылки!), 38% вокально и 55% визуально. Ссылка на исследование.
- Коммуникация происходит не только тогда, когда мы этого хотим или планируем. Множество проблем и задач обсуждается простым перебрасыванием фразами "через плечо". Подробнее здесь.
Собрать команду в одну комнату сложно
Так что же делать?
Во-первых, формат видеоконференций
Как упоминалось выше, голосом и текстом мы передадим лишь половину информации. Наиболее популярным сервисом конференц связи является Zoom. В бесплатном пакете вам доступны 45 минутные совещания с ограничением до 100 человек. Подписка на одного организатора стоит не дорого - 20$ в месяц позволят вам создавать совещания, не ограниченные по времени. Альтернативы: Skype, Whereby.
Во-вторых, текстовые коммуникации в специализированных инструментах
Серьезно, WhatsApp, конечно, современен, но не для рабочих коммуникаций в команде. Важно, чтобы у коллег была возможность быстро создавать тематические чаты, обсуждать и выбирать варианты решений, организовывать совместную работу над документами в непрерывном режиме. Здесь король вечеринки - Slack. Таким чатом при правильном использовании можно заменить корпоративную почту! Альтернативы: MS Teams, Atlassian HipChat, Facebook Workplace и т.д. Кстати, в этих инструментах в платных версиях доступны голосовые и видеозвонки - что позволит на первом пункте наших рекомендаций.
В-третьих, место для управления потоком работ
В офисе это может быть стенка со стикерами, документы с отчетами и так далее. В онлайне мы не видим людей, и чтобы снять желание трезвонить сотруднику среди ночи через только что купленные инструменты из первых двух пунктов, нам нужна прозрачность в движении задач. Я сейчас не про CRM и другие специфичные системы, которые вы и в офисе используете. Речь идет про поток задач, не отображенных в ваших специфичных системах.
От инструмента нужно несколько пунктов: понять кто чем занят, какой статус у каждой задачи, какие есть трудности по этим задачам, какие прогнозы завершения и, конечно, сама суть задачи с актуальными комментариями. Наиболее легким в использовании является сервис Trello. Помимо того, что он удовлетворяет всем перечисленным выше требованиям в бесплатной версии, задачки можно актуализировать через качественное мобильное приложение. Для более комплексного менеджмента потоком работ я рекомендую Kaiten.
В четвертых, креатив
Где провести мозговой штурм? Где устроить совместную сессию планирования тяжелого проекта? Бумагу флипчарта и маркеры вам помогут заменить такие инструменты как Miro и Mural. Здесь вы буквально получаете неограниченную в размере доску и неограниченное в объемах количество стикеров, карандашей и прочих инструментов для высвобождения творческой энергии. В базовых бесплатных версиях вы ограничены количеством досок, но не ограничены количеством человек, которые вместе с вами на этих досках могут работать.
Если остались вопросы, записывайтесь на бесплатную сессию, расскажу какие программы подходят именно для вашего коллектива и задач, помогу правильно настроить и эффективно работать в режиме распределенных команд.