Благодаря коронавирусу мы все внезапно работаем из дома , что вызвало немало потрясений. Совместное использование маленьких жилых площадей с маленькими детьми может означать, что тщательно подобранным персонам ваших сотрудников на работе мешает внезапное появление кричащего младенца на вызове Zoom. Я был недавно на связи, когда меня озадачил прыгающий белый свет позади моего собеседника. Это оказалось легкой саблей. Подоплекой нашего призыва была, по-видимому, межгалактическая война. Вскоре я стал уделять больше внимания любителю Люка Скайуокера, чем содержанию звонка.
Как вы можете подготовить сотрудников к работе в новых условиях удаленного общения? Основная проблема, которую необходимо понять, заключается в том, что иерархия виртуальных коммуникаций должна быть перевернута. Большинство работников умственного труда в эпоху, предшествовавшую коронавирусу, общались в первую очередь в текстовых формах - электронная почта, текстовые сообщения и такие инструменты для работы в офисе, как Slack. Тогда они могли бы провести еженедельную командную аудиоконференцию. Наконец, может быть редкий видеозвонок.
Эту иерархию нужно перевернуть с ног на голову. Рабочие должны в первую очередь начать использовать видеозвонки, чтобы после них не было телефонных звонков, а меньше всего - текстовых сообщений. Причина такого изменения заключается в том, что, хотя мы считаем, что наши электронные письма понятны, и что большую часть времени мы понимаем входящие электронные письма, фактическая точность составляет 50%. Другими словами, примерно в половине случаев ваши работники непреднамеренно создавали неэффективность, неточности, недоразумения и прямую враждебность. Процесс распутывания этого недоразумения занимает в среднем шесть дополнительных писем.
Видеозвонки уменьшают частоту появления ошибок, потому что вы можете видеть выражения лица отправителя сообщения. У вас есть возможность немедленно отследить и исправить любые недоразумения. И вы можете укрепить отношения с обменом языком тела - важный фактор в эпоху социального дистанцирования.
Текстовое общение
В основе иерархии, текстовой коммуникации, самой большой проблемой является отсутствие ясности намерения. Мы, как люди, больше всего заботимся о намерениях друг друга по отношению к нам. Этот сотрудник поможет мне или сделает мою жизнь сложнее? Джим хотел сказать, что он был противным или милым, когда сделал этот комментарий о моем костюме? Босс разочарован моим отчетом? Мы меньше заботимся о точной формулировке электронного письма и больше об отношении к нему. Но, как люди, мы также часто не понимаем наших намерений - или не желаем выразить это. В результате нам остается угадывать, а когда мы это делаем, мы предполагаем отрицательное смещение, потому что в эволюционном плане мы лучше играем шансы на выживание, будучи отрицательными.
В результате все виртуальные отношения, особенно текстовые, со временем ухудшаются. Сохраняйте свое текстовое общение как можно более сильным, используя эмодзи, помещая свое намерение в заголовок и прося четких действий в конце письма.
Аудио конференции и телефонные звонки
Разговоры об аудиоконференциях и телефонных звонках вызывают стресс, потому что отсутствуют обычные очные подсказки, а намерения менее ясны. Телефонные линии (в том числе цифровые) сжимают голосовой сигнал до узкой полосы пропускания. Эмоциональная информация в человеческом голосе передается оттенками голоса, а не самими словами. Поскольку оттенки в значительной степени удаляются при сжатии, гораздо труднее определить, кто-то злой, счастливый, утомленный или грустный.
Видео конференции
С точки зрения количества информации, которая поступает через сигнал, видеоконференции являются наилучшей формой удаленного общения, но они все еще имеют ограничения. Хотя мы можем видеть выражения лица и некоторые жесты рук, бессознательный мозг озадачен изображением, которое он видит на видеоконференции. Двумерное изображение, возможно, в двух или трех футах от нас, но люди на изображениях меньше, чем они должны быть на этом расстоянии.
В результате шестое чувство, известное как проприоцепция, которое отслеживает, где все люди, которых мы видим, включая нас самих, сбито с толку и переходит в режим паники, пытаясь разобраться в этом. Режиссеры для телевидения и кино поняли эту реальность; они «украшают» съемочную площадку сигналами о том, как далеко они находятся, так что ваш мозг расслабляется и наслаждается фильмом. Вы можете помочь своим зрителям, предоставив подсказки восприятия глубины, такие как картины на стене позади вас, знакомые объекты, такие как растения, или другие офисные предметы, аккуратно расположенные позади и рядом с вами.
Принимая во внимание иерархию виртуальных коммуникаций и используя ее в своих интересах, коммуникация между вами и вашими сотрудниками станет более эффективной, менее напряженной и более точной в это трудное время самоизоляции.
