Независимо от того, в каком направлении HR (рекрутинг, обучение и развитие, адаптация, внутренние коммуникации или др.) вы работаете, большинство уже сталкивались с необходимостью запускать коммуникации на сотрудников или кандидатов.
Хочется сделать именные рассылки, т.к. их внимательнее читают, у них выше "open rate" (процент открытия), при этом с помощью бесплатных и понятных инструментов.
Сегодня расскажу об одном из самых доступных - именные рассылки через стандартные программы MS Office - Word, Excel, Outlook.
Важно: перед тем, как запускать инструкцию, убедитесь, что все 3 обозначенные программы у вас установлены, а именная рассылка требуется по базе от 30 и более получателей.
Как создать именные рассылки в MS Word?
1. Подготовьте базу для рассылки в формате excel, где в отдельных колонках укажите имя и email, назовите эти колонки соответсвующе - как показано на скриншоте ниже.
Адресов может быть сколько угодно. Создав базу однажды правильно, сможете сохранить ее и использовать в будущем сколько угодно раз, поэтому лучше потратить время и проверить, чтобы не было опечаток и все адреса и имена были корректны.
2. Теперь готовим саму коммуникацию - ваше письмо в Word. Это обычный текст и картинки с вашим форматирование и оформлением, пример на скриншоте ниже:
Вы можете добавить картинки, корпоративные цвета, логотип и пр.
3. Когда письмо и база готовы, в файле Word переходите в раздел "Рассылки" -> "Начать слияние" -> "Пошаговый мастер слияния":
4. Справа у вас откроется меню с 6 этапами, ниже указала, что выбирать для корректного запуска простой именной рассылки:
- Этап 1 "Слияние" - выбираем "Электронное сообщение", нажимаем внизу справа "Далее"
- Этап 2 "Выбор документа" - выбираем "Текущий документ", нажимаем внизу справа "Далее"
- Этап 3 "Выбор получателей" - нажимаем "Обзор" как показано на скриншоте ниже, и выбираем нашу базу в excel (которую мы подготовили и сохранили перед созданием рассылки, шаг 1 выше). Должен подгрузиться ваш файл с адресами и именами (скриншот ниже), нажимаем "ок"бедитесь. что подгружен правильный файл и нажмите "ОК"
Мы уже близки к финалу! Немного терпения ;)
- Этап 4 "Создание сообщения":
Ставим курсор мышки в самое начало письма (где должно быть приветствие и обращение по имени), в меня справа нажимаем -> "Строка приветствия" -> Оставляем обращения "Уважаемый/Уважаемая" или меняем на своё, напимер, "Добрый день!" - см. скриншот ниже:
- Этап 5 "Проверка сообщений": с помощью стрелочек вперед/назад выборочно проверяем, что в письме меняются имена в "строке приветствия":
Если на этом этапе что-то не так - вернитесь на шаг назад и проверьте - все ли сделано согласно инструкции. Если всё в порядке - нажимайте справа внизу "Далее. Завершение слияния"
- Шаг 6. "Завершение слияния" - нажимайте в меню справа на "Электронная почта" -> в появившемся окне сформулируйте тему письма (именно эта тема будет у все получателей фигурировать в почте) -> убедитесь, что у вас открыт Outlook и есть доступ к Интернету - > Нажимайте "ОК"
Вот и всё! В считанные секунды у вас в исходящих в Outlook начнут появляться персонализированные именные письма, даже если в вашей базе было 400 адресов.
Этот метод для многих с опытом становится очень простым и привычным (при отсутствии платных сервисов рассылок). Особенно он актуален для многократных рассылок по одной базе или коммуникаций, где число получателей свыше 30-50. Например, приглашение на мероприятия для клиентов или мероприятия для сотрудников, кандидатов.
Плюсы: бесплатно, с опытом - быстро:), без ожидания модерации.
Ставьте лайк и подписывайтесь на канал "Маркетинг для HR".