Как создать безупречное email-подтверждение встречи Ваше холодное письмо сработало хорошо, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Вы на полпути к успеху. Но каждый человек может забыть о встрече. Поскольку вы заинтересованы в этой встрече, вам нужно отправить письмо с подтверждением, которое напомнит потенциальному клиенту о встрече и не даст пропустить ее. Кроме того, это жест вежливости, и его стоит сделать :)
Итак, как создать действительно работающее email-подтверждение, благодаря которому ваши клиенты обязательно придут на встречу?
Есть три ключевых ингредиента, которые делают email-подтверждение безупречным. Это:
- контент;
- дизайн;
- и такой заголовок, благодаря которому письмо точно откроют.
1. Контент email-подтверждения встречи
Контент – самая важная составляющая в этих письмах, поэтому вам нужно обратить на него особое внимание.
Собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн — в любом случае вам нужно делать письма достаточно информативными и описательными.
Итак, какую информацию в них стоит добавить?
Вам нужно начать такое письмо с приветствия!
- Представьтесь
Не забудьте представиться. Конечно, вы уже пришли к соглашению, что вам нужно встретиться посредством онлайн-звонка, собеседования и т.д. И вы даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не повредит. Просто укажите свое имя, должность, название компании и скажите, с чем связано это сообщение.
Это не только вежливое напоминание, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.
Не заставляйте получателей угадывать, кто вы. Ведь, вероятнее всего, вы далеко не единственный, с кем на данный момент ведет переговоры ваш клиент.
- Укажите цель встречи
Клиенты будут благодарны, если вы напомните им цель встречи и какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если есть такая возможность, предложите клиентам опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более эффективной.
Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, укажите, какие документы он должен иметь при себе.
- Напомните время встречи
Не заставляйте людей гадать и читать всю ветку переписки, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо именно для того, чтобы подтвердить встречу. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никак не будут лишними.
Также здесь нужно еще раз упомянуть, где будет проходить встреча:
а) для онлайн-встреч:
Skype, Hangouts, Google Meetup и т.д. Обязательно предоставьте ссылку на митинг-рум или сообщите, что вы отправите ссылку для встречи за час до самого события.
б) для офлайн-встреч:
Сообщите получателям физический адрес места, где должна состояться встреча. Или даже добавьте в письмо карту, чтобы партнерам или соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма-подтверждения встречи:
- Предоставьте получателям возможность “Добавить событие в календарь”
Прежде всего вы делаете это для себя – если клиент добавляет это событие в свой календарь, то риск забыть о нем значительно уменьшается.
Поэтому если вы пишете email-подтверждение, обязательно добавьте в него эту “волшебную” кнопку.
- Скажите “Нет” излишним призывам к действию и предложениям
Вышеупомянутая кнопка “Добавить в календарь”, а также кнопка “Перенести встречу” должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах-подтверждениях встречи. Не отвлекайте клиентов лишней информацией. Никакие дополнительные кнопки и предложения не принесут вам прибыль. Все может случиться с точностью до наоборот – клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить встречу в календарь и в результате не придут на нее.
Единственная допустимая кнопка - это кнопка перенесения встречи.
Нужно ли говорить, что такая опция полезна – участники не отменяют переговоры, если они не могут встретиться с вами, а просто переносят их.
- Проинформируйте о повестке дня
Если ваша встреча продлится более часа и будет рассмотрен целый ряд вопросов — пожалуйста, предоставьте участникам план дня встречи.
Если запланирован перерыв, вы можете даже назвать несколько находящихся поблизости кафе.
- Добавьте контактную информацию
Даже если встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность в случае крайней необходимости связаться с вами любым доступным способом.
Нет необходимости создавать дополнительный элемент для письма-подтверждения вашей встречи. Просто используйте тот же самый, который вы обычно добавляете в футер ваших промо и триггерных рассылок.
2. Контент email-подтверждения встречи
В подобных письмах дизайн очень важен.
- Придерживайтесь стиля бренда
В первую очередь вы должны оставаться узнаваемыми. Стоит ли говорить, что такие элементы, как логотип, фирменная цветовая гамма и тип шрифта обязательны для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не достаточно хорошо знакомы с вами. Придерживайтесь фирменного стиля, и ваши сообщения с подтверждением встречи будут узнаваемы с первого взгляда.
- Сделайте акцент на цели письма
Выделите время и день встречи или напишите их жирным шрифтом.
Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их крупными и заметными.
Не забудьте сделать эти кнопки во всю ширину экрана и задать размер шрифта 16+ для мобильных устройств.
- Не забудьте поработать над дизайном подписи письма
Невозможно переоценить важность подписей для бизнес-писем и в частности для подтверждений встреч.
Здесь вы должны убедиться, что ваше фото достаточно крупное и четкое, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделять контактную информацию, например значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер мобильного телефона.
3. Тема email-подтверждения встречи
Скорее всего, если речь идет о подтверждении встречи, получатель уже немного знаком с вами и шансы, что он откроет ваше письмо, довольно не малые. Тем не менее информативная тема письма будет весьма кстати.
Примеры хороших тем:
- “Напоминание о встрече”;
- “Время, место и повестка дня нашей встречи”;
- “Встреча в…”;
- “Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу”;
- “Время нашей встречи изменилось”;
- “Имя + название встречи”;
- “Вопросы, которые мы завтра обсудим”, и т.д.
В завершение
Чтобы создать работающее письмо-подтверждение встречи, вам нужно:
- Придумать четкую тему письма;
- Сделать письмо коротким – только по сути вопроса;
- Делать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавили встречу в календарь;
- Уделить особое внимание подписи;
- Не забыть отправить фоллоу-ап письмо, если первое осталось без ответа.
Искренне желаю вам удачи! Пусть ваши клиенты приходят на встречи – и все они будут продуктивными.
Слишком заняты? Сэкономьте время, используя наши готовые шаблоны подтверждений встречи.
