Опыт нашей команды.
Ранее мы уже освещали тему управленческого учета. Тем не менее хочется дополнить информацию нашими наблюдениями:
- как правило, постановкой учета компании начинают заниматься на стадии относительной стабильности, в тот момент, когда Бизнес достиг определенных размеров и финансы начинают требовать контроля
- как правило, компании подходят к этой стадии в условиях явного беспорядка в плане учета
- как правило, управленческий учет если и существует, то совершенно не автоматизирован и отделен от бухгалтерского
- зачастую компании испытывают кассовые разрывы и не всегда способны их обосновать и спрогнозировать
- еще чаще собственник не понимает, куда была израсходована его чистая прибыль, отображенная в отчете, т.к. физически денежные средства отсутствуют
- учет, собранный «на коленках» сложно проверить, вероятность достоверности данных мала
С похожими сложностями к нам обратился руководитель одной компании, достаточно крупной в своей сфере, но до недавнего времени живущей с управленческим учетом «как придется». Нет, как таковой упр. Учет у них конечно был, но уж очень он был «зависимый» от данных, внесенных в бух. учет, зачастую не на те или на укрупненные статьи, без какого-либо деления на нужные центры финансовой ответственности. Абсолютно тяжелый и трудоемкий, с кучей ошибок, отчет о фин. результатах собирался вручную и с отсрочкой до полугода. Какие тут управленческие решения на основе событий полугодовой давности? К сожалению, никакие..
Нужно было решить непростую задачу – в условиях уже сложившегося учета и на базе действующего программного обеспечения, не ломая то, что есть, аккуратными шагами внедрять правильный учет и одновременно переучивать сотрудников компании. Поэтому у нас получился синтез автоматизации процесса на базе программного продукта Заказчика и на базе excel там, где программа «связала нас по рукам».
После того, как мы определились с ответственными за управленческий учет сотрудниками, нужно было разработать каноны и правила ведения учета, которым по ходу внедрения мы обучали соответствующих специалистов.
Сложнее было настроить удобный план счетов и справочники, необходимые для ведения упр. учета. План счетов взяли типовой, подкорректировали ряд субсчетов и субконто под свои нужды, а вот со справочниками статей затрат и подразделений пришлось немного повозиться. Используемые в бух. учете справочники были «засорены» ненужными статьями, кроме того, статьи в большей части не использовались на практике, а используемые – были слишком укрупнены и не подходили под наши нужды. Поэтому за основу упр. Статей мы взяли разработанный нами ранее и уже зарекомендовавший себя «эталон», который мы подстроили под специфику нашего Клиента. В процессе мы также навели порядок и в бух. учете, хотя такой задачи изначально и не стояло.
Далее требовалось описать бизнес-процессы - бухгалтерские операции, которые отражают этапы деятельности предприятия.
Описания бизнес-процессов послужат в дальнейшем основной частью технического задания для программистов с целью внедрения программного продукта.
При утверждении трех основных упр. отчетов учли специфику компании-Заказчика и разработали формы, удобные для пользователей.
По мере необходимости также создали вспомогательные отчеты, включая важный для собственников «косвенный ДДС» и важный для продажников «факторный анализ динамики продаж», включающий слияние 5 видов анализа.
В действующих условиях рынка Заказчику пришлось «отсрочить» выбор более совершенного программного продукта, поэтому действовать пришлось исходя из «сегодняшних реалий». Однако, у нас есть подготовленное ТЗ для будущих программистов, а также разработана «архитектура учетных систем» под конкретного Заказчика, как только будет принято решение о полной автоматизации – Заказчику потребуется лишь провести конкурс и выбрать наиболее устраивающий его продукт.
А Вы сталкивались с проблемами организации управленческого учета? Пишите в комментариях – какие сложности встречались у Вас?