Оптимизация деятельности предприятия — насущная проблема для каждого руководителя. В целях повышения эффективности работы приходится внедрять новые технологии, в том числе и программное обеспечение. В связи с этим нередко встает выбор между ценой и качеством. Найти оптимальную середину порой непросто, особенно, если вопрос касается автоматизации учета. Поговорим о том, сколько стоит внедрение 1C или как это сделать с минимальными затратами.
Кому полезно знать?
Материал в первую очередь будет полезен руководителям организаций с численностью сотрудников от 10 до 80 человек. Внедрение системы автоматизации на базе 1С для малого и среднего бизнеса существенно отличается от аналогичных задач, стоящих перед крупными предприятиями в силу ограниченных ресурсов.
Ориентируясь на минимальные затраты, следует учитывать 3 основных принципа:
1. Коммуникации.
2. Поиск новых ресурсов.
3. Определение необходимого минимума функционала.
С чего начать?
С определения основных критериев:
- Сроки. Многие предприятия не располагают временем для тестовых решений. Установите реальные сроки реализации. Поговорите с руководителями отделов, выявите необходимый минимум для работы в системе каждого подразделения. Полученный срок помножьте на два с учетом корректировок, которые придется вносить в ходе рабочего процесса.
- Квалификация. Проект по внедрению требует от специалиста наличия навыков не только программиста, но и преподавателя, способного обучить персонал.
- История проекта. В условиях ограниченных ресурсов лучше остановить свой выбор на зарекомендовавшем себя с хорошей стороны проекте.
На основании этих трех критериев будет сформирована стоимость автоматизации учета предприятия.
Оптимизация затрат
Итак, решение принято, теперь дело за малым — внедрить 1С с минимальными затратами.
В первую очередь, нужно определиться с проектом, чтобы не тратить деньги на малоэффективное программное обеспечение. Необходимо попросить поставщика подготовить контрольный пример для демонстрации, что позволит оценить, как проходит процесс автоматизации.
Помните, что после внедрения 1с трудозатраты сотрудников должно уменьшиться при увеличении скорости рабочего процесса. Для этого достаточно установить минимальный функционал персонала, а не приобретать программное обеспечение с массой непонятных и ненужных опций.
Второй источник минимизации расходов — привлечение аутсорсинга. Это дешевле, чем содержать штатного сотрудника, поскольку оплачивается только выполнение конкретных задач.
Опрос сотрудников
Процесс минимизации расходов при внедрении 1С начинается с опроса сотрудников каждого отдела. Интервью позволит воссоздать полную картину и избежать ошибок. Именно череда неправильных решений в общем и целом со временем приводит к удорожанию автоматизации. Поэтому очень важно установить минимум функционала, способного обеспечить эффективность работы отдела/подразделения.
Тестирование
Программист пишет блок и тестирует его своими силами. Если тест проходит успешно, продукт отдается на пробу будущим пользователям. Тестирование позволит определить, насколько удобна программа и все ли необходимые задачи способна решить?
Обучение и внедрение
Желательно, чтобы программист начал обучать персонал сразу после окончания разработки блока и его тестирования. Обговорите со специалистом этот момент. Если есть возможность отвлечь сотрудника от рабочего процесса, то процесс обучения нужно начинать до момента ввода программы в эксплуатацию. Это позволит провести тестирование, максимально близкое к условиям эксплуатации, то есть поможет Вам более широко взглянуть на внедряемый блок.
Если выдернуть сотрудников с рабочего места для обучения невозможно, значит, нужно внести коррективы по времени и оставить задел на обучающий процесс пользователей. Данный вариант оптимален с точки зрения трудозатрат, но несколько теряет в качестве тестирования.
Если человеческие ресурсы компании ограничены, внедрение должно быть постепенным, т.е. внедряется в первую очередь вначале критичный функционал для одного отдела, потом для другого и т. д. В этом случае важно заранее проанализировать и составить план, чтобы не нарушить деятельность организации.
Оптимизация ресурсов
Есть два способа оптимизации затрат:
- С помощью обучающего видео. Плюсы: хорошее восприятие пользователями при минимальной затрате времени на его создание.
- Обучить руководителей отделов, которые самостоятельно займутся обучением персонала. Руководящий сотрудник должен быть обучен в достаточной степени, чтобы научить подчиненных эффективно пользоваться системой (заполнять документы, составлять отчеты.
Возникли сложности с 1с ? Позвоните 88003012606 , звонок для Вас бесплатный.
Поддержка и развитие системы
Здесь стоит выделить три основных момента:
- Руководители отделов должны в точности знать о расставленных приоритетах для выделения достаточного времени на внедрение 1С и обучение сотрудников своих подразделений.
- Необходимо в ключевых отчетах внедрить контроль возможных "дыр" в системе (отгрузки по ценам, ниже рентабельных, к примеру) на случай, если внедренные механизмы не сработали (неправильная раздача прав пользователям, внедрение нового блока и блокировка старых и т.д.)
- Отслеживать взаимодействие пользователей с внедренной системой, интересоваться впечатлениями сотрудников, насколько они довольны результатами ее работы. Чем больше ценится система, тем меньше издержек на её эксплуатацию. К тому же, такой подход поможет анализировать и вовремя узнавать о выявленных проблемах, следовательно, своевременно решать их.
Методы подсчета
Сколько времени и ресурсов потребуется на внедрение 1С? Чтобы узнать ответ на этот вопрос, необходимо составить план-график. Для этого можно воспользоваться одним из предложенных способов:
- Экспертное мнение. Нанять специалиста, одного или нескольких, чтобы они оценили масштаб проекта.
- Оценка по частям. Метод заключается в разделении больших проектных блоков на малые части, которые проще оценить. Общая сумма всех сложенных частей даст понятную картину будущих финансовых затрат на автоматизацию учета.
Эксперты рекомендуют комбинировать оба способа. Например, на ранней стадии, пока еще не составлен полный перечень работ, можно воспользоваться экспертной оценкой. Как только проведено обследование, применяется второй способ.
Следите, чтобы специалист, занимающийся внедрением, укладывался в сроки. Нарушение временных рамок приведет к уходу от первоначального плана и может сказаться на деятельности организации, что повлечет финансовые потери. Если внедрение затягивается, можно настоять на запуске параллельно несколько задач, которые до этого планировались запускаться последовательно. Либо уменьшить объем задач. Иногда лучше пожертвовать небольшим функционалом, нежели застопорить работу всего предприятия. В дальнейшем, сокращенные задачи можно будет ввести в рабочий процесс.
Специфика проектов автоматизации нередко подразумевает выявление задач, ранее не учтенных при обследовании. Поэтому при составлении плана-графика, установите сроки и помножьте их на коэффициент 1.3, а то и 2.0, в зависимости от масштаба и специфики проекта.
Заключение
В данном материале изложен процесс внедрения 1С минимальными ресурсами лишь в сжатом виде. Это далеко не все способы оптимизации ресурсов, поскольку в процессе выполнения проекта могут возникнуть самые разнообразные обстоятельства. Сложно предусмотреть все, именно поэтому и важна экспертная оценка специалиста, способного оценить масштаб работ со стороны.