Пока власти решают вопрос добровольно-принудительной самоизоляции, а врачи продолжают борьбу с распространением коронавирусной эпидемии, все больше работодателей сталкиваются с проблемой перевода своих сотрудников на удаленную работу. И большая их часть ранее никогда не задумывалась о специфике труда вне офиса.
У работы в режиме «удаленки» свои особенности в хранении данных и работе с ними. Они сильно отличаются от стандартных общепринятых техник безопасности. Предлагаем вашему вниманию опыт тех, кто давно наладил дистанционное взаимодействие с сотрудниками, осведомлен об опасности киберугроз и знает, как свести риски к минимуму.
Ограничение по доступу к информации
Ни один руководитель до конца не осведомлен о круге общения своих подчиненных. В некоторых сферах даже распространена политика конфиденциальности личной жизни. А это значит, что до конца никому не известно, кто из родственников имеет доступ к домашнему компьютеру, и даже кто банально может появиться за спиной во время важного совещания по Скайпу или Дискорду.
Обычно никто из сотрудников себе не враг и не хочет, чтоб важные отчеты были удалены шаловливыми детьми. Но дома люди бывают рассеянными, отвлекаются, и вероятность забыть закрыть крышку ноута и оставить важную информацию на видном месте или не сохранить ее резко возрастает.
Большая часть этих проблем решается протоколами безопасности. В них нет ничего сложного, и ознакомить сотрудников с новыми директивами не займет много времени. Обычно от них требуется только обязательная блокировка экрана гаджета и использование пароля для ПК или ноутбука. Мелочь. Но такая мелочь может существенно снизить вероятность утечек или банальной утери рабочего материала.
Домашнее и офисное оборудование
Планшет и мобильный телефон не решат все задачи. Руководству стоит обеспечить своих работников мобильными корпоративными ПК. Самым часто используемым вариантом являются лэптопы в офисной (то есть бюджетной) комплектации, которые стоят недорого, но вполне подходят для решения большинства задач.
В идеале такие машины должны давать руководству полный доступ ко всем данным, а также возможность дистанционного удаления информации и вводить ограничения по установке сторонних приложений. Все это обеспечивается нехитрыми бесплатными программами, либо корпоративными решениями, которых в избытке на рынке современного ПО.
Управление средой для коллаборации
Не стоит оставлять на откуп сотрудникам средства общения и командной работы, держите руку на пульсе. Иначе ваши работники сами будут искать способ коммуникации и, скорее всего, воспользуются стандартными настройками GoogleDocs, которые могут быть проиндексированы поисковиком, что в итоге приведет, к утере данных или случайному доступу к ним посторонних лиц. То же самое касается и облачных хранилищ данных.
Оптимальным вариантом будет подбор среды для коллаборации с соответствующим уровнем безопасности и возможностью контроля за перемещением информации. Наделите своего самого ответственного работника правами администрирования, проведите инструктаж с каждым в вашем офисе, автоматизируйте настройки прав доступа ко всем папкам — GoogleDocs это позволяет.
Новые объемы переписки
В новых условиях не получится обсудить с коллегами рабочие вопросы просто обернувшись к соседнему рабочему месту. Теперь это придется делать удаленно, а значит существенно возрастают объемы информации и время обмена сведениями. В теории это раскрывает злоумышленникам довольно широкий простор для саботажа, манипулирования и организации утечек важных данных. Работа в домашних условиях снижает бдительность, и одно незнакомое письмо от постороннего лица в море корпоративной переписки может не вызвать подозрения.
Решается эта проблема довольно просто. Сотрудники обязуются использовать только корпоративную почту, а почтовые сервера обеспечиваются технологиями, позволяющими выявить сторонние заявки с незнакомых доменов. Ну и старый добрый инструктаж — куда же без него? Потратьте время на подробный ликбез по угрозам в переписках.
Если судить поверхностно, то сотрудник на удаленке ничем не отличается от офисного. Но первые же дни удаленной работы покажут вам обратное. Не пренебрегайте вопросом безопасности в нынешней сложной ситуации, и это поможет вам избежать многих проблем в будущем, решить которые в дистанционном режиме окажется намного сложнее, чем вы могли ожидать.