Проблема со сбором оригиналов первичных документов была всегда. Ясно дело, в период пандемии эта боль лишь обострилась. Теперь найти кого-то в офисе и собрать с него нужные подписи и печати шансов почти не осталось. Удаленная работа наложила свою специфику на организацию документооборота. Будет здорово, если вам удастся настроить свои процессы так, что бы к документам ни у кого из сторон претензий не было и бумага так же не потребовалась не только во время кризиса, но и в "мирное время". Здесь хотим рассказать, как это можно сделать.
Вариант первый. Электронный документооборот.
Слова красивые - практика печальная. При том, что по данным ФНС 90% бизнеса общаются с налоговой электронно, между собой настроить нормальный ЭДО (электронный документооборот) мы не можем. Проблемы две:
- нужно выпустить отдельную электронную подпись
- нужно, что бы ваш контрагент либо пользовался аналогичным программным обеспечением, либо умел настраивать роуминг между разными системами ЭДО. Последнее - дело для не слабонервных. В нашей практике ЭДО используют лишь 3% контрагентов от общего числа всех наших клиентов и то, в своем подавляющем большинстве - это сети, которые просто навязывают свой канал обмена документацией.
Вариант второй. Обмен сканами документов.
Очень популярная практика и сейчас приняла особую моду. Но не все так просто. Пока все выполняют свои обязательства - все хорошо. По нашему опыту, партнеры годами работают без оригиналов договоров. Проблемы начинаются, когда заканчиваются оплаты или кто-то "прощает" всем свои обязательства.
Чтобы копия(скан) договора имела юридическую силу, важно прописать следующее:
- что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
- что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
- электронные почты сторон в реквизитах. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;
Внимательный читатель заметит, что выше написано только про договоры, а как же быть со всем остальным (накладными, актами, счетами-фактурами и всем прочим? Ровно так же (либо использовать ЭДО, либо создавать специальные оговорки в договоре). Причем, налоговая будет совсем не против, о чем сказано в свежем письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570