Оригинал документа обычно выдается в единственном экземпляре. Чтобы сохранить оригинальный бланк у себя при совершении сделок, при обращении в государственные и муниципальные ведомства, при защите в суде или в иных случаях, можно представить заверенную копию.
Когда требуется заверение копии у нотариуса
Только в некоторых случаях можно использовать копию документа без отметки о нотариальном удостоверении. Обычно это допускается, когда копия передается вместе с оригиналом, чтобы должностное лицо или иной субъект могли сверить их содержание. Также в отдельных ситуациях допускается заверение копий специалистами организаций либо самим владельцем документа. Удостоверение копий через нотариуса позволяет использовать их без предъявления оригинала. В зависимости от вида бланка заверенные копии могут понадобиться:
- при обращении одновременно в несколько органов или ведомств, когда представление оригинала по разным адресам физически невозможно;
- когда закон содержит прямое указание на предоставление копии с нотариальным удостоверением;
- когда оригинал документа не может быть выдан гражданам или организациям, так как должен храниться в определенном месте;
- когда на руках отсутствует оригинальный экземпляр, однако есть копия, ранее уже заверенная через нотариат.
Правила нотариального заверения копий
Обычно нотариус заверяет копию только при представлении оригинального бланка. Можно заказать удостоверение копии с целого документа либо выписку его отдельных частей (например, при наличии в бланке нескольких самостоятельных решений, не связанных между собой). В исключительных случаях допускается заверять копии с копий документа, если они ранее были удостоверены через нотариат либо иным законным способом. Заверение копий документов нотариусом осуществляется по следующим правилам:
- чтобы заверить копию, в нотариальную контору нужно представить исходный бланк, так как будет сверяться их идентичность;
- запрещено заверять копии, если представленный бланк содержит исправления, подчистки, приписки, иные неоговоренные правки в тексте или форме;
- нельзя заверить документ, если текст в нем выполнен карандашом;
- нотариус откажет в удостоверении копии, если оригинал документа ветхий, содержит нечитаемый текст, стертые печати и подписи;
- нельзя заверить копию, если нарушена целостность оригинального бланка (например, если есть надрыв либо документ полностью порван на отдельные части);
- запрещено заверять копию документа об образовании, если он не содержит обязательных реквизитов (серии, регистрационных номеров и т. д.);
- не заверяются копии с оригиналов на иностранном языке, так как нужно предварительно сделать их нотариальный перевод;
- количество копий, которое можно заверить с одного оригинального бланка, законом не ограничено и зависит только от желания заявителя. Более того, можно неоднократно обращаться к нотариусу для повторного заверения копии того же документа, если возникла такая необходимость.