Нужна ли вам система документооборота?

В настоящее время трудно представить современный офис без компьютеров, не оснащённых специальными программами, которые позволяют автоматизировать работу с документами. Но в то же время, на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы.

Давайте разберемся, что такое документооборот в современной компании.

Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете – хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.

ОТВЕТЬТЕ НА НЕСКОЛЬКО ПРОСТЫХ ВОПРОСОВ:

• Можете ли быстро найти нужный документ в течении 1ой минуты перед важными переговорами?
• Все ли резолюции по документам отработаны и в срок?
• Какие документы остались неисполненными?
• Вы уверены, что текущий процесс согласования документов эффективен для вашей организации?
• У кого сейчас находится документ на согласовании?
• Вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• Как открыть срочный документ в аэропорту во время командировки?

Мне кажется, если Вы ответили для себя на половину этих вопросов, то Вам нужна система электронного документооборота!

Документы являются носителями первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени сотрудников компании.

Таким образом, актуальность управления документооборотом компании значительна и постоянно растет.

В рациональном подходе к управлению компанией, работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня для современных компаний все чаще становится вопрос автоматизации документооборота: переход с бумажного документооборота на электронный.

А ТАК ЛИ ХОРОШ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?

Какие преимущества у электронного документооборота перед бумажным:

• Работа с бизнес-процессами.

Можно отслеживать все этапы жизненного цикла документа. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства. 

• Выше исполнительская дисциплина.

С полным контролем всех этапов работ система документооборота помогает повысить исполнительскую дисциплину.

• Снижение рутинной работы. 

Система сокращает время на операции работы с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Быстрее проходит согласование документов и в следствии чего повышается эффективность компании.

• Легко внедрять новых сотрудников.

Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).

• Больше конкурентных преимуществ.

Система электронного документооборота напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед вашими партнёрами. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения документов и контроля всех процессов.

В настоящее время существует множество разнообразных СЭД, от глобальных государственных систем, как например «Система межведомственного электронного документооборота органов власти Российской Федерации», до локальных, развертываемых в компаниях всех уровней бизнеса.

Компания ПРАУД имеет большой опыт и предлагает помощь во внедрении системы электронного документооборота.

https://business.pra.ru/antikrizisnye_predlozheniya/upravlenie_zadachami_i_dokumentami_udalenno/