Организация свадьбы — это объемный и важный проект для пары, которая решила пожениться. Как правило, жених и невеста впервые сталкиваются не только с проектом такого рода, но и самим процессом организации свадьбы в принципе, что влечет за собой тревогу за качество мероприятия.
Современную свадьбу уже сложно представить без свадебного координатора, ведь он берет на себя управление проектом под названием «свадьба» в сам праздничный день, но еще встречаются молодожены, которые думают, что достаточно выбрать исполнителей, а дальше все организуется самом собой. Праздник, подготовленный по такому принципу, оборачивается неприятными воспоминаниями, потерянным временем и деньгами.
Свадебный координатор – это менеджер свадебного дня, который обладает всей необходимой информацией и компетенциями для принятия решений по аспектам подготовки в день праздника. Часто бывает, что организатор свадьбы и координатор – это один и тот же человек или два человека из одного свадебного агентства, но бывает и так, что молодожены самостоятельно организуют свадьбу, а координатора подключают за 2-7 дней до свадьбы.
Давайте разберем самые важные задачи координатора:
До мероприятия (за 1 – 7 дней)
- Коммуникация с исполнителями услуг на основе предоставленных контактов от заказчика с целью доведения до них сведений о времени, месте и условий работы.
- Коммуникация с менеджером площадки для решения финальных организационных вопросов.
- Составление и передача необходимых документов на площадку (списки на расселение, списки на парковку, списки на ввоз оборудования и др).
В день мероприятия
- Выполнение персональных просьб и поручений жениха и невесты.
- Встреча гостей перед мероприятием и помощь в размещении.
- Встреча гостей на welcome-зоне, приглашение к интерактивным зонам, информирование о рассадке и организационным моментам (расположение гардероба, туалетных комнат, зоны welcome, фуршета, тайминга дня).
- Организация трансфера для гостей.
- Помощь в организации поздравительной части (прием цветов и размещение в вазах, прием подарков, оформление зоны пожеланий).
- Работа с менеджером ресторана по решению организационных моментов на площадке.
- Контроль наличия и соответствия текстиля, сервировки, количества столов, стульев, ваз для цветов и других необходимых атрибутов от площадки и декоратора.
- Контроль клининг-функции на площадке.
- Привлечение сотрудников службы безопасности при необходимости.
- Информирование подрядчиков о месте, времени мероприятия и контроль своевременного прибытия.
- Контроль монтажа и демонтажа площадки.
- Организация питания, кофе-брейков подрядчиков на площадке.
- Организация работы гримерной комнаты.
- Организация работы декоратора на площадке, контроль соответствия утвержденным эскизам.
- Помощь ведущему в организации программы.
- Прием торта от поставщика, контроль соответствия внешнего вида, передача в банкетную службу.
- Информирование при необходимости об эвакуационных выходах.
- Решение любых форс-мажорных ситуаций.
После основной части мероприятия (после завершения банкета)
- Контроль сбора еды в контейнеры.
- Контроль погрузки оставшейся части еды, напитков, цветов и подарков для транспортировки.
- Оплата услуг подрядчиков на основе актов от лица молодоженов
- Контроль количества бутылок и пробок алкогольных напитков.
- Контроль демонтажа декораций.
Исходя из списка очевидно, что координатором может быть не любой человек, а тот, который обладает определенным набором личностных и профессиональных качеств:
1. Опыт работы. С каждой свадьбой уровень специалиста становится выше.
2. Стрессоустойчивость. Крайне важное качество для решения любых форс-мажоров.
3. Инициативность. Это качество помогает идти на опережение возможных ситуаций, которые потребуют решения.
4. Пунктуальность. Must have для координатора. Координатор - ключевой механизм организации праздника.
5. Выносливость. Координатор работает с самого раннего утра до поздней ночи.
Прочитав статью, вы наверняка подумали что услуги координатора дорогое удовольствие, но это не так! Во-первых, это не удовольствие, а один из важнейших элементов праздника, а во-вторых, стоимость работы свадебного координатора в Москве начинается от 10 000 рублей за свадьбу.
Если статья для вас полезна, то предлагаю почитать другие статьи в блоге на эту тему.
Фотограф - София Сиволап на свадьбе Насти и Антона, 4.08.18