- Вы перегружены количеством задач и проектов, которыми вы управляете?
- Вы рассеянна, потому что не знаете, за что хвататься?
- Чувствуете стресс из-за того, что живете в постоянном дедлайне?
Вы можете удивиться, но у меня также есть три хорошие новости для вас.
Во-первых, вы не одиноки. Не для всех это, вероятно, будет утешительно, но таких людей, как вы, сталкивающихся с проблемой множества задач, гораздо больше, чем вы думаете. Эти проблемы стоят на повестке дня очень многих не только предпринимателей, менеджеров и лидеров. Но и “обычных людей", как я или вы. Ну ... может быть, у меня это не часто случается, потому что…
Во-вторых ... вы можете что-то сделать с этим! И даже если вы чувствуете, что тот объем задач, который у вас есть, вызывает у вас рассеянность, стресс, отсутствие результатов, то вы обязаны что-то с этим сделать. Точно так же, как я сделала это несколько лет назад, когда еще училась в старшей школе и развивала собственный бизнес, я научилась управлять множеством приоритетов и нашла методы для этого.
В-третьих, если вы здесь и читаете эти слова, значит, сейчас самое время и место для того, чтобы вы приняли меры для перемен и научились управлять своим хаосом. Время восстановления баланса и восстановления гармонии в профессиональной и личной жизни. Может быть, вы подумаете, что это пустые обещания, но это уже ваше дело, проверите ли вы этот метод или нет.
Так что, летим?
Возможно, вы также не раз убеждались, что иногда чем проще метод, тем лучше результаты.
Как бороться с нагромождением обязанностей и выйти из-под кучи проектов в 7 шагов?
1. Запишите 4-6 ваших целей на следующие три месяца. Это могут быть проекты, которые вы должны реализовать на работе, личные цели, отношения и т.д. Одним словом, все, что важно и приходит на ум. Но важно, чтобы их было не больше 6. Если вы наберете 10, это не значит, что вы этого не сделаете, но выберите 4-6 самых важных.
Чрезмерное количество целей или проектов не способствует ни производительности, ни эффективности, ни тем более эффективности в действии. Наоборот: когда наше внимание отвлекается на большее количество задач, нам становится труднее сосредоточиться и получить реальную эффективность. Наш ум перескакивает с темы на тему, и это приводит к частому отвлечению и снижению производительности.
2. Запишите на отдельном листе все действия, которые вы чувствуете, что должны сделать. Они могут быть связаны как с вашими целями из пункта 1 (и должны 😉 ). Но это могут быть и другие задачи, которые вы думаете, что вы должны сделать (такие как стирка, уборка и т.д.) Запишите, сколько времени вы бы ориентировочно выделили на каждую из них.
Выбрасывание «из головы» на бумагу таких вещей очень полезно для того, чтобы дистанцироваться от того, что нужно делать, а также позволяет вам получить больше спокойствия. Когда все, что вертелось у вас в голове, перенесено в список дел, мы чувствуем себя собранными. И можем тратить свои интеллектуальные ресурсы продуктивнее. В противном случае наша «система», как Windows, в котором открыто слишком много окон.
Я думаю, вы знаете, как это выглядит и к чему может привести. Будь умнее. Избегайте жесткого зависания и перезагружайте свою систему самостоятельно.
3. Возьмите лист формата А4 или больше и разделите его на 4 части. Опишите их следующим образом:
То, что вы только что создали, это так называемая матрица Эйзенхауэра. Один из лучших и самых простых инструментов для определения приоритетов и принятия решений о том, делать что-то, делегировать или не делать вообще.
Введите задачи, которые вы перечислили в пункте 2, в полученную матрицу. Каждая задача, которую вы имеете рассмотрите на предмет полезности в достижении ваших целей (из пункта 1).
Четверть Я: важно и срочно
- это так называемые "пожары“, дела, которые важны с точки зрения ваших целей и должны быть сделаны ”еще вчера"; за них следует брать в первую очередь
Четвертьфинал II: важно и не срочно
- можно сказать, что это четверть спокойствия, потому что здесь вы вводите задачи, важные для достижения ваших целей, но на выполнение которых у вас еще есть время. В этом квадранте живут хорошо организованные люди, которые шаг за шагом преследуют свои цели.
Квадрант III: неважно и срочно
- это задачи, которые не влияют на ваши цели, но являются неотложными для выполнения, например, стирка или собака, которую нужно вывести на прогулку. Задачи из этой группы можно довольно легко делегировать другим, потому что они не требуют вашего личного участия (если вы не являетесь единственным владельцем собаки 😉 хотя и здесь есть решения, потому что вы можете нанять кого-то для этих действий)
Квадрант IV: неважно и не срочно
- то есть все так называемые "пожиратели времени": ТВ, интернет, ФБ, постоянное обновление почты и т.д. Это также могут быть развлечения, которые нам время от времени нужны, поэтому их не всегда нужно полностью устранять.
Но вы точно знаете, что, если вы проведете слишком много времени в этом квартале, вы будете обязаны постоянно тушить пожары в ваших проектах. Возможно, даже это привело вас туда, где вы находитесь сегодня. Тогда мне не придется рассказывать вам, как избыток пребывания в этом квадранте увеличивает уровень стресса и ненужных эмоций.
4. В календаре поместите все задачи из Матрицы в порядке от самых важных до наименее важных. То есть сначала избавьтесь от пожаров, а пока планируйте хотя бы час-два в день на работу в квадранте II, то есть с задачами, важными для достижения долгосрочных целей, но не требующими срочных действий. Я рекомендую вам ставить эти задачи по утрам из-за свежести ума, которую вы будете иметь, и его лучшей способности выполнять сложные задачи, а также из-за того, что это позволит вам почувствовать с утра, что вы работаете над важными и непрочными делами, то есть без спешки выполняете свою миссию.
Только после того, как все действия из важных категорий будут помещены в календарь, начните размещать остальные.
Или просто подумайте, кому Вы можете делегировать это?
Или чего вообще не делать и удалять из списка?
5. Очень хорошим решением при планировании задач из Матрицы является использование дневного расписания по 15 минут. Каждые 15 минут вы можете планировать одно действие. Конечно, у вас, вероятно, будут такие задачи, как встречи, которые отнимут у вас больше времени, но стоит использовать как можно более короткие периоды – вы сами удивитесь, сколько вы можете сделать с помощью этого метода в течение дня!
Если вы хотите еще больше повысить свою производительность, сделайте себе такой график с 10-минутными блоками. В течение 17 часов у вас будет 100 временных блоков! Представляете, какую производительность вы получите?!
6. Планируйте до 80% времени
Потому что вы никогда не знаете, какие непредвиденные ситуации могут вас застать. Я пойду еще дальше: планируйте 65% времени и учитывайте определенные поля для некоторых действий (например, поездка в какое-то место и потенциальная пробка, и заранее планируйте больше времени для этого действия). Конечно, вы не можете предвидеть все это, но вы можете подготовиться к этому соответствующим образом (например, взять с собой книгу для чтения или список телефонов для звонков).
7. Соблюдайте ежедневное расписание, каждый вечер уделяйте время планированию следующего дня. Соблюдайте дисциплину!
Последнее на самом деле является квинтэссенцией всего. Потому что, даже если подготовка была идеальной, но мы не реализуем наш план в жизнь, вся ранее проделанная работа идет впустую.
Дисциплина – именно она отличает победителей от проигравших.