Привет, я Игорь Лютенко, руководитель компании "ПРО-Интерактив".
В противовес нашим достаточно пессимистичным прогнозам касательно сферы организации мероприятий (здесь и здесь), хотелось дать немного позитива. Изучая популярный американский блог для организаторов мероприятий, прочёл статью о трендах-2020. И знаете что? Там пресловутый вирус упоминается лишь в последних двух абзацах. Статья опубликована 17 марта, Америка уже захвачена "короной", а Алисса Перна вполне себе спокойно рассуждает о грядущих тенденциях ивент-рынка.
О чём это говорит? Во-первых, о том, что американские ивенторы нисколько не сомневаются в том, что рынок восстановится. Во-вторых, конечно, о том, что они рассчитывают на значительную помощь бизнесу со стороны государства - иначе некому и не для кого будет проводить мероприятия.
Ниже наш вольный перевод статьи. На разделе об экологичности мероприятий многие отечественные братья и сёстры по ивенту улыбнутся. Призываю отнестись к этому всерьёз. Это будущее. Для тех немногих, кто выживет.
Алисса Перна имеет более чем десятилетний опыт работы в сфере организации мероприятий на ведущих международных бизнес-конференциях, фестивалях и выставках, пресс-конференциях, крупномасштабных мероприятиях по сбору средств, сложных общественных мероприятиях и многом другом. Она является основателем Experience Events и управляющим директором Ingenuity Cleveland. Она также является ведущим инструктором (и репетитором!) Курса по корпоративному планированию мероприятий в QC Event School.
Если вы не участвуете в различных мероприятиях, не посещаете выставки крупных планировщиков событий или не читаете тонны отраслевых статей, идти в ногу с тенденциями в управлении событиями может быть непросто. Здесь мы расскажем о различных тенденциях планирования корпоративных мероприятий, которые можно ожидать в 2020 году.
От общения и персонализации до новых технологий и "фишек" декора событий - продолжайте читать!
Нетворкинг и персонализация
В условиях дефицита личного общения в постоянно растущем виртуальном мире, в котором мы живем, создание условий для межличностной коммуникации - непременный атрибут и и топ чек-листа при организации корпоративных мероприятий. Места проведения таких мероприятий смещаются, чтобы обеспечить посетителям уникальный, персонализированный опыт.
Например, многие заведения в Кливленде, штат Огайо (мой родной город), сейчас предлагают пакет услуг типа «Кливлендский опыт». Эти специально разработанные мероприятия могут предложить закуски, уникальные для Кливленда, в не охваченных ранее организаторами локациях - например, на крышах небоскрёбов, где можно увидеть горизонт Кливленда.
Помимо мест, создающих более персонализированный опыт, организаторы также стараются "персонализировать" все составляющие ивента с помощью пропедевтических и пост- опросов после мероприятия. Организаторы задают более конкретные вопросы, такие как:
-- Какую еду предпочитают участники?
-- Каких спикеров и / или какой контент они хотят услышать?
-- И многое другое, касающееся как самой сути, так и "периферии" мероприятия
В конце концов, впечатления посетителя "сделает" или "сломает" событие! К счастью, тонкая настройка возможна благодаря технологии. Мы еще немного поговорим об этом.
Помимо общения и получения ценной обратной связи (как по содержанию программы, так и по общему опыту участников), сочетание деловой программы с развлечением и получением нового чувственного опыта остается все еще очень популярной тенденцией. Это чаще всего используется при выборе места проведения мероприятия.
Участники хотят наслаждаться местом так же, как они хотят наслаждаться самим событием. Иногда место проведения мероприятия может повлиять на их решение о том, хотят ли они присутствовать или нет. Так, в "средних городах" США наблюдается рост бизнеса, ориентированного на организацию событий, на приём и размещение больших групп людей. Это потому, что они могут предложить занимательную и аутентичную туристическую программу, местный колорит, заинтересовать гостей спецификой родного города, но при этом быть значительно более доступными, чем некоторые крупные города, такие как Сан-Франциско, Нью-Йорк и Чикаго.
Экологичнсть
Экологичность постепенно поднялось на вершину списка приоритетов для организаторов мероприятий - и это справедливо! Быть экологически сознательным становится все более важным для посетителей. Для организаций, которые усердно работают над сокращением выбросов углекислого газа, это также важно. К счастью, есть много способов сделать ваше мероприятие более экологичным, без сумасшедших затрат!
Сократите печатные материалы
Необходимо резко уменьшить количество печатных материалов, используемых вашим мероприятием. Например, вместо того, чтобы предлагать всем посетителям печатные буклеты с программами, некоторые мероприятия становятся безбумажными. Это означает, что вместо этого они направляют участников к электронной повестке дня, которую можно найти в Интернете или с помощью мобильного приложения.
Хотите верьте, хотите нет, но инвестирование в мобильное приложение, которое предлагает множество решений для вашего мероприятия, помимо публикации повестки дня мероприятия, может быть более экономичным, чем печать буклетов программ!
Работа с LEED-сертифицированным залом
Leadership in Energy and Environmental Design, LEED) — добровольная система сертификации зданий, относящихся к "зелёному строительству", разработанная в 1998 году «Американским советом по зелёным зданиям» для оценки энергоэффективности и экологичности проектов устойчивого развития (Википедия).
Сертифицированные LEED объекты - это энергоэффективные объекты "нового строительства". Они потребляют меньше воды и предлагают лучшее качество воздуха. Когда строилось здание, они использовали экологически чистые строительные материалы и ответственное землепользование. В качестве приятного бонуса, здания с сертификатом LEED могут также обеспечить лучший доступ к общественному транспорту.
Откажитесь от одноразовой упаковки
Например, вместо того, чтобы использовать отдельные пакетики с сахаром, сливками для кофе, можно предлагать сливки в большом графине или сахар в миске. Вместо того, чтобы использовать отдельные йогурты и пакеты мюсли, равно как и прочие расфасованные продукты, предложите фруктовый и йогуртовый бар. Это поможет устранить отходы упаковки.
Обязательно предусмотрите вегетарианские диеты и здоровое питание. Многие мероприятия уделяют больше внимания оздоровительным инициативам. Они могут даже предложить утреннюю йогу или групповую пробежку по городу.
Уменьшите (или полностью исключите) одноразовую пластиковую упаковку
Это не только еще одна популярная тенденция, но и отличная "разгрузка" для окружающей среды! Например, использование натуральных ("железных") столовых приборов или использование 100% утилизируемых тарелок, вилок, ложек или соломинок из картона - все становится нормой.
Экологичное промо
И наконец, когда дело доходит до промо-предметов, подарков или сувениров, выбирайте более экологичные предметы. Многоразовые соломинки из нержавеющей стали или модная большая сумка из пробки и хлопка - это всего лишь пара примеров стандартных подарков для посетителей на экологически ориентированных мероприятиях.
Технологии
Технологичность всегда в тренде и продолжает прокладывать путь к "живому" событию. Для начала организаторы используют приложения для мобильных телефонов для своих конференций и мероприятий. Они также используют приложения для управления проектами при организации более крупных и сложных проектов. Онлайн-платформы, big data - то, без чего уже невозможно представить себе мероприятие с коичеством участников в несколько сотен человек.
Одной из перспективных тенденций является использование голосовых технологий. Подобно использованию Siri на вашем iPhone, голосовые технологии могут предоставить посетителям еще более персонализированный опыт. В конце 2019 года лидер отрасли, CVent, прототипировал опыт голосовой технологии, используя Amazon Echo на своей конференции пользователей. Они сделали это, запрограммировав индивидуальный сервис вопросов и ответов во время мероприятия.
Не удивляйтесь, если вы увидите, что технология распознавания лиц будет использоваться на мероприятиях в ближайшем будущем! Скорее всего, она будет использована во время регистрации и во время событий. Помимо этого, компании, занимающиеся технологиями событий, также ищут лучшие способы максимизировать технологию RFID (радиочастотную идентификацию с помощью меток), чтобы персонализировать и улучшить общее восприятие событий.
Также наблюдается увеличение видеоконтента до, во время и после мероприятия. Это, среди прочего, самый мощный инструмент маркетинга мероприятия. Когда вы объедините эти потенциальные факторы, они обязательно создадут уникальный и индивидуальный опыт для всех участников!
Наконец, стоит подумать о виртуальных встречах, а не о собраниях офлайн. Виртуальные встречи уже были в тренде, но они наверняка будут расти из-за кризиса со здоровьем COVID-19. Мало того, что они предлагают больше удобства для вовлеченных сторон, они, несомненно, более безопасны в настоящее время.
Контрактные условия
Что касается COVID-19, наличие твердых условий контракта станет предметом обсуждения весь 2020 год и далее. Невероятно важно иметь оговорку об отмене / перебронировании и обстоятельствах непреодолимой силы в вашем соглашении(ях) с площадкой и всеми подрядчиками.
Это означает, что вы и и все ваши контрагенты защищены законом в случае возникновения «непредвиденных обстоятельств, препятствующих выполнению контракта», таких как пандемия.
Как мы недавно обсуждали, новый коронавирус действительно оказал влияние на индустрию организации мероприятий. Существует ряд причин, по которым событие может потребоваться перенести или даже отменить. Теперь, как никогда ранее, вам необходимо следить за тем, чтобы ваши контракты были обновлены и пересмотрены по мере необходимости.
Мы пишем об аттракционах, развлечениях, о досуге со смыслом и об игровых решениях для бизнеса.Наш опыт в организации мероприятий - 20 лет. Наш прокатный парк - свыше 1000 позиций в аренду по любому поводу. Мы - ПРО Интерактив.