Добрый день!
Делопроизводство постепенно переходит на электронный лад, и довольно скоро бумажные носители всевозможной важной официальной информации полностью уступят место флэшкам и файлам.
Это уже давно не новость. В настоящей статье я коснусь только одного документа, который с 01 января 2020 года предлагают отцифровать каждому желающему.
Трудовая книжка.
Маленькая серая корочка с жизненно важными вкладышами, записи в которых заботят очень многих. Ещё бы, ведь от этого зависит то, сколько государство будет выделять владельцу трудовой книжки, когда придёт время уходить на пенсию. За её утерю страшатся, за ведением тщательно следят. Потому что, если что «ведь ничего не докажешь».
Ну, и как я уже упоминал, сей документ предлагают сделать электронным.
Как это будет выглядеть: вся информация о трудовой деятельности владельца содержится в специальной базе, к которой он, в случае необходимости, всегда может обратиться. Все необходимые сведения о работнике с электронной трудовой книжкой работодатель передаёт дистанционно с помощью сети Интернет и личного кабинета страхователя.
Переход на электронную трудовую книжку – дело добровольное.
Каждый сам для себя решает, с чем удобнее – с бумажным носителем или цифровым. Но одна оговорка всё же есть – определиться нужно до 31 декабря 2020 года (предусмотрено ст. 66.1 Трудового кодекса, письмо Минтруда России от 16 марта 2020 года №14-2/В-267).
Если человек отказывается от ведения бумажной версии, он должен написать заявление об этом.
Работодатель в этом случае отдаёт ему трудовую книжку на руки, предварительно внеся в неё соответствующую запись (с правильной формулировкой данной записи можно ознакомиться в письме от 12 февраля 2020 года№14-2/В-150). С этого момента работодатель будет избавлен от ответственности ведения и хранения трудовой книжки сотрудника.
На фоне этого возник вопрос о законности и правильности вышеуказанной записи, ведь по правилам она должна ставиться только в случае увольнения работника.
И только после этого документ отдаётся работнику (уже бывшему). Но Правила составлялись ещё тогда, когда речи об электронных трудовых книжках не шло.
В Министерстве труда по этому поводу дали объяснения, что запись о передаче трудовой её владельцу нужно оформлять так же, как и прочие вносимые записи. И руководствоваться п. 35 Правил ведения трудовых книжек. Согласно данному правилу записи закрепляются подписями работодателя и сотрудника отдела кадров, печатью работодателя и, наконец, подписью сотрудника.
Удачи!