21 век - время развитых технологий. Все мы - активные пользователи смартфонов, ноутбуков, планшетов, электронных записных книжек, плагинов и т.д. Это требуется нам для комфорта, как в обычной бытовой жизни, так и деловой сфере. Все чаще для того, чтобы оставаться с коллегами, начальством или Заказчиками на связи, мы используем различные мессенджеры: WhatsApp, Viber, Telegram, Facebook и многие другие платформы, которые всегда под рукой. И, как правило, общение в них простое и достаточно легкое. Ведь пишем мы зачастую на ходу или за рулем, от банальной нехватки времени.
Но деловой этикет и официальные письма никто не отменял. Для этого мы традиционно используем электронную почту. Разберемся, как правильно вести деловую переписку, и почему следует ограничить вольности.
Для чего нужна официально-деловая переписка:
- обеспечивает удобство в построении и поддержании деловых и межличностных взаимоотношений (как между людьми, так и между компаниями);
- является средством оповещения об официальных и важных событиях, а также для передачи конфиденциальной информации;
- предоставляет возможность изложения и согласования принятых условий сторонами договорных отношений, четко и конкретно;
- позволяет одновременно донести важную информацию нескольким адресатам;
- обеспечивает удобство хранения необходимых данных и доступ к ним в любое время;
- является архивом информации, которую, в дальнейшем, можно использовать в качестве доказательств того или иного факта.
Правила структуры письма
Обычно схема построения письма выглядит следующим образом:
- имя отправителя;
- тема;
- приветствие;
- суть разговора;
- вопрос/призыв;
- подпись;
- контакты.
Правила соблюдения основных деталей письма
- Пишите краткие и понятные заголовки писем для дальнейшего удобства поиска в истории;
- Придерживайтесь строгого стиля написания, избегая использования сленга, жаргонов и уменьшительно-ласкательных слов;
- Обращайтесь к собеседнику уважительно, по имени и отчеству. В настоящий момент, многие отказываются от этой тенденции, указывая только имя. Заранее уточните, как к собеседнику можно обращаться;
- Не используйте смайлики (оставьте их для WhatsApp или Telegram);
- Не используйте слова, значения которых Вы не знаете или не уверены;
- Ко всем приложенным файлам не забывайте писать короткие комментарии или заведите привычку сразу называть вложения (акт №..., письмо от..., Счет-фактура, Заявление);
- В длительной переписке посмотрите на стиль, которым общается собеседник. Иногда деловой этикет допускает некоторое копирование стиля, так Вы улучшите взаимопонимание;
- Отвечайте на письма своевременно: лучшее время - в течение рабочего дня, если письмо было получено до обеда. Если нет возможности быстро дать конкретный ответ собеседнику, проинформируйте его, когда сможете это сделать;
- Не допускайте ошибок и опечаток в письме, перечитывайте и перепроверяйте перед отправкой;
- Если Вам пришло не личное письмо (Ваше имя стоит в копии), ответ должен быть всем, не только адресанту;
- Излагайте свои мысли четко и как можно более коротко, не перегружайте письмо длинными конструкциями;
- Не забудьте создать штамп подписи для деловых писем, непременно добавив "С уважением,.." и указав полное ФИО, должность, компанию, e-mail и рабочий телефон.
Советы по написанию деловых писем
- Стиль текста письма, чаще всего, не слишком важен, но классически используется Times New Roman с размером шрифта 14 (основной текст) и 16 (заголовки);
- Делайте абзацы: длинный сплошной текст визуально воспринимается с трудом;
- Не забывайте о словах благодарности. Она важна как в случае положительно результата ("Большое спасибо за предоставление информации"), так и в случае отрицательного ("Благодарю за потраченное время").
Соблюдая эти несложные правила, Вы создадите приятные впечатления о Вас, что даст возможность продолжения длительного и приятного сотрудничества.