Интерактивные спектакли и свадебные церемонии в Zoom, ролевые игры с фоном из викторианской эпохи, курьеры в качестве аватаров — так выглядит новая реальность ивент-индустрии. Редакция «Своего дела» поговорила с представителями этого бизнеса и узнала, как заработать денег на зарплату и аренду, когда все мероприятия отменили на неопределённый срок
Тимбилдинг на дистанции
«Мы теперь подключаем игроков к так называемому аватару. Это человек, который передвигается по городу и выполняет действия по просьбе участников. Роль аватаров исполняют фрилансеры, сотрудничающие с нашей компанией. Они находятся на улице легально, так как работают курьерами. А два-три часа в день посвящают нашему проекту», — рассказал генеральный директор ивент-агентства «Мы» Михаил Климанов.
Компания организует командообразующие игры (тимбилдинг) для бизнеса — около 80 мероприятий в год. Из-за пандемии все запланированные на весну заказы отменились— это 12 подтверждённых событий и 12 мероприятий, которые находились на финальной стадии согласования с клиентами. Большую часть пришлось перенести на неопределённый срок. «Часть была предоплачена, поэтому деньги есть. Но мы теряем летний сезон, так как раньше принимали заказы с конца апреля. Сейчас этого, естественно, не происходит», — рассказал Климанов. Агентство оценивает размер упущенной выгоды за весенне-летний сезон в 50 миллионов рублей.
В агентстве обратили внимание, что количество соответствующих запросов в «Яндексе» увеличилось более чем в два раза: в марте их было 189, сейчас — более 400. Чтобы компенсировать убытки, 26 марта компания запустила платформу для онлайн-тимбилдинга, через которую в том числе можно взаимодействовать с аватаром.
Идея возникла по мотивам авторской офлайн-программы агентства, в которой задействованы две группы участников. Первая группа проводит изучает помещение, а затем дистанционно координирует действия второй группы, члены которой попадают туда же, но лишены возможности видеть.
Интернет-площадку агентство разработало три года назад. Её использовали как дополнительный инструмент в офлайн-мероприятиях: например, команды получали задания через ресурс. В конце марта компания добавила на платформу инструменты для модерации и трансляций. Благодаря этому все действия, в том числе общение с ведущим, доступны игрокам на сайте.
Сейчас компания «Мы» предлагает десять сценариев игры с аватаром. Над одним онлайн-мероприятием работает команда из 35 человек. В неё входят ведущий, модераторы, автор сюжета, специалисты по технической поддержке и онлайн-трансляциям и другие. В игре на 100 человек участвуют десять игротехников (аватаров) и десять фасилитаторов, которые координируют членов команд. Менеджеры и техники состоят в штате агентства. Остальные специалисты работают на аутсорсе.
До 20 000 000 000 ₽
возможные потери ивент-рынка
30 %
доля годового оборота
Источник: Sostav
Одно мероприятие на сто человек обходится клиенту в 200–250 тысяч рублей — в зависимости от сценария. Минимальная стоимость — 100–110 тысяч рублей, если участвуют десять человек. Компания продвигает продукт через онлайн-конференции и социальные сети. С 26 марта Климанов выступил на десяти различных мероприятиях, где рассказывал о продукте. «Благодаря одной публикации на моей личной странице в Фейсбуке нас захлестнула волна запросов. Мы пока работаем с ней», — рассказал предприниматель. С конца марта агентство получило около 200 заявок, в основном из IT-компаний.
Пока оплатить участие в игре решили 5 % клиентов. По словам Климанова, во многих агентствах сомневаются в необходимости онлайн-тимбилдинга. Но сам предприниматель считает иначе. «Программы могут помочь компаниям организовать сотрудников на удалёнке и наладить взаимоотношения внутри коллектива. Игра — это более эффективный инструмент, чем регламенты и инструкции», — пояснил Климанов.
С ним соглашается управляющий директор Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ) Юлии Жоля. «По моим наблюдениям, растёт популярность всех HR-мероприятий, позволяющих работать с мотивацией сотрудников, в том числе командных игр, квестов. Офисы переведены на удалёнку. Но не все люди понимают, как работать дома и оставаться эффективными. Коллективы разобщены. К тому же из-за пандемии растут стресс, тревога, чувство неопределённости, и людям нужна разрядка», — отметила эксперт.
Вариант онлайн-тимбилдинга предлагает, например, компания Questoria, сотрудники которой организуют сюжетные детективные игры в 68 городах России, Украины, Беларуси, Эстонии, Израиле и других стран. Ежемесячно команда обрабатывает около 800 заказов на праздники для 10–15 человек или корпоративы на 50–200 сотрудников. Но в марте спрос на квесты упал в три раза, рассказал основатель Алексей Корсун. Тогда компания переориентировалась на диджитал. Ролевые игры теперь проводят на площадке Zoom.
Разработка заняла месяц и потребовала 380 тысяч рублей. Эта сумма покрыла расходы на зарплаты, а также тестовые прогоны. Для ведущего и специалиста поддержки компания также разработала инструкции по модерированию участников, проведению голосования среди игроков и др. «Мы адаптировали существующие сценарии: если обычно мы выдавали игроку костюм, то сейчас меняем его фон на изображение викторианского особняка, если играем в мистический детектив „Спиритический сеанс“, или картинку с космосом, если играем в „Неизвестную планету“. Тех, кто даже удалённо поддерживает атмосферу и „приходит“ в костюмах, мы награждаем», — добавил Корсун.
Интернет-адаптация
По прогнозам Жоля, офлайн-мероприятий не будет до сентября. «Это означает, что многие компании могут уйти с рынка. Мы пока не узнавали, кто планирует перепрофилировать компанию, поэтому прогнозы делать сложно», — отметила эксперт. Но, согласно её предположениям, если заказчики не будут готовы работать по предоплате, скорее всего, сменится до 70 % игроков рынка.
По подсчётам сотрудников ассоциации, убытки ивент-индустрии в B2B-секторе (без учёта конгрессно-выставочной отрасли) за полгода составят 40 миллиардов рублей. Как считает основатель ивент-агентства Departament Павел Недостоев, из-за трёх-пяти месяцев карантина рынок ивент-маркетинга потеряет около 30 % годового оборота — 15–20 миллиардов рублей. «Сюда входит и упущенная потенциальная прибыль в размере 20–30 % от оборота, и риски по уже понесённым расходам, которые в большинстве случаев заказчики не компенсируют», — уточнил предприниматель в интервью изданию Sostav.
В агентстве «Подъёжики» на весну планировали 24 мероприятия. Из них 13 были отменены, 11 пока отложены, в том числе одно могут перенести на следующий год. По словам генерального директора Сергея Горбачёва, всё будет зависеть от расписания спикеров. Закрытые мероприятия для крупных предприятий (конференции, запуск продукта и т. д.) составляют 99 % проектов компании «Подъёжики». Потенциальная прибыль варьируется от 2 до 20 миллионов рублей в зависимости от величины события.
По словам Горбачёва, некоторые крупные клиенты продолжают присылать тендеры на лето, так как им сложно остановить процедуры, запускаемые из года в год. «Но это абсурдно, так как понятно, что мероприятий не будет», — прокомментировал предприниматель. Команда также работает над тендерами, запланированными на второе полугодие: сотрудники надеются провести мероприятия зимой. Ежемесячно компания тратит по 12 миллионов рублей на команду, аренду офиса и налоги.
«Основная проблема не в отмене мероприятий, а в отсутствии будущих заказов. В агентствах всё планируют на месяцы вперёд. Мы можем работать с клиентом 10 лет, но каждый заказ получаем через тендер. Рынок остановился, а расходы остались»,
— добавил Горбачёв
Услуги в запасе
По оценкам Юлии Жоля из НАОМ, только у трети российских ивент-агентств есть дополнительные направления работы, которые могут приносить доход, — дизайн, организация трансляций. Остальным приходится перестраиваться. Например, сотрудники агентства «Подъёжики» помогают представителям малого и среднего бизнеса провести ребрендинг, проводят маркетинговые исследования, создают продающие презентации, монтируют видеоролики и т. д.
«Организация мероприятия — составная услуга. Она предполагает копирайтинг, креатив, дизайн, менеджмент, работу с брендом, администрирование. Мы сейчас предлагаем всё это как отдельные продукты», — рассказал Горбачёв. По его словам, в компании работают шесть клиентских групп, у каждой уже есть по три-пять запросов на новые продукты. Минимальная стоимость составляет 200 тысяч рублей.
Агентство также продюсирует онлайн-мероприятия. Стоимость заказа варьируется от 200 тысяч рублей до одного-трёх миллионов рублей в зависимости от числа спикеров, сложности визуального оформления и других факторов. По словам Горбачёва, в компании также пересмотрели подход к выбору заказов:
«Сейчас мы работаем по контракту на пять миллионов рублей. И это для нас уже здорово. До кризиса мы не брались за заказы стоимостью ниже четырёх-пяти миллионов рублей. Но опустили планку до сотен тысяч»
По словам Юлии Жоля, в большинстве ивент-агентств пробуют работать с онлайн-форматом, но для сотрудников таких компаний это, по сути, означает, что новую профессию им надо освоить за несколько недель. Работать со звуком, картинкой, техническими вопросами на этом рынке могут единицы, уверена эксперт.
Перенести в интернет можно практически любое мероприятие — от уроков до свадебных церемоний. Как считает соосновательница новосибирского ивент-агентства «Завод» Станислава Медведкова (вышла из бизнеса в декабре 2019 года, в марте агентство закрылось), легче всего трансформировать обучающие курсы, мастер-классы, а также деловые встречи, например конференции. Как рассказала директор по мероприятиям в Electronic Mushroom Алёна Манченко, подготовка таких мероприятий в среднем занимает от десяти дней до двух недель в зависимости от темы, количества спикеров и заказчика. Сотрудники компании организуют киберспортивные турниры, трансляции деловых событий, а в марте 2020-го запустили новое направление — организацию деловых мероприятий в онлайне. Начиная с конца месяца команда получила 20 запросов, в том числе на проведение деловых конференций и семинаров.
Самые востребованные онлайн-форматы:
По словам Манченко, большую часть подготовки занимает прорисовка графики, плашек, на которые выводятся имена участников, должности и другая информация, кроме того, много времени отнимает анимация визуальных элементов. Необходимо также составить программу, проработать контент и сценарий для онлайн-трансляции. Над онлайн-мероприятием в компании в среднем работают двенадцать человек. В их числе техники, сценарист, режиссёр, звукорежиссёр, модераторы и другие специалисты.
Наиболее сложными форматами для онлайна эксперты считают также BTL-проекты, с помощью которых компании пытаются напрямую воздействовать на целевую аудиторию. К таким мероприятиям относятся выставки, концерты, тест-драйвы, тематические дни. Технически их можно перенести в онлайн. Но, как считает Медведкова, впечатления от подобного события не сравнимы с эмоциями, которые человек испытывает на мероприятии с живым звуком.
Театральный тренинг
С невозможностью перенести свои проекты в онлайн столкнулся основатель продюсерского центра «Импресарио» Фёдор Елютин. Один из самых известных его проектов — Remote Moscow. Это спектакль-путешествие, в котором участвуют 50 человек. Они передвигаются по городу, следуя указаниям голоса из наушников. Действие начинается на Миусском кладбище, а заканчивается на крыше ЦУМа. Сейчас единственная открытая локация из всех задействованных — это метро. Поэтому, по словам Елютина, спектакль переносится на июль или в крайнем случае на сентябрь.
Компания также перенесла на неопределённый срок спектакль «Ложь. Шоу о деньгах», премьера которого была запланирована на 22 марта. Из 150 билетов зрители вернули 100. По словам предпринимателя, его центр смог избежать убытков, поскольку владельцы площадки пошли навстречу и не потребовали выплатить неустойку за отмену. «Для шоу нужна атмосфера подпольного казино, её невозможно воссоздать через интернет», — объяснил Фёдор. Затраты на постановку спектакля компания отбила с помощью корпоративных заказов. Они приносят «Импресарио» около 70 % выручки. Текущие расходы на офис и сотрудников Елютин покрывает из резервов.
Временно отказавшись от запланированных постановок, компания адаптирует израильское шоу-тренинг I Don’t Want To See It («Я не хочу это видеть»). Спектакль создан по мотивам обучающей презентации для модераторов контента в Фейсбуке. Её опубликовало британское издание The Guardian после утечки информации из компании в 2017 году. Во время шоу-тренинга зрители смогут попробовать себя в роли модераторов и узнают, с какими этическими дилеммами сталкиваются сотрудники соцсети.
> 820 000 ₽
затраты на Zoom-спектакль
8 000 000–12 000 000 ₽
затраты на офлайн-спектакль
Источник: «Импресарио»
Впервые о спектакле Фёдор услышал два-три месяца назад от Алексея Киселёва, соавтора его книги «Remote Moscow: Как зарабатывать на впечатлениях». «Он вернулся из Израиля, где увидел постановку. Всё это время мы ходили вокруг да около. А тут оказались дома, и я решил связаться с авторами», — рассказал Елютин. Премьера состоится в сервисе Zoom 24 апреля.
Производство спектакля заняло три недели. Стоимость подготовки предприниматель оценивает в 10 тысяч евро (больше 822 тысяч рублей). Эти деньги пошли на адаптацию сценария, перевод, гонорары артистам, зарплаты команде, техническое обеспечение. Затраты покрыли из оборотных средств «Импресарио». Расходы на интерактивные офлайн-проекты в среднем составляют 100–150 тысяч евро (8–12 миллионов рублей), а их постановка занимает около года.
Пока Елютин запланировал два показа для 300 зрителей, но может добавить дополнительные 100–200 мест. Компания уже продала 550 билетов и прогнозирует аншлаг. Один билет обойдётся в 500 рублей. Для сравнения: минимальная стоимость участия в Remote Moscow составляет 1,8 тысячи рублей.«Так дёшево я ещё никогда не продавал билеты. Затраты вряд ли отобьём. Но мы должны делать хоть что-то, давать команде работу. К тому же после карантина сможем отыграть спектакль в офлайне и придумать корпоративный формат», — поделился Елютин.