Что такое Контакты и Компании в Битрикс24.CRM?

Что такое Контакты и Компании в Битрикс24.CRM?

Официальный термин с сайта Битрикс24

Физические лица в Битрикс24 становятся Контактами, а юридические - Компаниями

Нам ближе такое определение

Контакт - это сведения о человеке: Ф.И.О, анкетные, контактные, паспортные и все коммуникации, которые записаны в личную карточку физического лица и сохраненные в базе данных Битрикс24 в сущности Контакт.

Компания - это сведения об орг. формы собственности: ИП, ООО… + реквизиты компании и реквизиты банка, сохраненные в базе данных Битрикс24 в сущности Компания.

Какие еще отличия есть между Контактом и Компанией?

• Данные контакта принадлежат только одному человеку.
• В одной компании может быть сколько угодно контактов.
  

Что общего между Контактами и Компаниями?

• Какое количество и объем данных о Контакте или Компании решает владелец портала.
• Информация о Контакте и Компании записывается в карточку.
• Вид, форму карточки, расположение полей информации выбирает пользователь по собственному желанию или настраивает администратор для всех.

Источники Контактов и Компаний?

• Любые внешние источники хранения информации.
• ЛИДы, которые зафиксировали любое обращение контактов и компаний с помощью любого доступного способа коммуникации.
• Личные контакты сотрудников.

Как добавлять Контакты и Компании?

• Автоматически путем конвертации ЛИДа.
• Вручную.
• С помощью роботов и бизнес-процессов.
• Импортом данных.
• Интеграцией с сайтами, обменом информации бухгалтерскими программами типа 1С и внешними приложениями.

Что можно делать с Контактами и Компаниями?

• Их можно создавать.
• Редактировать.
• Экспортировать.
• Импортировать.
• Удалять.
• Использовать в работе модуля CRM маркетинг.
• Сегментировать.
• Ограничивать к ним доступ согласно инструкциям и полномочиям сотрудников.

Какие обязательные условия для работы с Контактами и Компаниями?

Наличие описанных правил, регламентирующих перечень минимального набора обязательных полей и инструкций о внесении информации по единым правилам.

Правила нужны для организации правильного ведения единой клиентской базы.

Кто работает с Контактами и Компаниями?

• Сотрудники Колл-центра
• Менеджеры и сотрудники всех отделов компании любого уровня (если это предусмотрено регламентом компании)

В чем заключается главная цель менеджера при работе с Контактами и Компаниями?

• Каждый Контакт и Компания клиента или поставщиков, партнеров должны быть зарегистрированы и внесены в базу данных с указанием типа Компании и Контакта.
• Каждый ЛИД от нового клиента должен завершиться внесением этого клиента и/или Компании в базу данных CRM перед началом работы по сделке или заказу.
• Каждый контакт, партнер и другие обращения, которые не являются целевыми клиентами-покупателями и по которым не требуется хранить историю коммуникации должны быть занесены в список исключений.

Как отображаются Контакты и Компании?

В виде в форме списка (электронной таблицы).

Что такое карточка Контакта или Компании?

Это экранная форма с обязательными и дополнительными полями в которые заносится информация о Контакте или Компании.

Что такое обязательные поля?

• Ключевые поля — это такие поля, без заполнения которых, сохранение нового Контакта или Компании невозможно.
• В нашем примере для контактов это - Имя, фамилия и номер телефона, для Компании - Название и привязанный контакт.
• Список обязательных и дополнительных полей определяется внутренним регламентом компании в зависимости от особенностей конкретного бизнеса

Что такое дубликаты Контактов и Компаний?

• Это новая карточки, у которой информация в обязательных полях совпадает полностью или частично с уже созданными и находящимися в работе.
• Это карточки, которые были внесены базы данных импортом из внешних источников без проверки на совпадения содержимого полей, как вливаемой ее части, так и уже находящейся в базе данных.
• Это карточки, которые были внесены в базы данных вручную с использованием различных вариантов написания сведений о Контакте или Компании, с орфографическими и техническими ошибками.

Почему образуются дубликаты Контактов и Компаний?

• Штатное программное ПО Битрикс 24 поводит поиск дубликатов Контактов и Компаний только при условии их ручного ввода.
• В случае если при импорте были отключены настройки полей на совпадения и обновление данных.
• В случае если при обработке ЛИДов и последующей генерации не используется наше приложение по поиску и проверке дубликатов (Поиск дубликатов и связей лидов Lead.Fix4.org).

Как обрабатываются Контакты и Компании?

• За каждым Контактом и Компанией закрепляется ответственный.
• Все Контакты и Компании периодически проверяются на наличие дубликатов, дорабатываются и дополняются.
• Все Контакты и Компании при необходимости сегментируются для дальнейшей работы модуле CRM маркетинг.
• Роботы и Бизнес-процессы в фоновом режиме отслеживают, устанавливают и фиксируют в истории все связи между Контактами, Компаниями, Сделками, ЛИДами, Заказами, обращениями, переговорами, делами, задачами с сотрудниками компании в независимости от источника коммуникации или цели.

Какие обычные действия выполняет сотрудник компании в течение дня при работе с Контактами и Компаниями?

• Конвертирует новые ЛИДы в Контакты и Компании.
• При обращении с физическим или юридическим лицом открывает карточку и при любой возможности правит и дополняет информацию о клиенте.
• Оформляет счета, договора, пишет информационные сообщения и письма клиентам использую прямой доступ к предоставленным ему данным клиентов.

Какие трудности встречаются при работе с Контактами и Компаниями?

• В активной компании базы Контактов и Компаний представляют собой, большие объемы информации, чисто физически сложно отследить, обработать дубликаты, ошибки ввода данных, если не используя средства автоматизации и специальные приложения.
• Процедура поиска дубликатов, ошибок утомительна и занимает много времени.

Можно ли автоматизировать и систематизировать процедуры обработку, доработки, исправления и внесения данных в каталоги Контакты и Компании?

• Да, можно. Особенно существенную помощь оказывает приложение (Быстрое заполнение реквизитов компании и банка INN.Fix4.org) позволяющее не только вводит правильные данные о каталог Компании, но и вводить регистрационную информацию по единому утвержденному в России стандарту, править и исправлять данные опираясь на общедоступные официальные государственные реестры. Вся процедура поиска данных, проверки и введения в обязательные поля осуществляется практически мгновенно в несколько в кликов в зависимости от сложности поиска.
• Применение приложения исключает все известные ошибки ввода информации.
• В настоящее время данное приложение предоставляется всем желающим на бесплатной основе.
• Периодически использовать встроенный инструмент поиска дубликатов компаний и контактов с последующей обработкой.

Что может наше приложение?

• Приложение проводит анализ информации по каждой Компании.
• Сверяет информацию с официальными регистрационными данными.
• Демонстрирует информацию уже занесенную в каталог Битрикс24.
• Предоставляет выбор пользователю обновить или полностью заменить информации.
• Форматирует информацию по единообразному шаблону удобному для применения и подстановки в авто генерируемые бухгалтерские документы, счета, акты, договора, доверенности и в письма.
• Исправляет некоторые нерешенные проблемы штатного ПО Битрикс24.
• Не совершает человеческих ошибок при вводе информации.
• Превращает нудную процедуру введения большого количества много символьных полей в короткую процедура ввода пакетной информации в 1 клик.
• Существенно экономит время и нервы и работе

А как Вы используете контакты и компании в Вашей компании?