С необходимостью рассчитать и обосновать численность, периодически сталкиваются все руководители hr-службы, тем более сейчас, в кризис. Для понимания оптимального количества сотрудников HR-cлужбы можно использовать следующие методы расчета:
1. Метод бенчмаркинга
Для того чтобы рассчитать и обосновать численность своих сотрудников, необходимо сравнить свою компанию с другими и представить результаты руководству. При сравнении компаний необходимо учитывать ряд характеристик, которые должны совпадать:
Сфера бизнеса компании
Структура компании, наличие филиальной сети и т.п.
Штатная численность сотрудников
Территориальное расположение компании
Сложность законодательства (наличие экспатов, районных коэффициентов и пр.)
Обязанности hr
Проще говоря, нужно взять вашего конкурента и сравнить себя с ним. + метода: быстро, просто, понятно - метода: не у всех есть конкурент, который совпадает по всем характеристикам; не всегда удается получить информацию у конкурента; полученная информация может оказаться не в вашу пользу.
2. Экспертный метод
Силой статуса и собственным экспертным мнением убедить руководство в необходимости данного количества сотрудников. Можно сослаться на свой предыдущий опыт, опыт других компаний, сравнить численность своей службы с численностью, например, маркетологов. К стати, в открытых источниках можно найти следующую статистику:
1 менеджер по персоналу – на 100 человек (персонала компании)
1 работник ОК – на 300-400 человек (персонала компании)
1 рекрутер – 10-15 вакансий
+ метода: быстро, просто - метода: убедит не каждого руководителя; данные легко опровергнуть.
3. Количественный метод (по времени выполнения и объему работ). Самые распространенные инструменты: хронометраж рабочего дня и матрица распределение функций.
Данный метод трудозатратный, зато самый объективный и надежный. Если таким способом вы спланируете численность своих сотрудников, то поверьте, вопросов к Вам практически не будет.
Для этого рекомендуем внести данные в таблицу excel.
1 колонка: Перечислить все сферы деятельности сотрудников hr-службы.
2 колонка: Детализируйте их по видам работ.
3 колонка: Внести единицы измерения: человек, часов.
4 колонка: Заполните столбцы кол-во в месяц
5 колонка: Заполните время на каждую операцию.
5 колонка: Перемножьте 4 с 5 колонки, и вы получите количество часов на каждую функцию в месяц.
Сумма по 5 столбцу по каждой сфере деятельности = сумма часов в месяц на каждую функцию. Полученные данные разделите на норму часов в месяц и получите кол-во штатных единиц, необходимых для выполнения каждой функции.
Увидев результаты расчета, легко будет понять кто из сотрудников перегружен работой, а кто нуждается в нагрузке.
Безусловно, вам необходимо принять их во внимание: численность сотрудников, % текучести, количество собеседований, среднее количество больничных, рассчитать время выполнения на каждую функцию и т. п.