Многие люди с детских лет слышали, что нужно поступать правильно, но что это означает на практике хорошо знают специалисты обеспечения безопасности.
Существуют специальные последовательности действий, при которых невозможно возникновение некоторых распространённых ошибок. Например, во время моего обучения на юридическом факультете нас учили консультировать клиента, обязательно прочитав ему нормы закона, на которых основана консультация. Даже если этот закон хорошо знаком и его текст выучен почти наизусть, нужно озвучивать клиенту текст непосредственно с печатного или электронного источника (не по памяти). Зачем?
На практике этот навык оказался полезен, так как помогает концентрироваться на вопросе клиента, предотвращает ошибки человеческого фактора: усталости, ассоциативного мышления и другое.
Для подготовки пакета юридических документов разработаны особые порядки составления текста, его проверки и комплектации пакетов документов. Эти премудрости специфичны и могут оказаться скучны читателю этой статьи. Однако есть правило, которое полезно перенять всем, кто заполняет бланки документов, вписывает денежные суммы, даты и другие данные.
При указании номеров документов в приложениях, заявлениях, указании дат событий, фамилий и номеров идентификации сотрудников или заказов нужно всегда сверяться с письменным источником, в котором указаны изначально эти данные. Не нужно полагаться на память при заполнении/подготовке текста документов!
Чтобы не выполнять несколько раз одну и ту же работу нужно вписывать номера, даты и суммы договора в приложение держа непосредственно сам договор "перед глазами". Выработав такую привычку, можно быть более уверенным в отсутствии ошибок в документах.
Другая полезная привычка - это использовать папку с множеством прозрачных файлов для хранения каждого документа в отдельном файле, вместо общей папки, в которой все документы помещаются стопкой друг за другом.
Для представления пакета документов на проверку в организацию нужно подготовить заранее опись всех предоставляемых документов и принимать их обратно после проверки, отмечая по описи - тогда не забудешь случайно какой-нибудь "ценный листок", за которым придётся возвращаться.
В тесной очереди, работая с одной папкой для многих документов (что является неправильным, как указывалось выше) нужно использовать вторую папку для перекладывания неиспользуемых документов. Не нужно выкладывать все документы на стойку рядом с окном специалиста или раскладывать пасьянсы из документов на столе в помещении учреждения.
Правило такое: если неиспользуемый документ достают из одной паки, то он должен быть переложен в другую.
Скажете что, эти хитрости стары? Зато до сих пор эффективны не только при бумажном документообороте.
Некоторые из тех граждан, которые активно искали работу с помощью рассылки своего резюме по электронной почте, знают ситуацию с забыванием прикрепить файл с резюме. Выглядит эта ошибка так:
В первом письме сообщается: "Отправляю Вам в приложенном файле своё наикрутейшее резюме" (в котором указано, что отличительные особенности - это внимательность и собранность).
Во втором письме: "Забыл прикрепить файл с резюме... отправляю повторно" (так что там с внимательностью?).
Чтобы избежать подобных ситуаций нужно выработать правило: "Указывать в тексте письма файлы только после того, как они будут прикреплены к сообщению".
Сейчас в почтовых сервисах бывают интеллектуальные помощники, которые, проанализировав текст отправляемого письма, спрашивают: "Не должны ли быть прикреплены файлы к этому сообщению?".
Ситуация актуальна для тех, кто пользуется отправкой электронных обращений в разные организации. Ошибка может возникать из-за того, что написав в тексте "отправляю приложенные документы" автор обращения может запомнить ложное событие, будто файлы уже приложены, потому что он волнуется при составлении текста и снижает самоконтроль, а привычки действовать правильно не выработано.
Правило отправки обращений: Сначала нужно прикрепить к пустому сообщению все нужные файлы, а затем можно приступать к написанию сопроводительного текста. Если форма подачи обращения позволяет вставить текст из редактора (например, MS Word), то текст обращения рекомендуется написать заранее и проверить его на отсутствие смысловых ошибок, а затем можно вставить его в форму отправки.
В 90-е на юридическом факультете нас учили указывать данные только с первоисточника, ссылки на нормы непосредственно с текста закона, а текущую дату только с календаря собственных часов или карманного компьютера. Рекомендация по поводу даты остаётся актуальной и по сей день - перед подписанием документов нужно сверять число дня только со своего календаря (меньше вероятности ошибиться в написании чисел).
В 21-м веке новые технологии и новые рекомендации. Сегодня известны такие виды мошенничеств, как фишинг - получение данных пользователя с помощью поддельных сайтов.
Например, пользователю приходит СМС от банка или портала организации (интернет-магазина и др.) со ссылкой на какую-нибудь новую полезную функцию на сайте. Пользователь переходит по длинной сложночитаемой ссылке и видит знакомый сайт, на котором нужно ввести свой логин и пароль. Пользователь вводит данные и в случае использования мошеннического сайта предаёт свои данные лицам, которые знают как можно воспользоваться ими в преступных целях.
Существуют различные способы защиты, например, включение подтверждения входа в аккаунт с помощью кода, присылаемого в СМС или сканирование смартфоном проверочного QR-кода, но есть правило, которое полезно выполнять в любом случае.
Правило ввода имени и пароля пользователя: Перед заполнением любых форм для отправки данных нужно внимательно проверить по буквам адрес сайта. Не бегло, наподобие "вроде все нормально", а внимательно по буквам, потому что мошенники могут использовать похожие названия сайтов, составленные так, что при прочтении вызывают фонетическое и графическое сходство с настоящим.
Современное правило безопасности рекомендует не нажимать на ссылки, присланные с целью рекламы или безопасности, без проверки достоверности адреса сайта.
Также рекомендуется не сообщать идентификационные данные позвонившим лицам, даже если они представляются сотрудниками безопасности знакомого вам сервиса, банка, оператора связи.
Прочитайте дополнительную статью по этой теме:
- Навыки и привычки, уберегающие от мошеннических действий - в статье указаны приёмы сохранения психологического равновесия в различных ситуациях.
27 апреля 2020 года.
Автор: юрист Демешин Сергей Владимирович.
Сохраните адрес этой статьи в своих закладках браузера, как полезную информацию.
Участвуйте в обсуждении, пройдите опрос об интересных темах будущих публикаций (ссылка опроса в описании канала, также в описании указаны правила комментирования публикаций).