Как быть, если во время камеральной проверки из-за большого количества запрашиваемых документов организация не успевает представить их в срок? В таком случае обратитесь в инспекцию с просьбой о его продлении.
Как продлить сроки по документам
Что указать в ходатайстве, чтобы инспекторы точно продлили сроки по документам?
При налоговой проверке инспекторы вправе запросить документы у компании и ее контрагентов. Но часто перечень запрашиваемых документов настолько большой, что 10-дневного срока недостаточно для подготовки ответа на требование. Для того чтобы продлить срок требования, на следующий день после его получения, направьте в инспекцию письменное уведомление (приказ ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204). Посмотрите образец ниже, чтобы подготовить уведомление.
В ходатайстве укажите реальные причины, по которым не успеваете представить в срок документы. Ознакомьтесь с некоторыми из них.
Главный бухгалтер в отпуске или на больничном. Если в уведомлении вы ссылаетесь именно на эту причину, в качестве подтверждения приложите копии документов, например приказ об отпуске или больничный.
Документы находятся у юристов или аудиторской компании. Вы можете сослаться на эту причину, но в таком случае приложите к уведомлению договор на оказание юридических или аудиторских услуг и акт приема-передачи документов.
Вы просите увеличить срок представления документов. Чтобы повысить шансы на положительное решение, обоснуйте, почему вы просите продлить срок на 5, 10 дней или 1 месяц. Сделайте расчеты, которые убедят налоговиков. Например, вам необходимо сделать 1500 копий документов. Посчитайте, сколько копий вы можете сделать за один день – 100 копий. Вычислите необходимое количество дней по формуле «Общее количество запрашиваемых документов разделить на количество копий за один день». 1 500 / 100 = 15 дней.
В большинстве случаев налоговики идут на встречу и продлевают сроки по ходатайству, если указанные в нем причины, подкреплены документальными доказательствами.
Как снизить штраф, если не представили вовремя документы
В течение двух рабочих дней со дня получения уведомления от компании инспекция вынесет отдельное решение (абз. 3 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК).
Инспекция может ответить отказом или проигнорировать просьбу организации о продлении срока. Если впоследствии инспекция оштрафует компанию за несвоевременное представление документов, то сумму штрафа (ст. 126 НК) можно снизить не менее чем в два раза, если у компании было хотя бы одно смягчающее обстоятельство (п. 3 ст. 114 НК):
- инспекция запросила у компании большой объем документов;
- компания представила документы с небольшим опозданием;
- инспекция отказала в продлении срока представления документов или проигнорировала уведомление компании;
- инспекция не удовлетворила просьбу компании о продлении срока представления документов;
- в компании нет бухгалтера, например требование о представлении документов поступило, когда прежний бухгалтер уволился, а нового еще не приняли на работу.
Решение о продлении срока представления документов или отказе в продлении могут передать в компанию по телекоммуникационным каналам связи.
Если нет документов, которые запрашивают инспекторы
Что делать, если не можете найти документы, которые запросили инспекторы?
Если у компании нет истребованных документов или бумаги запрашивают повторно, отправьте инспекторам уведомление на типовом бланке (приказ ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204). Форма действует с 9 июня 2019 года. Ознакомьтесь с ней.
Теперь вы знаете, как составить уведомление о продлении сроков проверки так, чтобы налоговики не отказали в нем.