Опечатки и ошибки делают письмо небрежным. Видно, что сообщение написано на скорую руку − от этого появляется чувство неуважения. И это действительно непростительно в деловой переписке с коллегами, начальником или будущим работодателем.
Настроить против себя с первых строк
Есть фразы, которые одним кажутся остроумными, а других раздражают. Например, выражение «доброго времени суток» превратилось в штамп и уже мало кому кажется оригинальным.
«Доброй ночи!» в качестве приветствия тоже лучше не писать: в других языках эта фраза используется только как прощание. По речевому этикету лучше писать «по старинке»: «До свидания!», «Пока!».
Подчеркну: мы не говорим о непринужденной дружеской переписке − уж там можно писать как угодно.
❌ Доброго времени суток // Доброй ночи // Приветики
✅ Доброе утро/день/вечер // Здравствуйте
Основной принцип общения с незнакомым или просто неблизким человеком − стараться сохранять нейтральный тон
❌ Спасибки // Благодарствую // Нижайше прошу прощения // Многоуважаемый Виталий!
✅ Спасибо // Благодарю // Простите меня // Виталий!
Писать просто «Привет!»
Здороваться нужно, но если пишете по деловому вопросу − лучше сразу переходить к сути.
В рабочем электронном письме лучше всегда указывать тему. Так адресат сразу может понять, что его ждет в сообщении.
«СРОЧНО!!!!1»
В интернете ПРОПИСНЫЕ буквы − это крик. Если вы не кричите, то и писать капсом ни к чему.
Если задача срочная или большая, лучше прямо об этом сообщить. Можно прямо в теме письма: «Прислать отчет сегодня до 15.00». Отметки вроде «Горит!» стоит приберечь для экстренных случаев. Или позвонить человеку, а не бомбить его сообщениями.
Поток мыслей
Неудобно читать сплошной текст без абзацев. Непонятно, где вступление и заключение, трудно найти важную информацию. Приходится буквально расшифровывать письмо.
Один абзац должен раскрывать одну тему. Вопросы лучше выносить отдельным абзацем. Главное, чтобы адресат мог быстро прочитать письмо по диагонали и понять, что у нас где.
Не нужно впадать в другую крайность и ставить каждую мысль в отдельный абзац. Или, упаси бог, в отдельное сообщение. Текст нужно разделять так, чтобы читатель мог понять главное по первым строкам каждого абзаца.
Важны не слова, а намерение. Если письмо «заботливое», человечное, то оно не будет раздражать. Но если сообщение перечитать и немного подправить, то оно только выиграет. Непростительные ошибки в переписке, которые всех бесят