В связи с переходом на удаленную работу многие из вас уже столкнулись с тем, что количество совещаний резко увеличилось. Времени на работу не остается совсем, только и успеваешь переключаться с одной встречи на другую.
Что поможет снизить количество и длительность виртуальных совещаний, расскажу в этой статье.
В первую очередь, дорогой читатель, хочу сказать, что онлайн встречи занимают на 30% времени больше, чем оффлайн встречи по тому же самому вопросу. К тому же участники быстрее устают при удаленном формате общения. Эти факторы можно оптимизировать и сделать совещания более короткими и эффективными:
Шаг 1
Тщательно подготовьтесь к совещанию. Как это сделать многие из вас уже знают. Если будет необходимость, обязательно посвящу этому одну из следующих статей.
Для виртуальных совещаний необходимо сделать немного больше:
- заранее (15-20 мин) подготовьте виртуальную комнату
- проверьте свое оборудование
- протестируйте, что участники могут зайти в виртуальную комнату
Шаг 2
Обеспечьте себя запасными средствами связи.
Наверняка, многие из вас заметили, что в последнее время техника начала себя вести непредсказуемо – то ноутбук сдохнет, то телефон уйдет в глухую перезагрузку. Про наушники и микрофоны лучше не вспоминать – некоторым приходится их менять каждую неделю.
Для того, чтобы не исчезнуть «как всегда, на самом интересном месте», убедитесь, что есть запасной компьютер/ноутбук, телефон – чем больше дополнительных девайсов, тем лучше – с которого вы можете выйти в эфир в случае поломки основного устройства.
Шаг 3
Во время встречи пользуйтесь следующими подсказками:
- чтобы не перебивать друг друга, нарисуйте подкову и в начале встречи определитесь, кто где сидит. Таким образом у всех будет план рассадки и сможете передавать слово по очереди (по часовой стрелке или против)
- выключите микрофон, пока слушаете
- если позволяет качество связи, включите камеру, чтобы ваши коллеги лучше вас понимали. Невербальный канал коммуникаций – это наше все. Помогите своим собеседникам пережить этот непростой этап изоляции
- заранее оговорите перерывы, чтобы никто не бегал за чаем, пропуская важную информацию и, тем самым, затягивая встречи
- если кто-то из участников хочет высказаться, пусть поднимет руку или поставит в чатике знак вопроса. Таким образом никто не будет перебивать или прерывать разговор
Шаг 4
Разморозка в начале встречи
Чтобы участники максимально быстро погрузились в вашу задачу и настроились на вашу встречу, задайте им вступительные вопросы типа «слышно ли/видно ли», «как себя чувствуете?», «как удалось настроить рабочее пространство?» и т.д.
Это займет буквально 3-5 минут, дав выигрыш в 10-15 минут, которые обычно теряются на любых совещаниях без разморозки. Поверьте, каждому из нас необходимо хотя бы пара минут на переключения с одной задачи на другую.
Шаг 5
Всегда выступайте с подготовленная презентацией.
В условиях распределенной работы людям необходимо больше визуальной информации, чтобы усвоить контекст. ЗА последние 10-20 лет, благодаря компьютерам, планшетам и смартфонам вы все больше становимся визуалами и нам все сложнее воспринимать информацию на слух.
Показывайте презентацию с текстом, картинками и графиками.
Включайте электронную доску и рисуйте на ней.
Вообще, даже в прошлые времена, когда мы могли общаться очно, видя друг друга рядом, для правильного усвоения информации требовалось минимум шесть видов контента. Сейчас задача усложнилась. Какой вид контента на что влияет расскажу в отдельной статье. А пока просто попробуйте делать презентации к своим выступлениям и наблюдайте, как вашим собеседникам становится проще вас понимать.
Шаг 6
Избегайте пустоты.
Если участники думают над вопросом, который вы задали – это тишина, она нормальна. Пустота же появляется, если никто не понимает, что от него хотят. Если подобные пустоты появляются на ваших совещаниях, вернитесь на Шаг 1 и посмотрите, что можете улучшить в подготовке встреч.
Эти простые шесть шагов позволят вам сделать виртуальные встречи более короткими, структурированными и эффективными. Очень скоро вы заметите, что у вас остается гораздо больше времени на работу и отдых, а коллеги с удовольствием будут принимать активное участие в обсуждении ваших запросов.
В следующих выпусках, как и обещала, расскажу про правила проведения эффективных совещаний, независимо от того, оффлайн или онлайн, и про виды контента, помогающие вас лучше понять.